推薦状の書き方と例文・フォーマットまとめ!依頼方法から英語表現まで

就職において推薦状を持っているというのはかなりのアドバンテージになります。今回は、推薦状を書いてもらうための方法や反対に推薦状を書く側の立場から、推薦状の書き方や例文、フォーマットをご紹介します。特に転職を考えている人や管理職、人事の方は必見です。

推薦状の書き方と例文・フォーマットまとめ!依頼方法から英語表現までのイメージ

目次

  1. ビジネスで必要とされる推薦状の種類や書き方を解説!
  2. 推薦状とは?必要な場面はいつ?
  3. 推薦状の書き方と例文・注意点を紹介
  4. 推薦状の依頼方法や英語表現について
  5. 使いやすい推薦状のフォーマットを一覧で紹介!
  6. 推薦状の書き方と例文・フォーマットまとめ!

ビジネスで必要とされる推薦状の種類や書き方を解説!

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みなさんは推薦状について聞いたことがありますでしょうか。学生の推薦入試だけではなく、転職や昇進などにも用いられます。どんな種類があるかということやどんな場面で用いられるか、さらにはその書き方まで解説していきます。

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推薦状とは?必要な場面はいつ?

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推薦状は入学・留学・就職・転職・昇進の時など、様々なケースで使えます。推薦入試で大学や高校に入学する人もいれば、一生推薦状を貰うことのない人もいます。推薦状をもらえる環境であれば積極的に活用をすべきです。推薦状があれば100%希望の学校や会社に入れると保証できるものではありませんが、無いよりは確実にあったほうがベターでしょう。

近年の採用について

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近年では、人手不足の風潮も後押しして新卒採用においても中途採用についても企業側は様々な求人媒体を利用したり色々な工夫をして人材確保に努めています。その中でも近年リファラル採用という採用方式が注目を集めています。

リファラル採用とは

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リファラル採用とはいわゆる自社の社員を経由して知人や友人を紹介してもらうという採用の仕方です。端的に言えば自社の社員がリクルーターとしての役割を果たすことになります。コネ採用が持つネガティブなイメージとは異なり、あくまでフェアな視点から採用するというのが一つの特徴です。

推薦状とは?

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リファラル採用において、履歴書や職務経歴書以外にその人物のスキルを裏付ける書類が推薦状になります。推薦状とは英語でリファレンスと言います。海外では転職の文化が盛んなので推薦状を書くことは日本よりも一般的です。一方日本では、転職はマイナスイメージとされることが多いため、どちらかというと学生に進学時に見られるケースが多いです。

推薦状の効力は?

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日本での推薦状の文化はあまり馴染みがないかもしれませんが、転職が盛んなヨーロッパや北米では推薦状はその人のスキルや経験、人柄を裏付けるかなり重要な要素になります。外資系などに転職をする場合は推薦状を書いてもらうようにするとその文化に親しみがある分、採用される確率も上がるかもしれません。

高校・大学入試での推薦状

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高校・大学の推薦入試にはは学校長からの推薦が必要です。実際には担任からの推薦といっても過言でもありません。推薦入試は一般入試よりも早い時期にあるのでスケジューリングに気をつけましょう。また推薦状は普段の生活態度や授業の成績などが加味されるので推薦入試だからの言って普段の生活をおろそかにしないようにしましょう。

国外入学での推薦状

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海外の留学へ留学する際に高校または現在の大学からの推薦状があると好ましいです。特にカレッジではなく4年制の大学は人気があり、入学倍率が高いので推薦状があることで確率を上げることができます。もちろん海外の留学なので英語で推薦状を書いてもらうようにしましょう。

新卒入社での推薦状

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特に理系の学生で有名な教授の研究室などに所属していると推薦状を書いてもらえるケースがあります。残念ながら文系よりも理系の方がその傾向が強いようです。特に毎年のように推薦状を送っている教授であれば企業からの信頼も厚く、採用の確率が上がります。

転職での推薦状

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転職時に推薦状を書いてもらえるというケースは非常に稀です。例えばグループ会社へ転職するというケースであれば推薦状を書いてもらえるというケースも多いでしょう。少なくとも異業種や異なる業界への転職で推薦状を書いてもらえる可能性はほぼゼロに等しいです。

海外での転職での推薦状

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日本の転職市場では見かけない推薦状ですが、海外ではその実力を大きく発揮します。レジュメと呼ばれる履歴書の最後にリファレンスを書くこともあり、前職でどのような仕事ぶりだったかなどを求人を出している企業が求人者の前の職場の従業員などに確認をする文化があります。

推薦状の書き方と例文・注意点を紹介

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推薦状の書き方と例文・注意点を紹介していきますので推薦状を書く際に参考にしてみてください。また反対に推薦状を書いてもらうよう依頼する側もタブーを犯していないかなどを確認するために参考にしてください。

