退職届に書く理由の書き方とは?上司に伝えるタイミングなどまとめ!

退職の話を進めていくと、必ず必要となる退職届。退職届には、退職の理由をどのように書いたら良いのでしょうか。上司にもいつ伝えるのか悩むものです。そこで今回は、退職届に書く理由の書き方と、上司に伝えるタイミングや理由、伝え方など、詳しく具体的にご紹介します。

退職届に書く理由の書き方とは?上司に伝えるタイミングなどまとめ!のイメージ

目次

  1. 退職届に書く理由の書き方で悩むことも
  2. 退職届に書く理由の書き方は?具体的に詳しく書いていいもの?
  3. 退職届に書く理由の書き方の例文を紹介!
  4. 退職届に書く理由を「一身上の都合」以外で書かなければいけない場合は?
  5. 退職届を出す旨とその理由を上司に伝えるタイミングとは?
  6. 退職届を出したら理由に関わらず退職の日までにしておくこと
  7. 退職届に書く理由の書き方伝え方まとめ!

退職届に書く理由の書き方で悩むことも

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退職の際に必ず意思表明として必要となる、退職届。実はとても大切な書類で、公的に退職を示している書類でもあります。ご自身の意思を表明しているからこそ、書き方やタイミングに悩む退職理由。まずは、退職届と退職願の違いを知り、理解を深めましょう。

退職届と退職願の違いとは

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よく聞くのが退職届と退職願。どちらも退職という言葉がつき、自分の退職したい気持ちを書いたものですが、その要素には大きな違いがあります。詳しく意味を理解し、退職したいタイミングにしっかり辞められるようにしましょう。

退職届とは

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退職届とは、会社と退職の話をして受理された後に、会社に退職を届け出るものです。つまり、退職届を出す前に退職は確定しており、双方納得している状態となります。会社によって退職届の形があり、規定通りでないと受理されない場合もありますので注意しましょう。

退職願とは

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一方、退職願とは、言葉の通り退職を願い出るものであり、まだ会社が受理していない状況を示します。この退職願を出すことにより、退職したい意思があると伝えることができます。退職願は必ずしも必要ではなく、面談で退職の話がまとまることも多いでしょう。

退職届に書く理由の書き方は?具体的に詳しく書いていいもの?

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ここまで退職届と退職願の違いを解説してきましたが、いよいよ退職の理由の書き方です。退職願は正式な退職に関する書類ということが分かってきました。その場合、退職届にはどのように退職理由を書いたら良いのでしょうか。詳しく説明いたします。

円満退職のための理由は

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一般的には、退職届の内容に書く退職理由はオブラートに包んで書くことが望まれます。穏便に円満退職を望むのであれば、理由を詳しく書くのではなく具体的な内容を避け、ざっくりした退職理由を書く方が無難でしょう。

理由は「一身上の都合」と書くのが一般的

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オブラートな書き方で一般的な理由が、「一身上の都合」です。一身上の都合とは、会社の理由ではなく、ご自身のとある理由により退職をします、と、理由を柔らかく隠した書き方となります。波風を立てない理由で退職をしたいのであれば、この書き方が無難です。

具体的な理由を挙げるとどうなるか

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もし仮に、給与が上がらない、人間関係が悪い、など具体的な理由を退職届に書いた場合、どうなるのでしょうか。具体的な退職理由を挙げた場合、理由を詳しく書き過ぎてしまい、会社に良くないイメージを残して退職してしまうこととなります。

理由が会社への不満になり悪い印象になることも

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退職するのであれば、誰しも円満に退職したいものです。具体的に書くと退職するにも関わらず、まだ不満を持っているのかと悪印象になってしまいますので、去るときも双方納得できる理由で、気持ち良い退職を心がけると良いでしょう。

退職届に書く理由の書き方の例文を紹介!

