進捗率の意味と計算方法・計算式を解説!時間などによる基準の設け方も!

進捗率は仕事をする上で非常に重要な概念です。同僚と共有しなければならない場面も多いでしょう。この記事では、進捗率の意味や計算方法を解説します。進捗率の正確な意味や計算のやり方に不安がある方は、この記事を読んで確認してみましょう。

進捗率の意味と計算方法・計算式を解説!時間などによる基準の設け方も!のイメージ

目次

  1. 進捗率の意味や計算方法などを解説!
  2. 進捗率の意味は?
  3. 進捗率の計算式や計算方法は?
  4. 進捗率は時間を基準にするとわかりやすい?
  5. 進捗率の意味や計算方法まとめ

進捗率の意味や計算方法などを解説!

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仕事をしていく中で、「進捗率」という言葉は必ず耳にします。進捗の管理はビジネスパーソンにとって必須のスキルですが、どのようにして計算すればいいのか分からない方も多いです。ここでは、進捗率の意味とその計算方法、計算式を分かりやすく解説します。また、何を基準にして進捗率を計算すればいいのかもご紹介します。

進捗率の意味は?

作業がどこまで進んでいるかを目に見えるパーセントで表したもの

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職場で必ず耳にする進捗率という言葉。これは、作業の進み具合を数値で表したものです。例えば、作業が目標の半分進んでいれば、進捗率は50%となります。作業が完了すれば進捗率は100%です。さらに作業の進行具合が予定よりも早ければ、進捗率は100%を上回ります。作業が予定よりも早く進んでいるのか、遅れているのかを表す指標が進捗率です。

進捗率はタスク管理に必要となる

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複数の案件を抱えているビジネスパーソンにとって、タスク管理は必須です。どの案件がどこまで進んでいるか把握できなければ、作業の優先順位も決められません。そんな時に役立つのが進捗率です。進捗率をきちんと計算しておけば、納期に間に合わなくなるような事態を未然に防げます。

類語「達成率」

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進捗率と意味の似ている言葉に、達成率というものがあります。達成率は、目標とする数値にどのくらい達しているのかを表します。現在の実績が目標の半分なら達成率50%、実績が目標に達すれば達成率100%です。ここまでは進捗率と似ていますが、作業が進んでいるか、遅れているかは、達成率だけでは判断できません。進み具合を判断するには、進捗率を用いる必要があります。

進捗率はあいまいになりがち

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進捗率は個人の考えによって変動するものです。例えば、2つの部屋を掃除することを目標とします。ただし部屋の大きさが違うため、掃除しなければならない面積も掃除にかかる時間も、部屋によって異なります。この場合、片方の部屋を掃除したら進捗率50%と考える人もいれば、そうでない人もいます。

進捗率を計算する前に作業の全体像を把握する

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先ほどの例では、掃除する部屋の大きさが違っていました。では、前もって部屋の大きさを理解していなかったらどうなるでしょうか。小さい方の部屋しか掃除していないのに、作業がちょうど半分終わったと勘違いしてしまう可能性があります。あらかじめ作業の全体像を把握していた方が、より納得できる進捗率を導き出せるはずです。

進捗率を他人に伝える時には

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進捗率は主観に左右されやすいため、チームで共同して作業を行っている場合は注意が必要です。ここまで作業が進んだら進捗率20%、これが終わったら進捗率60%、という風に進捗率の計算方法を明確にしておいた方が良いでしょう。そうしなければ、チームメンバー間で進捗状況について誤解が生じる恐れがあります。

進捗率を計算して業務を効率化しよう

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複数の作業を行わなければならない時にそれぞれの進捗率を明確にすれば、どの作業から取り掛かるべきか判断しやすくなります。この作業は予定より進んでいるから今日は別の作業をしよう、と時間を有効活用できる場面も出てくるでしょう。

進捗率の計算は社会人にとって必須

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仕事を行っていく上で、進捗率の管理は必須です。「あのプロジェクトは期限までに終わりそう?」と上司に尋ねられた時に、「進捗率は120%です。予定よりも早く進んでいるので問題ありません。」のように数字に出して答えれば、説得力も高まります。

進捗率の計算方法を正しく理解しよう

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ここまでで、進捗率の意味や進捗率を計算する意義を解説しました。進捗率は色々な場面で役に立ちます。しかしながら正しい計算方法で導き出さなければ意味がありません。計算方法を理解して、スムーズに進捗率を計算できるようにしましょう。

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進捗率の計算式や計算方法は?

