レターパックのビジネス向けの書き方を解説!宛名や品目・書類の入れ方まで!

書類などを郵便局指定封筒で送るレターバック。ビジネスシーンで特によく使われます。宛名や品目の書き方はご存知でしょうか?今回はレターパックライトやレターパックプラスの書き方や発送方法の他、郵便局留めにする方法についても詳しく解説します。

レターパックのビジネス向けの書き方を解説!宛名や品目・書類の入れ方まで!のイメージ

目次

  1. レターパックの書き方マナーを知っておこう
  2. レターパックライトとプラスで書き方に違いは?
  3. レターパックのビジネスの書き方・宛名や品目のマナー
  4. レターパックのビジネスでの書類の入れ方
  5. レターパックの書き方と発送方法
  6. レターパックの局留めの書き方
  7. レターパックのビジネスの書き方まとめ

レターパックの書き方マナーを知っておこう

レターパックを使ったことはあるでしょうか。レターパックとは日本郵便のサービスで、A4サイズ、4kgまでのものを指定の封筒にて全国一律料金で発送することができるものです。信書も送ることができるので、ビジネスシーンで書類を送る際にもよく使われます。ビジネスで使用するとなると、マナーにも特に注意したいところです。ここではレターパックの書き方や発送方法について詳しくご説明しますので、是非参考になさってください。

Thumbレターパックライトは一律360円!お届け日数からサイズまで解説!

レターパックライトとプラスで書き方に違いは?

実はレターパックには「レターパックライト」と「レターパックプラス」の2種類があります。その違いをご存知でしょうか。また、それぞれの書き方や発送方法には違いがあるのでしょうか。それぞれの特徴をご紹介しますので、理解し、どちらを使用するべきなのか正しく選択できるようになってください。

レターパックライトの特徴

出典: https://www.post.japanpost.jp

レターパックライトは水色の専用封筒です。封筒の大きさはA4ファイルが入るサイズで、梱包後の荷物の厚みが3cm以内と決まっています。重量は4kg以内です。配送料金は全国一律360円で、配達方法は宛先のポストへの届けとなります。また、発送方法は郵便窓口以外にポストへ投函することもでき、追跡番号から配達状況の確認も可能です。

別紙で送り状などがあるわけではなく、専用封筒に直接住所などの情報を書き込むことができるのも、レターパックの大きな特徴です。専用封筒の書き方は、「郵便番号」欄と「お届け先(To)」欄に送り先の住所、宛名、電話番号を記入し、「ご依頼主(From)」欄にこちらの住所、名前、電話番号を記入します。そして最後に品目を記載します。

レターパックプラスの特徴

出典: https://www.post.japanpost.jp

レターパックプラスは赤色の専用封筒で、封筒の大きさはA4ファイルが入るサイズです。重量は4kg以内と規定がありますが、厚みに関しては指定がありません。配送料金は全国一律510円です。配送方法は宛先の宛名へ対面での手渡しとなり、受領印もしくは署名を受けるようになります。その為、重要な書類などを送る場合によく利用されます。また、発送方法は郵便窓口の他、ポストへの投函も可能で、追跡番号から配達状況の確認も可能です。

レターパックプラスの場合も、専用封筒に直接住所などを書き込む欄があります。「郵便番号」欄と「お届け先(To)」欄に相手先の情報を記入し、「ご依頼主(From)」欄にこちら側の情報を記入します。最後には「品目」の記入も忘れないように注意しましょう。

ライトとプラスの違い

レターパックライトとレターパックプラスそれぞれの特徴をご紹介しました。この二つの違いは、梱包後の厚みの規定の有無と、配達方法の違いです。レターパックライトは「厚さ3cm」まで、「ポストへ投函」なのに対し、レターパックプラスは「厚さ規定無し」、「ポストへ投函ではなく対面手渡し」となっています。ビジネスで使用する場合、最も重要な違いは配達方法の違いでしょう。

一方、専用封筒の書き方には違いはありません。どちらも「相手先の住所、宛名、電話番号」と、「こちら側の住所、名前、電話番号」、そして最後に「品目」を記入します。ビジネスシーンでは「宛名」が会社名や部署名となる場合も多く、その際には注意するべきマナーがあります。それについては後ほど詳しくご説明します。

対面手渡しの方がより確実?