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退職理由の書き方を学んだら、次はいよいよ退職届の書き方を説明していきます。詳しい具体的な例文もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

退職届を書く際に用意するもの

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まず、退職届を書く際に必要な物からご紹介します。必要な物は、白の便箋、白の封筒、黒のボールペンあるいは万年筆を用意します。会社によっては印鑑が必要な場合があります。便箋は無地でも、縦線があるものでも、どちらでも構いません。

こすって消えるペンはNG

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フォーマルな書類ですので、こすって消えるボールペンなどは使わないようにします。万が一、退職日を変更されたりすることもあるかもしれません。消えないペンで書きましょう。

書くときは縦書きで書こう

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退職届を書くときは縦書きに書きます。無地の便箋では曲がってしまうこともありますので、縦線の下敷きを使用するなど、書き方に工夫が必要です。縦書きの線が入った便箋などを使えば、スムーズに書くことができます。

退職届の書き方

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退職届を書く道具を用意したら、いよいよ例文を参考に退職届を書いてみましょう。最初は誤ってしまうことも考え、予備の便箋を用意するなどしっかり準備しておきます。

退職届の例文 書き方1

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退職届の書き方例文ですが、まず、一番右にやや大きめな字で「退職届」と書きましょう。次に一行空けて下方に、通常の文字サイズで「私儀」あるいは「私事」と書きます。

退職届の例文 書き方2

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次に、また一行空けて、「この度、一身上の都合により、勝手ながら〇〇年□月△日をもって退職いたします。」と書きます。ここの日付は退職日を書きます。

退職届の例文 書き方3

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次に2行ほど空けて、「〇〇年□月△日」と記入する日付を書きます。退職届の場合、退職日に揃えることが一般的です。再度一行空けて、ご自身の「部署名」と「氏名」を書き、氏名の下に捺印を入れます。

退職届の例文 書き方4

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次に2行ほど空けて、「会社名」と「代表取締役社長〇〇殿」と書きます。社名、部署名、代表取締役社長名など、誤りがないように気を付けましょう。

退職届の例文 書き方5

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最後に必ず日付の間違いがないか、誤字脱字がないか、捺印に漏れがないか、全体を見まわしてチェックしましょう。フォーマルな書類になりますので、不備がないか確認します。

退職願の書き方とは

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退職の話がまとまっているわけではないけれど、しっかり退職の意思を文章で伝えたい場合、退職願を渡すのも1つの方法でしょう。その場合、退職願はどのように書くのでしょうか。書き方の例文を見ていきましょう。

退職届の例文 書き方1

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退職届と同じように、一番右に少し大きめの字で「退職願」と書きましょう。その後、1行空けて下方に「私儀」もしくは「私事」と書きます。ここまでは退職届と同じ書き方をします。

退職届の例文 書き方2

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次に、また一行空けて、「この度、一身上の都合により、勝手ながら〇〇年□月△日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」と書きます。ここの日付には退職したい日付を書きましょう。

退職届の例文 書き方3

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次に2行ほど空けて、「〇〇年□月△日」と記入する日付を書きます。退職願の場合、退職したい日でなく、記入する日で構いません。再度一行空けて、ご自身の「部署名」と「氏名」を書き、氏名の下に捺印を入れます。

退職届の例文 書き方4

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次に退職届同様に2行ほど空けて、「会社名」と「代表取締役社長〇〇殿」と書きます。ここでも社名、部署名、代表取締役社長名など、誤りがないように確認をするのがポイントです。

退職届の例文 書き方5

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退職が認められている退職届ではありませんが、退職願もご自身の意思を表明する書類です。真剣に書いた気持ちが伝わるように、誤りがないか書いた後は必ず全体を見てチェックしましょう。

封筒にも退職届や退職願と書こう

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退職届や退職願を書き終えたら、封筒の表にも「退職届」あるいは「退職願」と書いておきます。大切な書類ですので、しっかり糊付けして、封筒の口に〆マークを書いておきます。

誤字脱字、修正ペンはNG

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フォーマルな書類になりますので、当たり前ですが誤字脱字や修正ペンの使用はNGです。訂正印は可能ですが、できれば読みやすいように誤ったら書き直す方が良いでしょう。

