仕事でノートのおすすめの作り方や書き方を調査!上手なまとめ方は?

仕事を円滑に進めるために、ノートを活用してみませんか。仕事用ノートの作り方を知らない人にもわかりやすいよう、ノートの選び方や書き方、整理術もお教えします。自分に適したまとめ方がきっと見つかるはずです。整理術をマスターして、仕事の効率を向上させましょう。

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目次

  1. 仕事においてのノート
  2. 仕事で使いやすいアナログノートの種類
  3. 仕事で使いやすいノートのサイズ
  4. 仕事で使いやすいノートの罫線
  5. 仕事用ノートにデジタル
  6. 総合的に見た仕事用ノートのおすすめ
  7. 仕事用ノートは分冊するより1冊にまとめる
  8. 仕事用ノートの活用方法には何がある?
  9. 仕事用ノートの書き方
  10. 仕事用ノートの作り方
  11. 仕事用ノートで大切な情報の整理術
  12. 仕事用ノート整理術の小ワザ
  13. 余白にはそのための理由がある!
  14. 仕事用ノートの筆記具
  15. 仕事用ノートの保存や保管
  16. スキャンでアナログをデジタルに!
  17. ノートで仕事がはかどる!

仕事においてのノート

ノートは学生の時に使ってから手にしていない人もいるのではないでしょうか。しかしノートは黒板を写すだけのものではありません。情報を整理しよりわかりやすく、より精度の高いものにしていくことができますし、頭の中を写し出すことで曖昧になりがちな記憶を頼らなくても済みます。仕事でのノートのまとめ方を覚えると、より効率的な仕事をすることができるのです。

仕事で使いやすいアナログノートの種類

一口にノートと言っても種類は様々です。自分の書き方やまとめ方との相性もありますし、仕事との相性もあります。営業のような外での活動が多い人と、1日をデスクワークメインで過ごす人とでは、選べる大きさや厚みも変わってきますし、情報のまとめ方やノートの作り方が違います。どんな種類があるかを知り、最適なものを選びましょう。

綴じノート

本のように背が綴じられているノートです。小学生や中学生時代に使うノートの大半がこれではないでしょうか。サイズや罫線の種類は様々で、良い点は簡単にバラけないことです。逆に言うと、並べ替えが必要なまとめ方をしたい人には向きません。

バインダーとルーズリーフ

専用のバインダーと、バインダーに合うルーズリーフから構成されます。店頭でよく見かけるサイズは、「A4」「A5」「B5」の3種類です。綴じノート同様罫線の種類や有無が様々で、一番の利点は差し替えや破棄など整理のしやすさです。穴が破けて綴じられなくなるなど強度の面ではやや劣りますが、仕事で使うノートは情報量が多くなるため最も活用しやすいのではないでしょうか。

リングノート

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aidama55さんの投稿

ダブルリングやスパイラルリングを用いて、ルーズリーフのような用紙を綴じてあるノートです。上記ふたつの特徴を足して割ったようなノートですが、大きな利点としては開いたときのスペースのコンパクトさです。綴じノートもルーズリーフ用バインダーも、開くと倍のスペースが必要になりますが、リングノートは折り返して用紙サイズのままのスペースで使うことができます。

仕事で使いやすいノートのサイズ

現在主流となっているサイズはA4(210mm×297mm)、もしくはB5(182mm×257mm)です。会社で使うプリント用紙などはA列が多く、学校などでよく使われているのはB列です。会社から配られた資料などを挟んだり貼り付けるようなまとめ方をするなら、A4の方が活用しやすいかもしれません。

A4では少し大きいため、持ち運びには不便といえます。そういった理由からか最近よく見かけるのが、A4の3分の1のサイズです。長辺を3分の1にした細長いサイズはコンパクトながら、A4の紙を貼り付けるのに苦労しないちょうど良さです。

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koboshirubyさんの投稿

A4の長辺を半分にしたA5サイズもあります。A4の3分の1サイズよりも流通が多く、罫線の種類やノートの表紙、バインダー本体の種類が豊富です。より自分のまとめ方に合う、お気に入りの1冊を見つけやすいでしょう。

