職歴証明書の提出は公務員試験で必要?書式や依頼方法について

公務員に転職する場合に職歴証明書は必要なのでしょうか?この記事では、公務員試験における職歴証明書の要否、職歴証明書の書き方、依頼の仕方などについて説明しています。公務員をはじめ、転職を希望される方はぜひ参考にしてみてください。

職歴証明書の提出は公務員試験で必要?書式や依頼方法についてのイメージ

目次

  1. 職歴証明書は難しくない!作成依頼方法や書き方をわかりやすく紹介!
  2. 職歴証明書とは?
  3. 職歴証明書の提出は公務員試験で必要?
  4. 職歴証明書の書き方・依頼方法を紹介!
  5. すぐに使える職歴証明書の書式テンプレートが利用できるサイトを紹介!
  6. 職歴証明書の提出は公務員試験で必要?まとめ

職歴証明書は難しくない!作成依頼方法や書き方をわかりやすく紹介!

転職希望者が転職する際、転職先の会社から職歴証明書の提出を求められることがありますが、どうやって作成し、提出したらよいのか困った経験をした人もいるのではないでしょうか。この記事では、職歴証明書の書き方、依頼の仕方などについて、公務員試験の場合を念頭にわかりやすく解説します。転職希望者以外の方でも、例えば会社の総務に従事している人にも参考になるよう解説します。

職歴証明書とは?

そもそも職歴証明書とは何なのでしょうか。職歴証明書とは、自分の過去の職務(職業)の履歴を証明する書類です。証明書類という点がポイントで、つまり、自分の職務の履歴が正しい(間違っていない)ことを、働いていた会社(団体)以外の第三者に証明する役割を果たす書類になります。

職歴書との違い

職歴書(職務経歴書と呼ばれることもあります)は、履歴書の一種です。履歴書のうち職業の部分に限定した書類と考えてもらえばイメージしやすいのではないでしょうか。就職希望者は、たいてい履歴書の提出を求められます。その際、社会人経験者であれば、過去の職歴を記載する必要があります。社会人になってどういった職業に就いてきて、どういう能力を身に付けているかは転職先にとって重大な関心事だからです。

出典: https://chigaiwa.wordpress.com

職歴を受験申込書一部として記載するか、履歴書の一部として記載するか、あるいは職歴書という別の名称のシートに記載するかは転職先によって異なりますが、いずれにしても転職希望者は、自分自身で職歴を記載して就職先に提出する必要があります。これが職歴書と言われるものです。

一方、職歴証明書は、その記載された職歴書(あるいは申込書等における職歴の記載)が間違ってないことを、他者(過去に勤務していた会社など)が証明する書類です。何が言いたいかというと、職歴証明書というものは最初から存在している書類ではなく、職歴書(職歴の記載)が存在してはじめて必要となる書類であるということです。

在職証明書との違い

在職(在籍)証明書は、個人が会社(団体)に現在所属していることを証明する書類です。証明書という点では職歴証明書と違いありませんが、在職証明書は現在勤めていることを証明するのに対し、職歴証明書は過去勤めていたことを証明します。このように在職証明書と職歴証明書は兄弟のような関係ですので、在職証明書の書式を利用すれば職歴証明書を容易に作成することができます。

出典: http://illuminaters.com

在職証明書を提出する一般的な事例としては、就業中の親が子どもを保育園に通わせるために、在職証明書を提出する場合が挙げられますが、転職希望先に在職証明書を提出するのは、兼業を許可している会社は別として、稀なケースにあたると言えるでしょう。

職歴証明書はなぜ必要なのか?

職歴証明書はなぜ必要なのでしょうか。上記のとおり、職歴書は自己申告です。残念なことに採用されたい一心で嘘の職歴を書く人もいるかもしれません。しかし、職歴が嘘となると、会社が求める能力を有していないことになりかねません。また会社とその従業員の信頼関係にひびが入り、勤務上の指揮命令に支障を来すこともあるでしょう。さらには、会社が取引先等からの信用を失うという事態も生じるかもしれません。

出典: https://www.njg.co.jp

かつて、週刊文春の報道でイケメンパーソナリティの学歴詐称が世の中に知れ、あるテレビ局の番組を降板する事件が起きました。学歴と職歴の違いはありますが、テレビの視聴者からの信用が損なわれた事例として世間でも注目されました。ああいった事態を避けるため、会社は事前に証明書等で以って就職する者の過去の職歴を確認する必要があるのです。

職歴証明書の提出は公務員試験で必要?

公務員試験にも職歴証明書は必要?