用紙サイズは一般的にはA4判普通紙

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推薦状を書く際に用いられる用紙は一般的にはA4版普通紙です。海外の場合も同様です。日本では縦書きで書くのがマナーとされています。無論、海外では横書きになりますので英語で書く際は横書きとなります。

推薦状の注意すべき書き方

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求職者にとってマイナスなイメージになる言葉は避けるようにしましょう。人によってはポジティブにもネガティブにも捉えられるようなアンニュイな言葉は避けるのがベターです。また日本の場合は書き出しに必ず挨拶を入れるようにしましょう。日本人らしく書き出しに季語などを入れるのも良いでしょう。

推薦状の効果的な書き方

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社会人として最低限の言葉のマナーを守るようにしましょう。丁寧語や謙譲語が正しく使われているかということも非常に大切です。依頼者のスキル・経験・人柄を強調して書くことが重要です。またそれを裏付けるためのエピソードを持っておくと非常に書きやすくなります。

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あまり文章が長いと煙たがられるので要点を簡潔にしながらも一つのエピソードの中で依頼者の特色をしっかりと表現できる書き方が求められます。アピールポイントをあまり多く作ってしまうと文章が嘘っぽくなってしまったり人物像が見えにくくなってしまうので要点を絞って書くことが重要です。

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また依頼者の特色がどのように次なる職場やポジションで活きるかということを明確にすると読む側もイメージがしやすくなります。新卒者の場合でも転職者の場合でも同様です。次なる新天地でどのようなことができるか人柄がマッチするかなどということを読み手に喚起させることが重要になります。

推薦状の例文を紹介!

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推薦状の例文をご紹介します。ケース別にご紹介しますので自身のケースに合うものを参考にしていただけると幸いです。依頼者の人柄や経験、スキルに合わせて文章を変更するようにしましょう。

推薦状の例文【新卒者編】

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まずは「拝啓 益々ご清祥のことお喜び申し上げます。さて、本状では私が指導にあたっている生徒の推薦をさせて頂きたいと考えております。」と挨拶と推薦の旨を伝えます。次に「〇〇〇〇君は、私の研究室に所属し、◯◯研究に打ち込んでおり、実証を粘り強く繰り返す忍耐力を兼ね備えています。」と簡単に概要を説明します。

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「他の生徒たちからの評価も高く、協調性についても問題無いと判断しております。我々がの研究は御社の◯◯技術の開発に通じるところがあると考えるため、きっと彼は活躍することでしょう。」と推薦の理由に触れます。最後に「ご検討頂けると幸いです。今後ともご高配を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。敬白」と改めてお願いをします。

推薦状の例文【転職者編】

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「拝啓 益々ご清祥のことお喜び申し上げます。日頃は常にご支援を賜っており、厚く御礼を申し上げます。さて早速となりますが、本状にて当社の○○を紹介させて頂きたく思います。」と挨拶と推薦の旨から始めます。「彼は当社にて5年間勤務しており、現在も私がとても信頼を置くことができる人材です。」と簡単に人物について描写します。

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「仕事の進捗に関して報告・連絡・相談を怠ることがなく、それによりプロジェクトメンバーとも上手く協調ができております。つきましては、今回彼当社グループ会社である御社に推薦したく考えております。ぜひともご検討ください。」と人柄やスキルについて触れたのち、「何卒、ご高配賜りますようお願い申し上げます。敬白」と締めの挨拶で終わります。

推薦状の例文【昇進編】

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「拝啓 私、人事部長の○○は、同部署所属の○○の昇格を推薦致します。」とまずは要点を述べます。続いて「能力だけではなく、協調性にも長けており、同僚からの信頼もあり、昇格に足る人物だと認識しております。ご配慮頂きますよう、宜しくお願い申し上げます。敬白」と人物像がわかるように推薦の理由を述べます。

推薦状の例文【英語編】

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まずは「I am delighted to called upon as a reference for xxx.」と推薦の旨を伝えます。「 He has been working at this company for 6 years and also working as a project leader for several projects for these 2 years. It has been a presure to have him in my team.」と簡単にポジションやスキルなどに触れます。

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「◯◯について推薦状をかけることについて私は嬉しく思います。」「彼は弊社に6年間務めており、この2年ではいくつかのプロジェクトを担当しているプロジェクトリーダーとして活躍しています。彼を私のチームに招けたことは予てから本当に喜ばしく思っています。」

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次に以下のようにどんな人物かを描写します。「He has been a great problem solver. We have pull off some difficult problems. If he had not been here, the situations must have been more difficult. And also He is very punctual, then he has always been scheduling not to make project overdue.」

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「彼は問題を解決するのに長けています。私たちはいくつもの困難を乗り越えてきました。もし彼がいなければもっと難しい局面に直面していたに違いありません。」あまり日本の推薦状では見られないような表現の仕方なのでぜひ参考にすると良いでしょう。

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最後に以下のように締めくくります。「I am confident that he will be a credit to your company. I highly recommend him as a promising candidate. Please feel free to ask me if you require any further questions. Your sincerely.」

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「私は彼があなたの会社に貢献しうる人物だと確信しています。彼を有望な候補者として推薦します。もし他に質問があったらご遠慮なさらずに聞いてください。敬具」日本語では馴染みのない締めくくりフレーズになりますが海外ではマナーのようなフレーズです。

推薦状の依頼方法や英語表現について

教授に推薦状を依頼するメールの書き方!