ライトのポストへの投函でも、プラスの対面手渡しでも、どちらも宛名には届けられるわけですが、例えば個人情報などの重要な情報が記載された書類が含まれている場合は、手渡しで配達されるレターパックプラスの方がより安心と言えるでしょう。また、ポストへの投函の場合、配達が完了してからポストを確認するまでにタイムラグがでる可能性もあり、急いでいる書類などの場合にもレターパックプラスが安心と考えられます。

Thumbレターパックが購入・発送できるコンビニ一覧!お得に買う方法も!

レターパックのビジネスの書き方・宛名や品目のマナー

レターパックライトとレターパックプラスの基本の書き方やそれぞれの特徴についてはお分かりいただけたでしょうか。続いては、ビジネスシーンで特に注意しなければならないことやマナーについてご説明します。記入項目ごとにご説明しますので、よくお読みいただき、確実にお相手に届くように参考になさってください。

送り先の住所

出典: https://torisedo.com

まず、「お届け先(To)」欄の「おところ(Adress)」欄に送り先の住所を記入します。この時、封筒右上の「郵便番号」欄に郵便番号の記入を忘れないようにしてください。最近では郵便番号さえ記載されていれば、市町村などからの記載でも十分に宛先に届くようになっていますが、レターパックに限らず、ビジネスシーンの場合、きちんと都道府県名から記入するのがマナーです。省略せずに記入しましょう。

送り先の名前

次に「お届け先(To)」欄の「おなまえ(Name)」欄に宛名を記入します。プライベートの場合や個人宛の場合は相手の名前を記入すれば良いわけですが、ビジネスの場合にはこの欄の書き方に注意が必要です。まず、会社名や部署名を記入し、その後に個人名を記入します。レターパックの専用封筒には、あらかじめ「様」が印刷されていますので、「様」は記入する必要はありません。

しかし、ビジネスシーンでは個人宛ではなく、会社宛てや部署宛てに発送する場合もあります。そのような宛名の場合、印刷されている「様」を二重線で消し、「御中」と記入します。また、レターパックプラスの配達方法は対面手渡しで、手渡しの際には名前を読み上げるようになりますので、名前にふりがなも振っておくと、お相手にも郵便局員の方にとってもスムーズとなります。読みづらい漢字などの場合には気を付けると良いでしょう。

送り先の電話番号

「お届け先(To)」欄の「電話番号(Telephone Number)」欄に、相手の電話番号を記入します。大きな会社になると、内線番号が無ければ電話そのものが繋がらない場合があります。そのような会社の方宛てに発送する場合は、内線番号まで記載すると良いでしょう。レターパックが必ず宛先にたどり着くように、と考えて記入してください。

発送人の住所

出典: https://oto8.jp

お相手の宛名や住所、電話番号を記入出来たら、次は自分の情報を記入します。まずは「ご依頼主(From)」欄の「おところ(Adress)」欄にご自身の住所を記入します。こちらには「郵便番号」欄もこの枠内にあります。ビジネスで使用する場合には、会社の住所を記入し、「ご依頼主」の「ご」と、「おところ」の「お」を二重線で消し、都道府県から記入します。このような書き方はレターパック以外でも使えますので覚えておきましょう。

発送人の名前

次に「ご依頼主(From)」欄の「おなまえ(Name)」欄に、ご自身の名前を記入します。ビジネスの場合は、「おなまえ」の「お」を二重線で消しましょう。また、宛名の際と同様に、自分の名前にもふりがなを振っておくとより丁寧と言えるでしょう。

発送人の電話番号

「ご依頼主(From)」欄の「電話番号(Telephone Number)」欄には自分の電話番号を記入します。この時も宛先の電話番号を記入した際と同様に、内線番号なども記入しておくと良いでしょう。万が一レターパックの配達中に確認事項が生じた際にもすぐに自分に連絡が来るのが望ましいですし、受け取った相手の方が連絡をくださる場合にも、その方がスムーズで親切です。

品目

「お届け先(To)」欄、「ご依頼主(From)」欄の下に、「品名(Contents Description)」欄があります。こちらに忘れず品目を記入してください。この場合の品目は、レターパックを配達してくださる郵便局員の方に、配達の際に特別の注意が必要な物かどうかを知らせるものですので、ビジネスで書類を送る場合には「報告書」や「履歴書」などの具体名ではなく、「書類」で構いません。

出典: https://deco-jp.com

ただし、「日用品」や「雑貨」などの品目の書き方はよくありません。「タオル」や「ハンカチ」、「手帳」のように、具体的に記入する必要があります。ビジネスシーンでも、レターパックで粗品などをお送りするような場合があれば、品目の書き方にも注意してください。

Thumbレターパックは時間指定や日付指定ができない?代替サービスも!

