Gmailで未読メールを処理する方法!既読やアーカイブ・削除など紹介!

ビジネスでメールを使っているときの大きな悩みの1つに未読メールの処理があります。多くの方が使っているGmailでは設定次第で未読メールを自動で処理することが可能なのでおすすめです。今回はGmailで未読メールを処理する方法についてまとめています。

Gmailで未読メールを処理する方法!既読やアーカイブ・削除など紹介!のイメージ

目次

  1. ビジネスを効率化!未読メールの処理方法とは?
  2. 未読メールを自動化してメールの処理を楽にしよう
  3. Gmailの未読メールの効果的な7つの処理方法
  4. Gmailの未読メールの処理1:確認方法
  5. Gmailの未読メールの処理2:検索方法
  6. Gmailの未読メールの処理3:ラベル分け
  7. Gmailの未読メールの処理4:既読にする
  8. Gmailの未読メールの処理5:重要マーク
  9. Gmailの未読メールの処理6:削除する
  10. Gmailの未読メールの処理7:転送する
  11. 多くの企業の課題を簡単設定で解消できる!

ビジネスを効率化!未読メールの処理方法とは?

ビジネスマンにとってメールの処理は効率化していきたい作業の1つです。実際にGmailを使って入れば簡単な設定で読む必要がない未読メールを大幅に自動処理することができます。ここからはGmailで未読メールを処理する方法について紹介していきます。

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未読メールを自動化してメールの処理を楽にしよう

メールの処理を簡単にできる

ビジネスでメールを使っていると人によっては数百通近いメールが1日に送られてきます。そのためメールの処理だけで1日の大半の時間を使ってしまいます。メールシステムでGmailを使っている場合は未読メールの処理を自動化することである程度解決することが可能です。

自動化の基本を押さえる

実際にビジネスでGmailを使っている方は多いですが、Gmailの機能を使いこなしている方は少ないです。このような未読メールの処理を自動化することなどはGmailの機能の基本的な部分になるので、しっかりと基本を押さえておくことが大切です。

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Gmailの未読メールの効果的な7つの処理方法

ラベルとフィルタを有効利用

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8188otokamさんの投稿

実際に未読メールが溜まっている状態だとやることが多く感じられ、それだけで疲れてしまいます。Gmailの場合だとラベルとフィルタの機能を使うことで未読メールを減らしメールボックスを整理することができます。

未読メールの処理方法とは?

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y.mamoru0315さんの投稿

実際に数百通もメールが来ていても、重要なメールはその中でも一部です。そのため、確認する必要のないメールなどを削除したりアーカイブすることで業務を短縮できます。ここからはGmailの未読メールの処理について説明していきます。

Gmailの未読メールの処理1:確認方法

未読メールの確認方法

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miho.saekiさんの投稿

Gmailの未読メールの処理1つ目は「確認方法」です。まずは未読メールがどれくらいの数あるかを把握することも重要です。実際に未読メールは受信メール一覧に白く太文字で表示されます。内容を確認するとこの白で強調された表示が消え、フォントも戻ります。

確認方法とは

また未読メールの件数ですが、基本的にGmailのホーム画面の左側に各ラベルの名前がありますが、そのラベル名の右に未読メールがある場合は数字が記載されています。この数字が未読メールの数になります。

Gmailの未読メールの処理2:検索方法

未読メールの検索方法

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mocomoco.cogiさんの投稿

Gmailの未読メールの処理2つ目は「検索方法」です。各ラベルに分けられた未読メールを全てまとめて表示させるためにはGmailのホーム画面の検索窓に「is:unread」と入力します。そうするとGmail内の未読メールが全て表示されます。

検索方法とは

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toshiya904さんの投稿

また、特定のラベル内の未読メールだけを表示させる場合は検索窓に「is:unread」とスペースを空けて「label:○○」とラベルの名前を入れれば、指定したラベル内の未読メールだけが表示されます。

Gmailの未読メールの処理3:ラベル分け

未読メールのラベル分け

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fuuko.nicoleさんの投稿

Gmailの未読メールの処理3つ目は「ラベル分け」です。このようにラベルを分けることによってGmailを整理することができます。ラベルと一緒にフィルタを作成することで自動振り分けできますが、アーカイブの設定を行わないと受信トレイには全てのメールが表示されます。

ラベル分けする方法とは

実際にフィルタ設定でラベルにメールを自動振り分けする際に同時にアーカイブの設定も行います。このようにアーカイブの設定をすることで受信トレイの未読メールを減らすことができます。ラベルと自動処理の機能を付けるときはアーカイブの設定を忘れずに行うのが大切です。

Gmailの未読メールの処理4:既読にする

未読メールを既読にする

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yu___maeさんの投稿

Gmailの未読メールの処理4つ目は「既読にする」です。未読メールが多すぎると重要なメールが埋もれてしまいミスを起こす可能性も上がってしまいます。そのため未読メールを読んでいなくても自動的に既読にする機能も重要です。

既読にする方法とは

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yamaneco011302さんの投稿

例えば部下が多くいる部署での日報などに関しては、重要なメールと比較すると優先度は低くなります。このようなメールはフィルタで簡単に既読にすることができるのでおすすめです。

Gmailの未読メールの処理5:重要マーク

未読メールに重要マークをつける

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k__musuさんの投稿

Gmailの未読メールの処理5つ目は「重要マーク」です。先程のような業務報告でも重要なメールに関しては「重要」などと件名に入れるルールを作れば既読になっても重要マークを付ける設定にすることも可能です。

重要マークをつける方法とは

この場合はフィルタを作成する際に日報などの設定したキーワードのメールは既読になるように設定し、重要などのキーワードが入ったメールに「重要マークをつける」という設定にするだけで大丈夫です。このように複数の条件を組み合わせて設定することもできます。

Gmailの未読メールの処理6:削除する

未読メールを削除する

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yuka.tomita88さんの投稿

Gmailの未読メールの処理6つ目は「削除する」です。未読メールの中にはメルマガや営業メールなど読む必要がないメールも多くあります。実際にGmailのメールボックスに未読が多い方はこのようなメールが多いです。

削除する方法とは

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myself_____95さんの投稿

ここまでのように既読にしたりアーカイブすることも重要ですが、必要ないメールは削除する設定にした方が良いです。フィルタの設定でアドレスやテキストを指定すれば簡単に自動削除できるのでおすすめです。実際に削除されたメールはそのままゴミ箱に行くので未読になりません。

Gmailの未読メールの処理7:転送する

未読メールを転送する

Gmailの未読メールの処理6つ目は「転送する」です。Gmailの場合はアカウントを無料で作れるので、特定のメールを自動で別のメールに転送することができます。転送する設定とアーカイブか削除する設定をすることで未読メールを減らすことができます。

転送する方法とは

この方法もGmailの設定画面のフィルタで簡単に設定することが可能です。特に転送先のメールアドレスに制限はないので、会社のポリシーに沿うように活用すればGmailの未読を減らすことができます。

多くの企業の課題を簡単設定で解消できる!

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05minamiiさんの投稿

今回はGmailで未読メールを処理する方法について紹介してきました。このような方法を駆使することでメールボックスの中をスッキリさせることができ、業務自体を減らすことが可能です。実際にメールの処理時間に関しては多くの企業の課題として挙がっているので効率化する方法を実践するのがおすすめです。

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