Gmailのラベル機能の作成方法とは?自動で整理される使い方紹介!

多くの人が使っているメールサービスにGmailがありますが、Gmailは設定する機能によってより便利にすることができます。その中でも押えておきたい基本的な機能にラベルがあります。今回はGmailのラベル機能の作成方法についてまとめています。

Gmailのラベル機能の作成方法とは?自動で整理される使い方紹介!のイメージ

目次

  1. Gmailのラベルとは?設定次第で高速化が可能
  2. ラベルを使って効率化!Gmailの便利な機能とは?
  3. Gmailで便利なラベル作成の7つのポイント
  4. Gmailのラベル作成方法と自動整理1:設定画面
  5. Gmailのラベル作成方法と自動整理2:ラベル作成
  6. Gmailのラベル作成方法と自動整理3:フィルタ作成
  7. Gmailのラベル作成方法と自動整理4:手動
  8. Gmailのラベル作成方法と自動整理5:自動
  9. Gmailのラベル作成方法と自動整理6:削除
  10. Gmailのラベル作成方法と自動整理7:ブロック
  11. ラベルとフィルタでメール処理の時間を短縮できる

Gmailのラベルとは?設定次第で高速化が可能

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sakieuropaさんの投稿

Gmailの機能は設定次第でビジネスを高速化します。しかしこの機能の設定方法などは知らない方が多く、効率化できている人との差が大きいです。実際にGmailのラベル機能などは非常に便利です。ここからはGmailのラベル機能の作成方法について紹介していきます。

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ラベルを使って効率化!Gmailの便利な機能とは?

Gmailをもっと効率化する

仕事で多くの会社が使っているメールのツールにGmailがあります。Gmailには様々な機能がありますが、個別にラベルなどを設定するとメールの処理が速くなり、ビジネスを効率化できます。その中でも是非知っておきたい機能にラベルがあります。

ラベルでスッキリする

このラベルとは一般的なメールシステムで言うフォルダのような役割を果たす機能のことです。また、ラベルとフィルタという機能を合わせればメールを自動的に整理でき、ラベルを使うことでGmailをスッキリさせることができます。

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Gmailで便利なラベル作成の7つのポイント

覚えておくと便利

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tonyroommadeさんの投稿

実際にこのラベルとフィルタはセットで使うことが多く、特にラベルに関してはGmailの基本的な機能なのでしっかりとラベルの機能を押えておくことのがおすすめです。ラベルはフォルダ、フィルタは自動処理機能と覚えておくと良いです。

ラベルの作成方法とは?

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huwamoko._.manaさんの投稿

このラベルとフィルタ機能に関してはGmailの基本機能と呼ばれているので非常に簡単に設定できます。ここからはGmailのラベル作成方法と自動整理について説明していきます。

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Gmailのラベル作成方法と自動整理1:設定画面

設定画面の操作方法

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mikaaa__rfさんの投稿

Gmailのラベル作成方法と自動整理1つ目は「設定画面」です。Gmailには様々な設定をするための設定画面があります。この設定画面でラベルやフィルタの機能を設定することができますが、他の機能の設定なども変更できます。

設定画面の効果的な使い方

この設定画面はGmailのホーム画面の右上に歯車のようなマークがあります。この歯車のマークはGoogleのアプリ共通で「設定」を意味しています。この歯車のマークの中に「設定」という項目があるのでそこを選択すると設定画面を開くことができます。

Gmailのラベル作成方法と自動整理2:ラベル作成

ラベル作成の方法

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michishoさんの投稿

Gmailのラベル作成方法と自動整理2つ目は「ラベル作成」です。このように設定画面に移ったらそのカテゴリーの中に「ラベル」があるので選択します。このラベルには既存のGmailが定めたラベルがいくつかあり、その中に「新しいラベルを作成」というボタンがあるのでそこでラベルを新規作成します。

ラベル作成の効果的な使い方

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gakuseibu_hokkaido_jiminさんの投稿