レターパックのビジネスでの書類の入れ方

レターパックの封筒が用意出来たら中身を入れて発送することとなります。ビジネスでレターパックを使用して送ることが多いのは何と言っても書類です。レターパックで書類を送る場合に気を付けなければならないことはあるのでしょうか。次は、レターパックで書類を送る際の書類の入れ方の注意点についてご説明します。

書類の入れ方

レターパックに書類を入れる場合、まずは向きに注意が必要です。レターパックに限らずビジネスマナーとして、封筒を開けて書類を取り出した時にすぐに表側が見える向きにします。相手にとって見やすいことを考えてください。

また、レターパックの封筒は厚紙でできており、茶封筒などと比較すると非常に丈夫です。しかし、折れ曲がることや雨に濡れることが無いとは限りません。書類を入れる際は、クリアファイルなどに挟んでから入れる方が良いでしょう。

返信用封筒の入れ方

出典: https://www.haguruma.co.jp

ビジネスシーンでは、お送りした書類に記入して送り返していただくような場面が良くあります。その場合、お相手の手間や負担を軽減するために、宛名をあらかじめ記入し、切手を貼るなどした返信用封筒を同封することがあります。レターパックは料金前払いの封筒なので、このような使い方も可能です。レターパックを返信用封筒として入れる場合の注意点をご紹介します。

出典: https://torisedo.com

レターパックに限らず返信用封筒を入れる場合には、「お届け先」をあらかじめ記入します。宛名に自分の名前や住所を記載するのです。この時、自分の名前の後には「様」ではなく「行」と書いてください。レターパックの場合はすでに「様」が印刷されていますので、二重線で消し「様」を書き加えます。「ご依頼主」欄は空欄にします。記入後の封筒は縦半分に折り、同封してください。

Thumbレターパックをポストに投函して送る方法は?入らない時の対処法も!

レターパックの書き方と発送方法

レターパックのビジネスでの書き方の注意点などをご紹介しました。続いてはレターパックを書いてから送るまでの一連の流れについてご紹介します。通常の封書とは異なる、レターパック特有の注意点がありますので、よくお読みいただき覚えてください。

送り先と発送人を書く

まず「お届け先」と「ご依頼主」及び「品名」を記入します。これはビジネスでもプライベートでも基本の書き方は変わりません。ビジネスの場合には失礼が無いように特に注意が必要ですので誤字脱字などにも気を付けましょう。また、書き忘れが多いのはレターパック特有の項目である品目です。こちらも忘れずに記入してください。「書類」は「書類」で構いませんが、物を送るときなどは、詳細な品目を書くことを忘れないようにしましょう。

商品を梱包する

宛名等を書き終われば、商品を梱包します。レターパックライトなら「厚さ3cm以下」になるように注意が必要です。レターパックプラスの場合は厚さの制限はありませんが、あまりに分厚いものは封筒の破損にもつながりますので注意しましょう。角のとがった冊子などは、エアークッションのような緩衝材で包むとより良いでしょう。

出典: http://www.enndalbuy.com

商品を封筒の中に入れたら、封の部分に貼られている両面テープで封を閉じます。これで梱包は完了です。レターパックは糊やセロハンテープは必要ありません。中に入れる商品によっては緩衝材も必要ありませんので、梱包が非常に簡単です。もちろん、梱包に厚みが出る場合などにはガムテープなどで補強することに問題はありません。

問い合わせ番号のシールをはがす

出典: https://trackings.post.japanpost.jp

梱包ができれば発送となりますが、その前に一つ、レターパック特有の注意点があります。問い合わせ番号が記載されたシールをはがして保管しておくことです。このシールを貼ったままにしたからと言って、レターパックの配達には支障はありませんが、配達状況の追跡をすることができなくなります。追跡ができることがレターパックの大きな利点でもありますので、忘れずにはがして保管しておきましょう。