仕事で使いやすいノートの罫線

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ikphotoeyeさんの投稿

罫線にも種類があります。横罫は文章をメインとしたまとめ方には最適です。罫線の間隔もA罫では7mm、B罫では6mmと選べます。無地はややイラスト向きです。近頃の情報整理術で人気なのは方眼で、文字に加え図なども書くまとめ方に向いているのが特徴です。

仕事用ノートにデジタル

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foto_danさんの投稿

何と言ってもデジタルの時代です。スマートフォンやタブレット、パソコンでノートを取ることも選択肢のひとつです。EvernoteやOneNoteなど一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。これらは複数の端末で編集可能なことも多く、場所や時間を選ばないことはとても便利です。

かさ張らないですし、常に全てのデータを手元に置いておけますので、ノートの作り方や整理術に幅広い方法を使えます。また必要があれば他の人と共有できるので、口頭で伝えて内容を間違えたり、わざわざコピーを取って渡すような手間も省けます。

総合的に見た仕事用ノートのおすすめ

ノートの様々な特徴をお伝えしましたが、仕事で使う際の一番のおすすめタイプは「A5」「方眼紙」「バインダー」です。A5は持ち運びやすいコンパクトさはありながら書ける量も多いですし、方眼紙を使えば文字と図の両方を扱いやすくなるためまとめ方や整理術の幅を広げてくれます。バインダーにはページの整理を楽にできるという、絶対的な利点があります。

仕事用ノートは分冊するより1冊にまとめる

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studiomeg2010さんの投稿

そしてノートは頭の中をそのまま写し出すようなイメージで、ひとつのノートにまとめることがおすすめです。仕事は常に複数の情報が絡み合いながら成り立つので、全て一元管理する作り方が効率的と言えます。複数のノートを使い情報をバラバラにしてしまうと、目的の情報を書いたノートを探すことから始める手間がありますし、分けただけノートが増えて荷物になることも欠点です。

仕事用ノートの活用方法には何がある?

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kanana0113さんの投稿

仕事にノートを活用したいなら、作り方や整理術よりも先に、活用方法を練りましょう。以下に上げるような使い方の中から自分の仕事で必要なものを選び、組み合わせながら自分の持つ情報を整理します。どのような活用方法を必要とし組み合わせるのかで、ノートの選択基準や作り方も変わってきます。

スケジュール管理

手帳で管理するものという意識の強いスケジュールですが、もちろんノートを使っても良いのです。仕事が立て込んでいる時期があれば1週間の流れを1ページにまとめたり、1年がかりのプロジェクトを見開きで俯瞰的にまとめることもできます。既成の枠がないことで、自分や仕事内容に合った書き方でスケジュール管理ができるようになります。

タスク管理

スケジュール管理よりも細かく、「Aについての資料を作る」といった行動などのタスク管理も、仕事においては重要です。これを書き出すことで思考を整理し、どういった順番でこなしていくかを考えることで、無駄な時間をなくします。どのような仕事でも必要になる使い方ではないでしょうか。

業務内容マニュアル

入社したてや部署の移動があった際には、仕事の仕方を覚える必要があります。これを自分なりのマニュアルにまとめることで、忘れたときや迷ったときの指針にできます。先輩や上司に聞くという時間を短縮できますし、結果的に早く覚えることにも繋がります。

会議メモ

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82ntcさんの投稿

メモならメモ帳と考えがちですが、会議のようにたくさんの情報が行き交う場ではノートを使うと効率的です。まず会議前に自分の考えをまとめておき、会議中に出てくる様々なアイディアや意見を追記することで、会議前から会議後までの流れを全て記録することができます。以前の会議での話を参考にするのも、ノートを振り返れば良いだけなので手っ取り早く済みます。

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k_eddy_zzad_suaさんの投稿

会議のように複数の人が集まると話す内容がどんどん変わってしまったり、同じ話の繰り返しになってしまう場合があります。話しながらノートにまとめていくことで、どんな話をしているのか、何に結論を求めたいのかがはっきりします。話の終着点を間違えたり、堂々巡りで会議が終わらないなどの問題を改善しましょう。

