採用証明書の書き方ガイド!ハローワークに提出するときの注意点は?

再就職先が決まり、失業状態から脱出できればうれしいものですが、喜んでいるだけではいけません。様々な手続きが必要で、そのうちの一つに採用証明書のハローワークへの提出があります。採用証明書は失業保険の給付を止めるのに必要な書類ですが、書き方のポイントがあります。

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目次

  1. 採用証明書の書き方について解説!
  2. 採用証明書とは何か?
  3. 採用証明書の手続きや書き方について紹介!
  4. 採用証明書をハローワークに提出する際の注意点とは?
  5. 採用証明書の書き方についてのまとめ

採用証明書の書き方について解説!

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採用証明書と聞いても、それが何を意味するのかご存知ない人もいます。特に失業保険を受給したことがない人や初めて受給する人は、どんな書類でどのような書き方をしてどのように提出すればいいのか全く知らないということもあるでしょう。そこで、今回は、採用証明書の意味、書き方、提出方法などについてわかりやすく解説します。失業保険を受け取っている人はぜひ参考にしてください。

採用証明書とは何か?

再就職先に内定が決まった際にハローワークへ提出する書類である

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失業状態にあったのちに再就職先への内定が決まれば、新たな職場でがんばろうと気分も高まっているでしょうが、再就職先が決まった場合は、ハローワークに採用証明書という書類を提出しなければいけません。これは、再就職先への内定が出た、つまり再就職が決まったことを証明する書類で、これをもとにハローワークでは今後の方針を確定します。

失業保険の停止手続きに必要となる

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採用証明書をどうしてハローワークに提出するのかというと、まず失業保険の停止手続きに必要な書類だからです。再就職先の内定をもらえれば、給料が支払われるようになりますが、そうなれば失業保険はもうもらえなくなります。もし再就職先が決まり、給料が支払われることになっても失業保険の受給を続ければルール違反となるので、採用証明書の提出で失業保険をストップさせるのです。

再就職手当ての支給申請の際に必要となる

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再就職先の内定が出て1年以上雇用の見込みがある場合は、再就職手当てが支給されることがありますが、この支給申請時にも採用証明書が必要です。再就職手当ては、失業保険の給付日数が残り3分の1以上あり、離職した職場への再就職でないなどの条件(他にも条件がいくつもある)を満たせば支給されますが、採用証明書のハローワークへの提出も必須です。

再就職手当てはハローワークを介さなくてももらえる?

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再就職手当てが支給されるのは、ハローワークを通じて再就職した場合に限られると思っている人がいますが、そんなことはありません。求人サイトや人材紹介会社を介した就職でも再就職手当は支給されます。また、派遣社員として再就職した人にも受給資格はあります。したがって、採用証明書の提出をしておくことです。

採用証明書を提出しなくていい場合

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採用証明書は再就職先の内定が出た人や再就職が完全に決まった人すべてがハローワークに提出しなければいけないというわけではありません。そもそも雇用保険(失業保険)の加入条件を満たさずに加入していない人には関係がない書類だし、失業保険に加入していても離職後すぐに再就職が内定し、失業保険の給付を受けていない人はハローワークに提出する義務はありません。

採用証明書の手続きや書き方について紹介!

採用証明書の手続きの流れとは?

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再就職の内定が出たのちにほぼそれが決定したのなら、ハローワークにひとまず報告に行きましょう。お世話になったのだから当然と言えば当然ですが、それだけでなくハローワークのほうでも今後の方針を立てる必要があるからです。その後、再就職先に採用証明書の記入をしてもらいます。そして、再就職日の前の日にハローワークで最終的な失業認定を受け、失業保険の給付が止まり、再就職(入社)へと進みます。

最後の失業認定に必要なもの

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再就職が決まった場合は、就職の前の日までにハローワークに行って、失業認定を受ける必要がありますが、その際に必要なものがあります。採用証明書、失業認定申告書、受給資格者証などの書類と印鑑です。印鑑は本人確認のために押すというよりも、訂正用として使うことになりますが、必要ない場合もあります。

採用証明書の書き方・記載項目とは?