進捗率と達成率の違い

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進捗率の計算式を解説する前に、まずは進捗率と達成率の違いを明確にしておきましょう。進捗率は作業が遅れているか進んでいるかを表します。一方で達成率は、全体の目標に対してどの程度達成しているかを示すものです。例えば、10日で100万円稼ぐことを全体目標とします。同時に中間目標を設定し、5日間で全体目標の半分を稼ぐ、つまり50万円を目指します。

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現時点で5日経過しており、実績は60万です。この場合、作業は中間目標よりも早く進んでいるため、進捗率は100%を超えています。他方、全体目標の100万にはまだ達していないため、達成率は100%よりも低いです。これが進捗率と達成率の違いです。進捗率と達成率の意味を混同しないように注意する必要があります。

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ただ、進捗率を達成率と同じような意味で使う状況もあります。進捗率と達成率の違いを明確にしていない方が多いのも事実です。上司に進捗率を伝えたのに、達成率と勘違いされてしまう場合もあるでしょう。そのような時は、きちんと話し合って誤解を解くことが大切です。

達成率の計算式

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最初に、達成率の計算式について解説します。達成率は「実績÷目標×100」で計算します。全体の目標が100、実績が36としましょう。この場合、達成率の計算式は「36÷100×100」となり、達成率は36%です。シンプルで覚えやすい計算式になっています。

過去の実績と比較した達成率

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「去年よりも30%売上を伸ばしたい」という風に、過去の実績と比較して目標を設定する場面も多いでしょう。このような状況でも達成率は利用されます。例えば、目標が前年比50%増、今年の実績が前年比30%だったとします。この場合の達成率は、「30÷50×100」で60%となります。「前年比50%増」という目的を60%達成している、と解釈できます。

進捗率の計算式

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達成率の計算方法を理解していただいたところで、次は進捗率の計算式を見ていきます。進捗率の計算方法も基本的には達成率と同じです。「実績÷目標×100」で進捗率を求められます。例を見ていきましょう。10日で100万円を全体目標、5日で50万円を中間目標と設定します。進捗率はどのようにして導き出すのでしょうか。

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目標を設定してから何日経っているかで、進捗率は変化します。現時点で5日目の場合は、中間目標の50万円と実績の値を比較します。5日目時点での実績が25万円とすると、計算式は「25万÷50万×100」で、進捗率は50%です。一方、10日目で実績が150万の場合は、全体目標の100万円が比較対象となります。「150万÷100万×100」と計算し、進捗率150%と求められます。

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では、この例において達成率はどのように計算するのでしょうか。進捗率の計算と違い、達成率を計算する時は全体目標だけを参照します。つまり「実績÷目標×100」の「目標」の部分は、常に全体目標の100万です。目標設定からの経過日数に関わらず、現時点での実績と全体目標の100万を計算式に入れるのです。5日目で実績25万だとしたら、「25万÷100万×100」で達成率25%になります。

中間目標が分からない時は?

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中間目標が分からない、あるいは2日目、3日目時点での進捗率を知りたい時は、どうすれば良いのでしょうか。このような状況では、「達成率÷(経過日数÷全体日数)」で進捗率を求められます。達成率を計算に用いて、具体的な進捗率を明らかにできるのです。

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例を見てみましょう。先程と同じように、5日目時点で実績25万、全体目標が10日で100万、中間目標は不明とします。現時点での達成率は、「25万÷100万×100」で25%です。達成率が25%、経過日数が5日、全体日数が10日なので、進捗率の計算式は「25÷(5÷10)」となります。よって、進捗率は50%です。現時点での目標値が設定されていない時は、このようにして進捗率を出しましょう。

進捗率は時間を基準にするとわかりやすい?

進捗率の基準となるもの

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進捗率を考える上で、何を基準にして進捗率を出すのかが問題になります。自分の考えを基準にして、「作業がだいたい半分終わったから進捗率は50%」、「あと少しで作業が完了するから進捗率は90%」といったように、いい加減に進捗率を出してはいけません。

時間を基準にする場合

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時間を基準にして進捗率を出す場合を考えます。10日で終わると予想される作業に対して、1日目が終了したら10%、2日目で20%という風に、経過日数を基準として進捗率を出します。この方法は一見正しいように思われます。しかし、その作業を完了させるのに15日かかる人にとっては、1日の作業で10%進捗したと言えるでしょうか。答えはノーです。人によって作業速度が異なるため、時間を基準にしてはいけません。

目に見える目標を基準にする

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進捗率は、目に見える目標を基準にするべきです。半年で200万円稼ぐことを目標とした場合、進捗率の基準となるのは200万円です。この200万という数字を進捗率の計算式に入れて、正しい進捗率を導き出しましょう。目に見える目標値なら、時間のように人によって変動することはありません。

進捗率の意味や計算方法まとめ

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進捗率とは作業の進み具合を数値化したもので、作業の進行が予定より早いか遅いかを判断するための指標です。基本的に「実績÷目標×100」で求め、全体の目標しか設定されていない場合は「達成率÷(経過日数÷全体日数)」の計算式を利用します。進捗率の計算方法をマスターし、素早く進捗率を求められるようになりましょう。

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