「長文失礼しました」の正しい使い方は?マナーと注意点・タイミングを解説!

「長文失礼しました」はよく使うビジネス用語です。「長文失礼しました」の正しい使い方とメールの内容やタイミングなど、知っておいて損はありません。ビジネスシーンで先方に失礼のないようにするために「長文失礼しました」の意味を理解して使いこなせるように解説します。

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目次

  1. 「長文失礼しました」の正しい使い方を学ぼう!
  2. 「長文失礼しました」の正しい使い方は?
  3. 「長文失礼しました」のメールで使うタイミングは?
  4. 「長文失礼しました」と伝えるのはビジネスマナー?
  5. 「長文失礼しました」の使い方まとめ

「長文失礼しました」の正しい使い方を学ぼう!

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ビジネスシーンでよく使われる「長文失礼しました」の文言を、メールを送るときにタイミングよく使えると相手に対する印象が変わってきます。ここで「長文失礼しました」を、マナー違反にならないように注意点を交えて、使うタイミングや例文を参考にして使い方を学びましょう。

「長文失礼しました」の正しい使い方は?

「長文失礼しました」の使い方には意味がある

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文字通り、「長文失礼しました」はメールの内容が長くなってしまった時に先方に対して使う気遣いの文言です。この「長文失礼しました」の一言を添えるか添えないかでメールの印象や自身の印象も同じく、大きく左右されてしまいます。スマートに「長文失礼しました」をメールに添えれるように使い方を熟知しましょう。

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ビジネスシーンにおいて、メールのやり取りは必須です。メールの挨拶文や語尾がカジュアルになりすぎると相手に失礼になってしまいます。特にビジネスシーンでは顔の見えないやり取りだからこそ、メールでは言葉使いや挨拶文などへの注意点が多くなります。メールのマナーを念頭に置きながらメールを作成しましょう。

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そもそも「長文失礼しました」の文言はメールの内容が長文になってしまった時に使いますが、まず要点をまとめてあまり長くなりすぎないようにすることも相手への気遣いになります。ビジネスシーンでのメールはつらつらと書くものではありません。なるべく手短に要件が伝わるように「長文失礼しました」を使わなくて良いメールを作成するように心がけましょう。

どうしても長文になる時に「長文失礼しました」を使う

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要件を短くまとめるといっても、緊急の連絡や訂正の要望などどうしても長文になってしまうことはもちろんあります。その際にマナーとして使えるのが「長文失礼しました」です。この文言があれば多少長いメールになっても失礼がありません。この「長文失礼しました」は、メールのどのタイミングで使うべきなのでしょうか。

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使うタイミングは基本的に文頭か文末のどちらかに「長文失礼しました」を置くのが良いでしょう。「長文失礼しました」を書いた後に文面が続いてしまうのは良くないので「長文失礼しました」は締めの文言というイメージを持ちましょう。ビジネスメールなら、ほぼ毎日と言っていいほどメールのやり取りをしている相手でもフランクすぎないようにメールの内容には必ず時候の挨拶や頭語と結語を使うのがマナーです。

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ビジネスシーンでは職場のパソコンでメールを読むことが多いですが、忙しい人なら出先や移動中などにスマホでメールの確認をする人も多いはずです。メールの内容によってはスマホという限られたディスプレイで読みづらいこともあります。ですから、相手への「長文失礼しました」は「長々となってしまい申し訳ありません」というちょっとした謝罪の意味もあるのです。

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パソコンでもスマホでもメールを開いてスクロールしてみなければどのくらいのボリュームの内容なのかが分かりません。文章を読んでいる途中で長いな、と相手は感じることでしょう。そこで要点などを分かりやすく作成していないと余計に相手に不快な思いをさせてしまいます。長文を送るときの注意点として、文脈に配慮をしたうえで「長文失礼しました」を使うようにしましょう。

長文メールのボリューム目安は?

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一般的にメールの内容は10行程度が適切と言われています。目安として10行以内の文章は「長文失礼しました」を使わない、10行以上になる場合は「長文失礼しました」を使う、と決めておくと「長文失礼しました」の文言の無意識下の乱用を防げるので統一して覚えておきましょう。

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「長文失礼しました」のメールで使うタイミングは?

