稟議書の上手な書き方のコツとは?修理や物品購入の際の例文を紹介!

社内で自分の要望などを通すときに必要なのが「稟議書」です。物品を購入したり業務に必要なものを修理するときに提出し、決裁者に承認をしてもらいます。その稟議書において大切なことは書き方です。そこで今回は、稟議書の上手な書き方のコツを例文を交えてまとめています。

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目次

  1. 稟議書の上手な書き方のコツを解説!修理や物品購入のときの例文も!
  2. 稟議書とは?
  3. 稟議書の上手な書き方のコツとは?
  4. 稟議書の修理や物品購入の際の例文を紹介!
  5. 稟議書の上手な書き方のコツまとめ!

稟議書の上手な書き方のコツを解説!修理や物品購入のときの例文も!

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稟議書は決裁者が最終判断をする材料になる書類であり、同じ内容であったとしても書き方が悪ければ承認されないこともあります。そのため、しっかりと相手に伝わるように稟議書を書くことが大切です。ここからは稟議書の上手な書き方のコツを例文を交えて紹介していきます。

稟議書とは?

社内文書の種類の一つ

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稟議書とは社内文書の種類の一つで、何か仕事・会社にとって必要なものを購入するときや、大きな判断をするときに必要なもので、決裁者に承認をしてもらうために用意する提案書のようなものです。基本的には「何で必要か」という目的を記載するのが一般的です。

上司に決裁してもらうもの

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基本的に稟議書は上司に決裁してもらうものであり、要求が通るように説得するような書類です。基本的に、会社の費用や時間を必要とする際に必要となりますが、会社によって一定の金額までは稟議書が必要ない場合も少なくありません。

修理を要するときの許可してもらうもの

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例えば仕事で使っているパソコンや営業車に不具合が発生した場合、そのままだと仕事に支障が出るので修理をする必要があります。当然ですが、この修理にも費用はかかり会社が負担するものとなるため、稟議書で修理が妥当なものか判断してもらいます。

物品購入のときに承認してもらうもの

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稟議書を使う機会で最も多いのが、何かしら仕事上で必要となる物品を購入するときです。多少の金額であれば稟議書・申請が必要ない企業も多いですが、高額な物品を購入するときには稟議書が必要になることが多いです。

人材を確保したいときに承諾してもらうもの

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物品購入以外にも、稟議書は企業にとって費用が必要になる場合や、大きな判断をするときに必要となります。例えば人材を採用するときです。人材を採用するときは給料以外にも、広告掲載費や広報活動費など様々な費用を会社は負担することになります。その会社の出費に対して、増員が必要なのか、妥当な人材なのか判断する必要があります。

取引先と契約するときに判断してもらうもの

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会社にとって費用を負担する機会は、物品購入以外にも該当します。例えば何か新しいサービスを導入するときにも費用が発生しますし、その費用に対してどれくらい効果があるのかも重要になります。また、今まで取引のない会社と新規契約する際なども必要となるケースも少なくありません。

稟議書の上手な書き方のコツとは?

書くべき内容とは?

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稟議書に書くべき内容は大きく3つあります。1つ目は費用が発生する「モノ」のことで、商品名やどのような機能があるのか記載します。2つ目は価格などの費用です。3つ目が最も重要で、購入・導入する理由です。この理由に説得力がなければ稟議書を書いても通りません。

社内文書ではスピードが重要

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社内文書で重要になることは「スピード」です。稟議書は決裁者が承認する書類になり、提出してから確認、決裁という流れになります。決裁者が一人でない場合もあり得ます。よって、仕事で使うものが故障してしまい、稟議書が通らないと修理ができないような場合もあるので、稟議書を作成するときはスピードも重視します。

必要な情報を簡潔に

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ここまでのように、稟議書は社内文書であり複数の決裁者が目を通す可能性もあるので、簡潔で分かりやすい書き方をする必要があります。しかし、内容を簡素にすれば良いというものではないので、しっかりと必要な情報を記載することも大事なポイントとなります。

稟議書の書き方のコツ1:「なぜ」必要なのか

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稟議書の書き方のコツ1つ目は「必要性」です。当然ですが、会社は利益を生み出すための組織であり、基本的な考え方は収入を増やして出費を抑えることです。つまり必要性がない物品購入はできません。必要性を明記することが大切です。

稟議書の書き方のコツ2:承認は「いつまでに?」

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稟議書の書き方のコツ2つ目は「期限」です。稟議書の内容によっては緊急性を要する場合もあり、承認の期限が重要となるケースも多々あります。このように稟議書に期限を記入することで重要度が高い案件として処理してもらうことが可能です。

稟議書の書き方のコツ3:「どんな」メリットがあるのか

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稟議書の書き方のコツ3つ目は「メリット」です。稟議書の書き方で最も重要なポイントはメリットです。何かしらメリットがあるから物品購入や新規契約を行いますが、このメリットが欠如していたり、必要性を感じない内容であると、承認を得ることが出来ない場合も出てきてしまいます。

稟議書の書き方のコツ4:「どんな」デメリットがあるのか

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稟議書の書き方のコツ4つ目は「デメリット」です。メリットと一緒に稟議書の説得力を付加する内容が、物品購入などを行わなかったときにどのようなデメリットがあるかです。例文としては「○○がないと現状の業務が○日間ストップします。」などです。

稟議書の修理や物品購入の際の例文を紹介!

修理の際の稟議書

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稟議書の書き方で参考になるのが、同じような事例の例文です。例えば何か修理を行う場合の修理理由の例文としては「業務に必要なパソコンが破損し、業務を行うことができないため。」などと簡潔に且つ明確に記入します。

物品購入の際の稟議書

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業務に必要なものを修理する場合は比較的稟議は通りやすいです。しかし稟議書の書き方をしっかり把握しておきたいのが何かしら物品購入を行うときです。物品購入の稟議書の例文としては「この物品を購入することで、業務効率を○○%改善することができます。」など説得力がある内容を書くことが大切です。

人材採用(募集)の際の稟議書

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人材を確保するときの稟議書は2パターンあります。1つは人材を募集する広告費の承認をもらうときで、2つ目は人材を採用するときです。会社にとって重要なのは後者です。このような人材採用の稟議書の例文は「○○を採用することにより、○○を行うことができプロジェクトをより円滑に進めることができます。」など、採用する理由を明記します。

新規取引(契約)の際の稟議書

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何かのサービスを新規取引するときの稟議書の書き方に関しては、やはり必要性と説得力が必要になります。この場合の稟議書の例文は「新サービスの○○を導入することにより、売上が○○増えます。」などです。また、このような稟議書は取引先の情報を別添する必要がある場合もあります。

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稟議書の上手な書き方のコツまとめ!

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今回は稟議書の上手な書き方のコツを例文を交えて紹介してきました。重要なことは会社内で何か新しいことをするときはお金がかかるということです。このお金も自分が負担している訳ではないので軽視しがちですが、自分事だと捉えて承認してもらうのに相応しい内容や理由を添えることが重要です。

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