出典: https://bizhint.jp

職歴証明書は以上のとおり重要な役割を有していますが、公務員試験では提出を求められることが多いのが実態のようです。公務員は、憲法で全体の奉仕者とされていて、国民のため仕事を行う必要があります。もし、職歴が必要な業務に職歴なく従事しているとしたら、それは国民への裏切り行為であるといえるでしょう。したがって、公務員の場合、民間企業に比べて、職歴を証明書等で事前に確認しておく必要性は高いと言えます。

出典: https://www.koumuwin-goukaku.jp

ただし、以上のことは社会人経験者が公務員試験を受験する場合に当てはまる話です。大学卒や高校卒で公務員試験を受験する場合(こちらの方が主流です)には、彼らには職歴がありませんので、当然ながら職歴証明書の提出は不要です。(それに代わるものとして卒業証明書等の提出が必要になります。)

なお、転職希望者が職歴証明書を提出するのは、公務員試験の申し込みのときではありません。それでは、職歴証明書はいったい、いつ提出すればよいのでしょうか。以下では、公務員試験の手続きと公務員の採用の現状について説明します。

公務員試験とは?

公務員になるには、原則として公務員試験に合格して採用される必要があります。試験では公務員になるのに必要な能力、資質を有しているかを判断します。公務員試験には国家公務員試験と地方公務員試験の2種類があり、手続きはそれぞれで異なりますが、大雑把に言うと、1受験申込→2試験→3合格発表→4採用 という流れです。(試験の詳細についてはここでは省略します。)

出典: https://www.u-can.co.jp

公務員試験の場合、合格発表イコール採用(勤務開始)ではありません。1~3の手続きを行う機関と4の手続きを行う機関が異なり、試験の合格者の中から各行政機関が採用するという手続きが取られます。例えば、国の場合、1~3は人事院が、4は各省庁等が行うということになり、都道府県の場合は、1~3は人事委員会が、4は都道府県知事とか教育委員会などの機関が行います。(4の機関のことを任命権者と呼びます。)

出典: https://driver-times.com

職歴証明書は、4の採用の段階(採用の手前のタイミング)で提出します。1の受験申し込みの時点で提出させることとすると、試験に合格しない者にまで提出させることになり、無用な事務手続きを生じさせることになります。職歴証明書を提出できない場合には、結果的に採用されないということもあるでしょう。

国家公務員Career Guide SPECIAL MOVIE 「KASUMI」 本編

公務員は、やりがいのある仕事です。優秀な人材を必要としているのは民間企業だけでなく公務員の世界でも同様であり、最近では、国や地方自治体で採用募集のPR動画が作成されていますので、公務員に興味がある方は参考にしてみるとよいでしょう。

公務員試験でも社会人経験者を重用?

大学卒の採用が主流の公務員試験ですが、社会人経験者に関していうと、人事院が毎年公表している年次報告書によれば、国家公務員の経験者採用は平成24年度にはわずか8人に対して、平成29年度では342人となっており、近年大幅に増加しています。

出典: http://www.data.go.jp

一方、東京都職員採用サイトの試験実施状況によると、東京都(地方公務員)の場合でも、平成24年度は89人に対し、平成29年度では144人と約1.6倍の増加となっています。公務員試験では社会人経験者の採用が増加しており、この傾向は今後も続くものと思われます。つまり、社会人経験者が職歴証明書を提出する機会は今後増えていくでしょう。

出典: https://twitter.com

職歴証明書の書き方・依頼方法を紹介!

職歴証明書の書き方

ここからは職歴証明書の書き方についてご紹介します。ただし、書き方と言っても特段難しいものを作るわけではありません。まず、職歴証明書の書式ですが、特に定まった書式があるわけではありません。実務上は、国や自治体が様式を指定する場合が多く、募集要項などでその書き方について説明されていたりします。

例えば、横浜市(地方公務員)の過去の採用試験での職歴証明書は、次のとおりとなっています。また、名古屋市役所(地方公務員)のホームページでも、職歴証明書の書式例が掲載されています。このほかにも職員の採用情報を掲載している各自治体のホームページなどに様式が掲載している例が散見されます。

このように書式が定められている場合は、その書式どおりに作成します。作成は手書きでもワープロ作成でもどちらでも構いません。(指定があればそれに従います。)ワープロ作成の場合、一から作成するのが手間という方は、既存の在職証明書のテンプレートで似たパターンを活用すれば簡単に職歴証明書を作成することができます。(上述のとおり、在職証明書と職歴証明書の違いは過去か現在かの違いで、両者の記載事項は基本的に共通です。)

横浜市の職歴証明書について見てみますと、記載事項は、文書タイトル、証明対象者(転職希望者)の氏名、生年月日、証明文、証明年月日、会社の所在地、会社名、証明者(職名・氏名)、会社印、在職期間、在職年月、在職中の所属・職名、職種又は職務内容、備考となっています。

いくつか解説しますと、氏名と生年月日は、証明の相手方(転職希望者)を特定する情報です。証明文とは、「上記の者は、次のとおり勤務していたことを証明する」という文言の文面です。この文言のうち「勤務していたことを」の部分を「勤務(在職)していることを」に変えれば在職証明書に変わります。(ただし、在職証明書には在職期間の終期は不要ですので記載しません。)