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新卒者の場合、教授に書いてもらう推薦状はかなり効果があります。有名な教授の研究室に所属していた学生は折り紙つきの実力だと考えている企業も多いのが事実です。しかし大学教授というのは自身の研究に加え、生徒の指導など非常に多忙な毎日を送っているので依頼する際は失礼がないように頼みましょう。

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教授だけではなく、仕事の転職においては直属の上司や人事部に推薦状を書いてもらうケースが一般的になっています。昇進においての推薦状ならまだしも、日本での転職に限っては推薦状は一般的とは言えません。よほど上司と親密で良好な関係を気づいていなければ書いてもらえる可能性は少ないと言えるでしょう。

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また推薦状を書いてもらう際には、依頼者の人柄に触れる場合があるので普段から接点を積極的に作り自分の長所を知ってもらい、上司が推薦状を書きやすい状況を自分から作り出せるとベストです。

英語表現について

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特に英語でメールを送る際は注意をしてください。英語には日本の文法のように敬語はありませんが、丁寧な言い回しをする英語表現は存在します。特にPleaseは中学生の時に学ぶ丁寧な言い方の一種ですが、文の最後につけてしまうと嫌味っぽく聞こえてしまうので文頭につけるようにしましょう。

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英語では敬語という概念はありませんが、ビジネスで使う英語と普段使う英語とは異なる英語表現を用います。例えば、I'mやI'd like toなどといったアポストロフィーを用いた英語の短縮系はフォーマルな書面では避けるようにしましょう。

依頼メールが命令口調になっていないか注意する!

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日本語でも依頼メールの書き方が推薦状を書いてもらって当然のようになっていないか注意しましょう。しっかりと下手に回って文章を書くのが大切です。またできればメールではなく電話か直接会って頼むと良いでしょう。もし相手が推薦状を書いた経験がないということであれば参考になるサイトのURLをメールで後ほど送ると良いでしょう。

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使いやすい推薦状のフォーマットを一覧で紹介!

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推薦状の書き方がわからないという人にも分かりやすい、汎用性のあるフォーマットをご紹介しますのでぜひ書き方の参考にしてみてください。

挨拶のフォーマット

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「拝啓 益々ご清祥のことお喜び申し上げます。日頃は常にご支援を賜っており、厚く御礼を申し上げます。拝啓 私○○は、同部署所属の○○の昇格を推薦致します。」挨拶から始まり、導入の文章までをフォーマットとして活用しておくと書き出しに困ることなく、書き方が分かりやすいでしょう。

挨拶のフォーマット【英語】

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英語でのあいさつのフォーマットを紹介します。「I am delighted to called upon as a reference for xxx. 」英語の場合は日本語のように特段挨拶を入れる必要はありません。なんの書類なのかという目的から端的に書くのがベターです。

スキル・人柄紹介のフォーマット

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「彼は弊社にて◯年間勤めております。◯◯の業務を担当し、しばしばチームリーダーとしてプロジェクトをまとめています。他の部署との連携も密に行い、協調性に関しても問題ありません。」具体的な功績、ポジション、エピソードなどを盛り込みつつ、依頼者のアピールをします。

締めのフォーマット

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「何卒、ご検討いただけますと幸いです。今後ともご高配を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。敬白」締めの挨拶も礼儀正しく書きましょう。また、締めの挨拶の前に改めて「◯◯が御社で活躍できることを確信しております」などと言う推薦を示す一文を入れるとより効果的です。

締めのフォーマット【英語】

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英語での締めのフォーマットは次になります。「Please feel free to ask me if you require any further questions. Your sincerely.」ビジネス文書において「質問があれば、お気軽に」と最後に添えるのは海外では常識の文化です。またYour Sincerelyは日本語で言うところの敬白や敬具にあたります。その他にも「Best regards」などの表現もあります。

推薦状の書き方と例文・フォーマットまとめ!

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推薦状の書き方と例文やフォーマットについてご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。推薦状の依頼者の未来は推薦状の書き手であるあなたの肩にかかっているといっても過言ではありません。今回ご紹介した例文やフォーマットをベースにしていただけるとどのように推薦状を書くのが良いのか書き方がわかりすくなると思います。

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例文やフォーマットを上手く自分の言葉に置き換えながら、依頼者の方が新天地で活躍できるように心を込めて書きましょう。

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