パソコンで書くのはOK

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退職届や退職願は、実はパソコンで書いても問題ありません。誤ってもすぐに修正できるため、パソコンの方が便利な場合もあります。ただし、退職したい気持ちを真剣に伝えたい場合は手書きの方が効果的でしょう。また、封筒の表紙は手書きで書きましょう。

退職届や退職願の扱いは厳重に

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どちらも退職の強い意志を示す書類ですので、社内で見られやすいデスク周りや、簡単に誰でも開けられてしまうような引き出しに入れておくのは厳禁です。バッグにしまっておく場合でも、つい飛び出してしまわないように、大切に扱いましょう。

退職届に書く理由を「一身上の都合」以外で書かなければいけない場合は?

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ここまで、退職届に書く一般的な退職理由は「一身上の都合」であるとお伝えしてきました。では、「一身上の都合」以外で書くべき場合はあるのでしょうか。それ以外で書くべき場合、シチュエーションを含めて詳しく具体的にご紹介します。

「一身上の都合」は自己都合の場合

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改めてお伝えしますが、一身上の都合はあくまでも「自己都合」での退職の場合に使用します。一般的に仕事が合わない、ほかに良い職場を見つけたなどの理由は、自己都合退職となります。

「会社都合」の場合

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一方、自己都合退職ではなく「会社都合」の退職もあります。この場合、リストラに遭ってしまった、会社が倒産してしまった、会社都合で解雇されてしまった、というような場合、「会社都合」の退職となります。

会社都合の退職はその旨を記述しないと不利益が

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会社都合での退職の場合、退職届を提出する際は必ず、一身上の都合ではなく、「会社都合」と書きましょう。会社都合ではなく、一身上の都合にしてしまうと、ハローワークから手当てがもらえなくなるなどの不利益があります。

会社都合であれば、雇用保険で手当がもらえる場合も

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会社都合であれば、退職後ハローワークに行けば手当がもらえる可能性があります。会社都合であれば、退職届のコピーを必ず取っておき、証明できるようにしておきましょう。また、必ず離職票も会社からもらえるように具体的に話しておきます。

会社都合なのに応じてくれない場合は

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リストラや倒産などの明らかな会社都合にも関わらず、会社都合と認めてもらえないときは、ハローワークや労働局に相談しましょう。役所の機関から会社へ伝えてもらうことができます。まずは相談してみましょう。

退職届を出す旨とその理由を上司に伝えるタイミングとは?

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退職届は、会社と本人がしっかり話し合いをして、いつ退職するか確定した段階で提出するものです。相談なしで提出してしまうと失礼になってしまいますので、事前に伝えるタイミングを考え相談をしておきます。

一般的には2ヶ月から3ヶ月前がベター

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一般的なタイミングは、退職日の2ヶ月から3ヶ月前に使えるのが良いとされています。後任者がいるかいないかの状況でもベストなタイミング変わりますので、今いる部署の状況も見て判断しましょう。

就業規則の確認を

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会社では就業規則に、退職日の何ヶ月前までに退職の旨を伝えること、相談すること、のように規則が決まっています。退職日を決める前にどのタイミングが良いのか、一度就業規則を詳しく見ておきましょう。

上司には引継ぎも考えたタイミングで退職の意思を伝える

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会社も後任への引継ぎを考えなければなりませんので、余裕を持った引継ぎ期間が必要です。引継ぎ期間も考慮したタイミングで、上司に退職の旨を伝えましょう。

具体的に退職理由を言うかどうか

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上司に相談する際は、その上司の性格や会社の雰囲気、引継ぎで数ヶ月まだ働くことも考え、どこまで理由を伝えるかよく考えるようにしましょう。退職理由を詳しく伝えすぎて、退職日まで気まずい雰囲気になってしまうこともあります。

理由を言うときは会社を批判しない

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上記にあるように、会社への不満、批判を詳しく具体的に言ってしまうと悪い雰囲気になってしまうこともあります。会社都合でない限りは、退職の理由は自身にあると考え、会社や職場の方への不満、批判は言わないようにしておきましょう。