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この記事は、「採用証明書の書き方ガイド」というテーマで解説をしていますが、採用証明書の大部分は就職先の会社に書いてもらいます。失業保険受給者が書く欄は一つだけです。どこかというと、支給番号の欄で、これは雇用保険受給資格者証の左上に載っています。これだけで後は会社に任せるだけですから、本人にとっては書き方が難しいということはありません。

企業担当者にとっての書き方①受給資格者情報

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企業側にとっての採用証明書の書き方を解説しましょう。まず失業保険受給者の個人情報を記入します。名前、生年月日、住所、電話番号などですが、これらの情報は履歴書で入手しているはずなので特に難しくはありません。また、雇入れ年月日を記入する欄がありますが、ここには企業側と再就職者の間で交わした契約に基づき、在籍初日を記入します。

企業担当者にとっての書き方②採用状況

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次に、従業員数や業種を記入した後に雇用状況を書き入れます。これまでに貴社で雇ったことがあるか、あればその期間、採用経路、雇用形態、雇用期間を定めているかなどです。これも特に入手が難しい情報ではないので、スムーズに書き込めるでしょう。

企業担当者にとっての書き方③会社情報

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最後に記入する項目は会社情報ですが、これは下の方に書き込みます。書き込む内容は、事業所所在地、事業所の名称、代表者の氏名、電話番号、雇用保険適用事業所番号などです。これも問題なく記入できるでしょうが、最後に印鑑を押して完了です。後の欄はハローワーク側で記入するので、気にする必要はありません。

会社の印鑑について

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採用証明書に押印する会社の印鑑については、どのようなものにすべきかハローワークでは公表していません。したがって、どんな種類の印鑑を使うべきか迷うこともあるでしょうが、基本的には社判や事業主印などの印鑑を押印すればOKです。事業主印とはあまり聞きなれない印鑑の名称かもしれませんが、もし支店で採用した場合は準備ができなこともあるので、その場合は各部の部長印などでも構わないようです。

採用証明書をハローワークに提出する際の注意点とは?

採用証明書の提出期限とは?

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採用証明書をいつまでにハローワークに提出すべきなのか気になるところですが、提出期限は決まっています。再就職後1か月以内で、この期限を守らないと、再就職手当ての受給に支障が生じ、受給できなくなることがあります。再就職時は何かと忙しく、あわただしいものですが、採用証明書の提出を忘れないようしないと自分が損をすることになります。

提出期限を過ぎてしまった場合

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採用証明書の提出期限を過ぎたら再就職手当ての受給ができなくなくなることがあると書きましたが、救済案も用意されています。それは提出期限の時効で、2年間までの遅れならハローワークでも大目に見てくれます。ただし、提出期限を過ぎた場合のペナルティなのか、再就職手当の支給が本来よりも後になる場合があります。したがって、時効があると言っても、想定通りに再就職手当てを受け取りたいのならば、提出期限を守ったほうがお得です。

勤務開始後に採用証明書の記入をしてくれる企業も多い

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再就職が決まった段階で会社に採用証明書を記入してもらうのがベストですが、再就職決定後実際に勤務をしてから記入するという企業も少なくありません。その場合、1か月の提出期限内にもらえればいいのですが、過ぎてしまう場合もあります。しかし、すでに説明したように時効があるので、ほかの書類を先に提出し、採用証明書を後から持っていけば大丈夫です。

採用証明書の提出方法

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採用証明書は直接ハローワークに持参すればいいのですが、ハローワークが営業している平日では忙しくて時間が取れないという人も多いでしょう。そのような人には、郵送での採用証明書の提出も認められています。どちらの方法でも構わないのですが、大事なの期限内に提出することです。

採用証明書を紛失した場合

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採用証明書は、「受給者のしおり」にとともに渡されますが、運悪くなくしてしまう人もいます。しかし、慌てる必要はなく、ハローワークに取りに行くかPDF版をダウンロードできます。もちろん、最初にもらった採用証明書を大事に保管しておくべきですが、なくしたとしても心配はありません。

採用証明書の書き方についてのまとめ

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ここまで、採用証明書とはどんな書類なのか、採用証明書の書き方、手続き方法、提出する際の注意点などについてまとめてみました。失業保険を受給していた人が再就職した場合にハローワークに提出する書類が採用証明書ですが、この書類がないといつまでも失業保険の支給が続き、ルール違反となるし、再就職手当の受給資格も失います。したがって、できるだけ早く提出するようにしましょう。

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