アイディア集

仕事中にふと思いついたアイディアを何かに記録することなく時間が経過し、忘れてしまった経験は誰にでもあると思います。そういった失敗もノートを活用することで防ぎます。忙しいときにもとりあえず書いておいて、後から考察を重ね書き足していくことでアイディアが広がっていきます。

行動記録

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little_stripe5さんの投稿

1日の行動を記録することで自分だけの参考資料を作ることができます。成功や失敗には複数の原因があるものですが、日々の何気ない行動に原因が潜んでいる可能性もあります。作業効率も振り返って考えると、より良い方法が見つかるかもしれません。仕事の仕方や作業時間などは書き留めないと忘れてしまうので、日頃から記録しておくことが肝心です。

仕事用ノートの書き方

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716yumeさんの投稿

使いたい活用方法がだいたい定まったら、書き方を考えてみましょう。活用項目ごとにページを分けてもいいですし、1日を1ページでまとめても良いでしょう。タスク、行動記録などは1日1ページにまとめる書き方がわかりやすいのではないでしょうか。

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xxxrenadonxxxさんの投稿

最初から綺麗なノートを目指そうとすると挫折しますので、とりあえずはどんどん書き込んでください。書き方で大事なのは「読めること」と「理解できること」です。読めないほど雑な字では意味がありませんし、書いた情報が飛び飛びで理解しにくいのも問題です。最低限読める字で書き、書き始めたことに関する項目は箇条書きや矢印などを使い、わかりやすくひとまとめにします。

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hachicoconoriさんの投稿

綺麗に書けていないページを捨ててしまう人は多いと思いますが、これは少し慎重になった方が良いです。書き殴ったようなときこそ、良いアイディアや気づきが書かれていたりします。常に手元に置かなくても、一定期間保存しておいて振り返ってみると、思わぬところで役立つ可能性があります。

仕事用ノートの作り方

ノートの最初の方に、目次を作ることをおすすめします。時間が経てば経つほど記憶は曖昧になり、どんなことを書いたか忘れてしまいます。しかし目次を作っておけば、ひと目で何を書いたのかを把握できるため、素早く知りたい情報を探し出すことができます。目次の作り方は「日付+タイトル」がわかりやすいでしょう。

内容を書いていく際には目次に対応させるため、日付とタイトルを書き込みます。これにより索引性能を上げ、より見返しやすくします。日付の他にページ数を入れる方法もありますが、バインダーを使う場合は順番を入れ替える可能性があるので気をつけてください。

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tomonkey217さんの投稿

複数の活用方法で使いたいなら、カテゴリ分けをすると使いやすいです。この場合バインダーが使いやすく、用紙と同じサイズのインデックスシートを入れることで分けやすくなります。綴じノートの場合ではインデックスシールを貼りノートを予め分割したり、カテゴリごとに色を決めてノートの端を着色したり、タイトルを色分けしておく作り方が便利でしょう。

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t.mamicoさんの投稿

他にも使いやすい仕事用ノートの作り方としては、しおりを挟むのも便利でしょう。バインダー用にできたとじ穴に切れ目の入ったしおりや、綴じノートに最適な紐を貼り付けるタイプのしおりもあります。クリップを使うのも良い手段で、しおりに使うことを目的としたクリップも販売されてます。

仕事用ノートで大切な情報の整理術

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camellia.3222さんの投稿

整理術と聞くと小難しそうですが、作業を簡単に進めることを助けてくれるものです。ひとつの情報をただそのままノートに書き込むのではなく、細分化し漠然とした思考を可視化することで、より効率的にしたり革新的なアイディアを生み出すことに繋げるために、整理術を使います。

書き込むときには1ページを3分割程度に分け、スペースごとに内容を振り分けると整理しやすいです。まず目標や目的を最初のスペースに書き、それを達成するためのアイディアやタスクを次のスペースに洗い出します。このとき無理に文章にしなくても大丈夫です。単語を思いつくままに書き出し切った時点で、最後のスペースに文章や図でまとめていきます。