好印象な伝え方とは

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好印象な退職理由の伝え方は、具体的な会社批判でなく、「次の職場ではこれがしたい」というようにポジティブで、キャリアアップを目指しているような言い方が良いでしょう。前向きなニュアンスが伝わり、好印象を与えられます。

引き止めにあったらどうするか

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優秀な社員を残したい、人員不足を避けたいような場合、会社の上司は引き止めをする可能性があります。強く引き止められると、簡単には退職を押し通せないこともあるでしょう。上手な引き止めの避け方を、詳しくご紹介します。

希望の部署に異動させると言われたら

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もし希望の部署に異動させるから残ってくれ、と言われたら、自社では希望の仕事ができない、ご自身の夢を叶えることができない旨を伝えましょう。何を将来やりたいか、具体的な理由も必要になりますので、自社では行っていないことを詳しく調べておきましょう。

後任者の相談をされたら

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後任者がいない、見つかるまで在籍してほしい、というような相談を受けた場合、だらだらそのまま会社に残ってしまう場合があります。そういったことを避けるため、2ヶ月は在籍できるなど、具体的な期日やタイミングを決めて話を進めましょう。

昇進や給与アップを打診されたら

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退職をさせないため、昇進や待遇面のアップを相談されることもあります。ご自身の退職理由が解消されるのであれば良いのですが、違う場合は、役職や給与アップでは手に入れられないやりがいや、仕事との楽しさを退職理由を詳しく具体的に挙げて伝えましょう。

退職届を出したら理由に関わらず退職の日までにしておくこと

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退職届が無事に受理されたら、後は退職日までにやるべきことを終えて退職します。後任の方が引き継いでくれると安心しきらず、教えられることがあれば最後までタイミングを作り、詳しくしっかり教育しましょう。

後任者への引継ぎ

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一番大切なのは、後任者への引継ぎです。複数人担当がいる場合は問題ありませんが、後任者が一人の場合、しっかり引継ぎのタイミングを作って伝えていきましょう。目で見て分かるように、詳しく引継ぎマニュアルを作って教えるのも良い方法です。

健康保険証、社章、社員証の返却

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退職日までにお手持ちの保険証、社章、社員証は返却しておきます。保険証は任意継続すると、任意継続用の別の保険証が届きますので、お手持ちの保険証は返却しておきましょう。

社会保険の手続き

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退職となれば、社会保険から抜けることとなります。次の会社が決まっていない場合、任意継続もできますので、どのような手続きを踏んだら良いかご自身でも詳しく調べる必要があります。在籍しているタイミングで、人事や総務の方と話して決めていきます。

雇用保険の手続き

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退職日までに「雇用保険被保険者証」をもらっておきます。雇用保険被保険者の番号が、退職後にハローワークに行った際、必要になることが多いため、必ず受け取っておきましょう。すぐにもらえない場合、番号をメモしておくと便利です。

所得税の手続き

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退職して1ヶ月以内に源泉徴収票が届きます。次の会社が決まっている場合は、次の会社に提出しましょう。退職後しばらくしても届かない場合は、会社に問い合わせてみましょう。

住民税の手続き

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会社がまとめて支払っている場合と個人で支払う場合があります。退職前にどのような方法をとっているのか、事前に確認をしておきましょう。

取引先や職場の人への挨拶回り

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大切なお客様や取引先、職場でお世話になった方々へ挨拶に回るのも、忘れずにしておきたいものです。退職日には菓子折りを用意して持参するなど、お世話になった方々への感謝の気持ちも示しましょう。

退職前のチェックシートを作っておこう

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退職前は、後任者への引継ぎやお客様回りで忙しくなりがちです。多忙になるとつい抜けがちな退職前の手続き。後で忘れていた、ということが無いよう、ご自身でもチェック項目を事前に作っておき、漏れがないように手続きをしていきましょう。

退職届に書く理由の書き方伝え方まとめ!

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ここまで退職届に書く理由の書き方、タイミングや理由の伝え方を詳しくご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。退職というとネガティブな印象を持たれがちですが、真摯に向き合った理由で交渉をすれば、お互い気持ち良い関係を築くこともできるでしょう。

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