このラベルには通常のラベルと大項目としてのラベルを作ることができます。例えば、「プロジェクトA」というラベルを作成し、プロジェクトAに関する報告や連絡事項を別で管理したい場合は「業務連絡」というラベルを作成し、「次のラベルの下位にネスト」で「プロジェクトA」を選択すると、プロジェクトAのラベルに紐づきます。

Gmailのラベル作成方法と自動整理3:フィルタ作成

フィルタ作成の方法

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cit_reuseさんの投稿

Gmailのラベル作成方法と自動整理3つ目は「フィルタ作成」です。ラベルは作成しただけではただのフォルダになるので、フィルタ機能を活用して自動的に整理できるようにします。フィルタもラベルと同様に設定画面で設定できます。

フィルタ作成の効果的な使い方

設定画面に「フィルタ」という項目があるので選択し、「新しいフィルタを作成」を選択します。そこでメールアドレスかテキストなど条件を指定して、ラベルを指定するとそのラベルにメールが自動振り分けされるようになります。

Gmailのラベル作成方法と自動整理4:手動

手動の方法

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katsue.9999さんの投稿

Gmailのラベル作成方法と自動整理4つ目は「手動」です。このフィルタ機能では条件を特定するのに限界があるので全てのメールを自動化することはできません。しかし、ラベル毎に整理しないと受信メールBOXは見にくくなります。

手動のポイントと使い方

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ta_makoto_hamasakiさんの投稿

この場合は条件で振り分けられなかったメールを手動で該当するラベルに移動させることができます。方法は簡単で該当するメールのチェックボックスにチェックを入れて、移動先のラベルにドラッグアンドドロップするだけです。このチェックボックスは複数のメールに付けることもできるので一括処理も可能です。

Gmailのラベル作成方法と自動整理5:自動

自動の方法

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hiratakagu_syacyouさんの投稿

Gmailのラベル作成方法と自動整理5つ目は「自動」です。先程のフィルタの機能ですがメールを自動でラベルに振り分けるだけではなく、条件さえ設定すれば様々な自動処理が可能です。実際にこの自動処理を行うことでメールの確認漏れがなくなったり、メールボックスを整理することが可能です。

自動のポイントと使い方

例えば特定の相手からのメールを指定したアドレスに自動で転送することができたり、重要マークを付けることも可能です。このメールの自動処理を使いこなせば比較的ビジネスも簡略化することができて効率化を図ることができます。

Gmailのラベル作成方法と自動整理6:削除

削除の方法

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mihoclemaさんの投稿

Gmailのラベル作成方法と自動整理6つ目は「削除」です。このラベルとフィルタ機能を使えば指定してメールをメールボックスに残さずそのまま削除することができます。営業メールなどは量が多いと毎日届きますし、必要ないメールを処理する時間ももったいないです。

削除のポイントと使い方

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tsubasa.saさんの投稿

この場合はフィルタを作成するときに、該当するメールアドレスかテキストを条件として設定して、自動処理を「削除」にします。そうすると該当するメールはメールボックスを経由せずに、そのままゴミ箱へ直行します。

Gmailのラベル作成方法と自動整理7:ブロック

ブロックの方法

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shino11027さんの投稿

Gmailのラベル作成方法と自動整理7つ目は「ブロック」です。先程の削除機能も非常に便利ですが、テキストではなく特定のアドレスを指定してブロックすることも可能です。このブロックしたメールは受信メールBOXを経由せずに迷惑メールのラベルに自動処理されます。

ブロックのポイントと使い方

このメールブロックの方法はさらに簡単で、該当するメールを開きメニューを開くと「○○さんをブロックする」という項目が表示されるので選択するだけです。迷惑メールのフォルダを見れば内容を確認できますし、フィルタの設定画面でブロックをやめることもできます。

ラベルとフィルタでメール処理の時間を短縮できる

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yoshimaru12さんの投稿

今回はGmailのラベル機能の作成方法について紹介してきました。実際にGmailにおいてラベルとフィルタの組み合わせは基本的な機能になるのでしっかりと使いこなせるようにするのがおすすめです。メールの処理に時間がかかっている方も多くいるので効率化することが可能です。

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