「長文失礼しました」を文末に使う

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「長文失礼しました」という文言ですから、文の最後に使うのが通例です。ただし、本当に長文になった時のみに使います。それほど長くもない文章に「長文失礼しました」を使うのは相手に違和感を与えてしまいます。または挨拶代わりに「長文失礼しました」を使っているのでは?と逆に礼儀のなっていない人という印象も与えかねません。

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メールの内容を分かりやすくする注意点としては、箇条書きにする・要点を読みやすく星印などで目立たせる・挨拶や文言と本文を分ける・改行してすっきりとさせる、などです。このポイントを押さえるだけで長文であっても相手にスムーズに要件を伝えることができます。

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メールの内容の構成に十分配慮したうえで、末尾に「長文失礼しました」を置きます。丁寧に書かれたメールの内容なら、長文であっても相手に気持ちよく読んでもらうことができます。「長文失礼しました」を使ったあとは文章を繋げず、結語で内容を締めくくるようにしましょう。

「長文失礼しました」を文頭に使う

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長文メールになる場合、あらかじめ相手にこのメールの内容は長文ですよ、と伝えておくのも気遣いのひとつです。まず、本文と挨拶の前に「長文失礼しました」を使い予告しておくと相手も長文である心構えができ、多くの情報を吸収しやすくなります。しかしこの場合は文頭に置くので「長文失礼しました」ではなく「長文失礼します」を使うほうが正確です。

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ビジネスシーンではメールのひな型をあらかじめ作っておいたものを使用することが多いので、注意点としては「長文失礼しまします」を文頭に置くのか、「長文失礼しました」を文末に置くのかで内容が変わってしまいます。間違えないようにひな型を統一しておくのが賢明です。

「長文失礼しました」を件名に使う

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件名に「長文失礼しました」を使う場合ですが、メールを開かずに相手に長文であることが伝えられるため、相手への配慮ができます。件名に「長文失礼しました」を使う場合は「長文失礼しました」ではなく「長文失礼します」を使いましょう。

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「長文失礼しました」と伝えるのはビジネスマナー?

ルール化されてしまっているマナー

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ビジネスでは、先方に対する挨拶文や頭語や結語の使用は必須です。これはビジネスマナーの一つですが、ルール化されているものでもあります。マナーとルールはビジネスとは密接な関係にあり、切り離せません。相手を気遣うこと・相手への配慮がマナーであり、決められていること・正確な共通の知識がルールです。

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相手への配慮がマナーであり、マナーが一般的に定着したものがルールといったイメージならば、つまりはマナーが守られていないと、相手への配慮が足りない・そういったマナーも知らないと印象を与えてしまうばかりか、マナーに厳しい人によっては自分にはそんな配慮をしなくていいと思っているのか!と憤慨することもあるでしょう。

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そういった誤解を生まないためにも特にビジネスシーンではマナーをよく知っておき、そのルールを守らねばなりません。「長文失礼しました」の文言も使い方次第では不快な思いをさせてしまう場合があります。タイミングに十分注意して使いこなしましょう。

「長文失礼しました」の例文とは

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メールや手紙での「長文失礼しました」に代わる言葉は実は多数あります。例文としては「乱筆乱文失礼しました」があります。この例文は、長文にも関わらずまとまりがない文章になってしまい申し訳ありませんという謝罪の意味で使われます。他にも「乱筆乱文お許しください」という例文や、「乱筆乱文お詫び申し上げます」といった例文もあります。

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「乱筆乱文~」の例文は本文にまとまりがない場合に使います。何度でも書き直せるメールよりは書き直せない手紙などで一般的に使われる文言になります。

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「長文失礼しました」の使い方まとめ

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「長文失礼しました」を使う注意点としては、メールの内容が長文になってしまう場合は相手に結局何を伝えたいのかを明確にしなければなりません。とりあえず「長文失礼しました」を使えばいいと思っていると、相手にも文章が長くてなにが要点か分からないとなる危険性が高く、便利な文言ですが「長文失礼しました」に頼りすぎないことも大切です。

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