会社の所在地は、法人(団体)としての住所を記載するのであって、転職希望者がかつて勤務していた場所の所在地を記載するのではありません。会社印には、通常、法務局に登録してある丸印を使用します。四角印で代用可能かどうかについては転職先に確認する必要があります。

出典: https://innkan.com

職種とは職業の種類のことです。具体的には「プログラマー」「経理」「保育士」のように記載します。職務内容は仕事の内容のことで、職種よりももう少し詳しい内容のものとなります。備考には補足事項について記載しますが、転職希望者が請求しない事項については記載することができないので、通常は何も記載しません。

横浜市の職歴証明書は、一般的にも使用しやすい汎用的な書式例となっています。一方、名古屋市のホームページの書式例について見ると、こちらには雇用形態、勤務時間、休業期間について記載させる内容となっています。このように自治体によって関心のある事項に多少の違いがありますので、自治体によって職歴証明書の書式は区々となっています。

職歴証明書の依頼方法

職歴証明書は、以前働いていた会社等に作成をお願いする必要があります。中には円満退職となっていないことから依頼しにくいと思う人もいるかもしれません。しかし、後述するように職歴証明書の作成を拒まれることはありませんので、安心して依頼しましょう。ここでは職歴証明書の依頼の仕方について説明します。

特に決まった依頼方法があるわけではありませんが、郵送、持参、メールなど適宜都合のよい方法により、以前勤務していた会社に書式をお届けして作成してもらいます。郵送、メールで依頼する場合は、書式だけでなくお手紙(依頼文)を添えてお願いするのが丁寧です。また、郵送で返送をお願いする場合は、返信用封筒と切手を同封するのがマナーでしょう。

出典: http://yosemi-7.com

依頼文の書き方について説明します。依頼文書の構成としては、依頼年月日、依頼先の宛名、依頼者の氏名、依頼文書のタイトル、具体の依頼文です。書き方についての問い合わせがあるかもしれませんので、連絡先の記載も忘れないようにしましょう。また、依頼文の冒頭に、ビジネス文書のテンプレートを参考に時候の挨拶を入れたりすると印象を良くします。

出典: http://apple-osaka.com

例えば依頼文は、「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。さて、私事で恐縮ですが、公務員試験に必要ですので、別添のとおり貴社での職歴を証明いただきたくご依頼申し上げる次第です。お手数をお掛けしますが、年月日までに返送くださいますようお願い申し上げます。よろしくお願い申し上げます。」のように記載します。依頼の目的、期限を記載し、丁重に依頼しましょう。

依頼を断られることがあるのか?

労働基準法第22条第1項で、「労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。)について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。」と定められており、会社が依頼を断ることは基本的にはありません。

すぐに使える職歴証明書の書式テンプレートが利用できるサイトを紹介!

すぐに使える職歴証明書の書式テンプレートが利用できるサイトを紹介します。上述のとおり、在職証明書のテンプレートを利用しますので、ここでは在職証明書のテンプレートが充実しているサイトについて紹介します。(いずれも無料で利用できます)

bizocean(ビズオーシャン)

bizocean(ビズオーシャン)には、ビジネスパーソン向けにいろいろなコンテンツがありますが、そのうち日本最大級のビジネステンプレート「書式の王様」は、その大多数が無料でダウンロードできるコンテンツです。「証明書」と検索すれば「在職証明書」のテンプレートが出てきます。

文例書式テンプレート

出典: https://teibansite.jp

文例書式テンプレートには、様々な文書や書式雛形、あいさつ文例のテンプレートが多数用意されています。ワード形式だけでなくエクセル形式、パワーポイント形式のテンプレートも用意されているのが特徴です。こちらもビジネスパーソン向けのサイトです。

文例書式ドットコム

出典: https://minnkane.com

文例書式ドットコムには、Eメール文書、社内文書、ビジネス文書、契約書類等の文例雛形、定型文のテンプレートが多数掲載されています。文書の書き方のポイントやマナー、法律知識についても解説されていますので、依頼文書の作成の際には参考にしてみてください。

これらのサイト以外にも、証明書や依頼文書の文例などについてのテンプレートがたくさん用意されているサイトや、証明書や依頼文書の書き方、作成のポイントなどについて説明しているサイトは、たくさん存在しますので、使いやすいサイトをご自分で探してみるのもよいでしょう。

職歴証明書の提出は公務員試験で必要?まとめ

公務員試験における職歴証明書、既存のテンプレートを活用した書き方、職歴証明書の依頼の方法、依頼文書の書き方について説明してきましたが、いかがでしょうか。職歴証明書は、在職証明書を使用すれば簡単に作成できます。公務員試験に合格しても、職歴証明書を提出できずに不採用に終わったといったことが無いよう、しっかりと手続きして転職を実現しましょう。

関連するまとめ

関連するキーワード

新着一覧

最近公開されたまとめ