例えば「Aについての資料を作る」という目的を書き込んだら、「参考になりそうな書籍の名前」「提出予定日」「1日にかける必要がある時間」など、書かなくても覚えていられそうなことまで書いていきます。これらを行う順番に並べ替えるなどしてまとめると、ひと目で情報がわかるようになります。

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kinue.s3さんの投稿

整理術を活用し目に見える形にすることで、どのようなやり方や順番で進めれば良いのか迷うことが減りますし、「参考にする書籍はBよりCが良いのではないか?」といったような「新たな可能性」に気づきやすくなります。ちょっとした思いつきは忘れやすいので、細分化し書き足していくことでより良い選択肢を選ぶことができるようになります。

仕事用ノート整理術の小ワザ

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sunao.cocoさんの投稿

ノートを使っていると使いにくさを感じることがあります。そんなときは書き方やまとめ方に小ワザ的整理術で工夫を加え、より良く活用しましょう。

前と後ろから使う

綴じノートとリングノートに活用する方法で、複数のことを1冊のノートにまとめたいときの書き方です。例えばスケジュール管理は前から、アイディア集は後ろから使うことで情報の混乱を避けます。

付箋を使う

ノートにはまとめたいけどとりあえずササッと走り書きしたい、そんなときには付箋を活用しましょう。ただのメモ用紙だと失くすこともありますが、貼り付けられる付箋なら失くす心配がありません。

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apollo.a_aさんの投稿

またタスク管理に保存の必要がないと感じている場合、付箋で管理するまとめ方もおすすめです。終わったものから捨てていったり、繰り返し発生するタスクを使いまわしたりもできます。仮の予定を付箋にまとめておいて、決定したものから写していく書き方もあります。

略語や記号を使う

時間短縮の面やプライバシー保護の面から、独自の略語や記号を使う人もいます。「会議」など画数の多い漢字を「MTG(meetingの略)」としたり、独自の記号を作るような書き方なら、時間も短縮できて文字を書く労力も減ります。人や企業の名前を頭文字で書いておけば、出先でノートを開いて人に見られても相手は何のことかわからないでしょうから、プライバシーを守れます。

余白にはそのための理由がある!

仕事用ノートは一度書いたら終わりではありません。どんな活用方法でもそうです。スケジュールの変更があるかもしれないですし、アイディアはより良いものへとアップグレードできるかもしれません。「書き足して更新する」ことを続けていくことで、情報の精度がより上がっていきます。そのために余白のある書き方をしてみましょう。

仕事用ノートの筆記具

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manano_stさんの投稿

筆記具が違えば、ノートの書き方や作り方をさらに良く変えることができます。ノートを書きやすく、見やすくするために筆記具を使い分けてみましょう。3色ボールペンや蛍光ペンを使っても良いですし、色鉛筆も役立ちます。大事なことや時間の差し迫った項目を赤で書くだけでも視認性が上がり、パッと見ただけで把握できるのでおすすめです。

仕事用ノートの保存や保管

仕事を続けていくと必然的にノートの数が増えていきます。しかしそれをいつも持ち歩くのは不便ですし、時間が経つと必要なくなる情報も出てきます。そういったものは安易に捨ててしまわず、保管し時々見返すことをおすすめします。元々はただのメモだったような項目も、後から見返すと良いマニュアルとして使えたり、行動指針を見つけられたりします。

スキャンでアナログをデジタルに!

保管する場合は自宅や会社のデスク周りに置いておくと、量が増えれば増えるほどスペース確保に悩みます。そこで活躍するのがスキャナーです。もちろん専用のスキャナーを購入しても良いのですが、最近ではスマートフォンのカメラで撮るだけで、きちんと補正などをしてスキャンしてくれるアプリも出ています。無料で使えるものもたくさんあるので、ぜひ検討してみてください。

ノートで仕事がはかどる!

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tppei_31さんの投稿

試してみたい仕事用ノートの作り方や整理術は見つかりましたか。ここにある以外にもたくさんの作り方や整理術があり、何が適しているかはひとりひとり違います。ノートひとつで仕事がより捗るのですから、みなさんに試してもらいたいです。ぜひ試行錯誤を重ねて、自分だけのまとめ方を見つけてください。

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