レターパックの発送方法

レターパックの梱包まで完了すると、後は発送するのみです。発送方法は三つあり、まず一つ目はポストに投函する方法です。この方法がもっとも簡単な発送方法ではないでしょうか。ただし、ポストの口の大きさによっては入らない場合もありますので、この点には注意が必要です。入るのであれば、ポストはどのポストでも構いません。コンビニに設置されているポストも可能ですので、近くのコンビニにポストがあれば利用できます。

二つ目の発送方法は、集荷を依頼する方法です。集荷依頼が可能なのはレターパックプラスのみで、残念ながらレターパックライトは集荷してもらえません。また、レターパックプラスの集荷を依頼する場合も、インターネット受付は行っていませんので、電話にて依頼する必要があります。

発送方法の三つめは、郵便局窓口に持参する方法です。手間がかかりますが、安心感は得られるでしょう。三つの発送方法のうち、どの発送方法を選んでも料金に差はありません。ご自身が一番利用しやすい方法でレターパックを送ってください。

Thumbレターパックプラスの厚さを変える方法とは?送料を抑える裏技も!

レターパックの局留めの書き方

レターパックを会社や自宅まで配達してもらうのではなく、郵便局に受け取りに行くことができます。これは、「郵便局留め」という発送方法で発送することで可能となります。どのような場合に郵便局留めを利用するのでしょうか。郵便局留めを利用するメリットについてや、送り方、受け取り方についてご説明します。

郵便局留めを利用するケース

ビジネスシーンで郵便局留めを利用するのは、例えば出張中など、出先でレターパックを受け取りたい場合が考えられます。出張先の近くの郵便局留めにしておけば、出先でも確実に受け取ることができます。その他プライベートでは、最近増加しているインターネットオークションやフリマアプリで買い物をし、相手に自宅住所を知られたくない場合などにも利用することができます。

送り先の書き方

レターパックを郵便局留めにしたい場合、「お届け先」の書き方が変わります。まず、「郵便番号」欄には、留めおきたい郵便局の郵便番号を記載します。続いて「おところ」欄に「〇〇郵便局留」と、留めおきたい郵便局名と、受取人の住所を記載します。郵便局の住所を書く必要はありません。そして「おなまえ」欄に、受け取りに行く人の名前を記入してください。「電話番号」も受け取りに行く人の電話番号を書きましょう。

郵便局留めの手順

郵便局留めは、宛名の書き方が郵便局留めとわかるようになっていれば、特に手続きなどは必要ありません。通常通りポストにレターパックを投函する発送方法で問題なく対応していただけます。

荷物の受け取り方

郵便局留めにしたレターパックを受け取りに行く際は、免許証や保険証などの身分証明書が必要となりますので準備していきましょう。また、追跡番号がわかっているとスムーズですので、送り主から受け取る人に追跡番号を連絡しておくとより良いでしょう。指定した郵便局で保管されますが、その期間は10日間となりますので、早めに受け取るようにしてください。10日間を過ぎると、送り主に返送されるようになります。

Thumbレターパックライトの追跡方法を解説!追跡番号を紛失した時の対処法は?

レターパックのビジネスの書き方まとめ

レターパックのビジネスでの書き方やマナー、送り方についてご説明してきました。ビジネスで使う場合には、住所は都道府県から書き、レターパックプラスの場合は特に、宛名や送り主の名前にふりがなを振ると親切です。レターパックの専用封筒には、「ご依頼主」にも「ご」や「お」、「様」が印刷されているので、二重線で消すようにしましょう。また、忘れがちな「品目」の記入も忘れないように注意してください。

レターパックには追跡番号で配達状況を確認できることや、郵便局留めにできるなど、うまく使えば非常に有益になることがたくさんあります。レターパックプラスは対面手渡しでの配達方法であることもその一つでしょう。レターパックの特徴をよく理解し、ビジネスで重要な書類などを送る際にも是非活用してください。

Thumbレターパックの補償内容を調査!紛失率や補償金額からメリット・デメリットまで

関連するまとめ

関連するキーワード

新着一覧

最近公開されたまとめ