Gmailのフィルタ作成方法とは?設定や自動処理の仕方まとめ!

Gmailをビジネスで使っている方は多くいますが、その機能を使いこなしている方は少数です。実際にGmailの基本機能であるフィルタに関しては自動処理をすることが可能なので非常に便利です。今回はGmailのフィルタ作成方法についてまとめています。

Gmailのフィルタ作成方法とは?設定や自動処理の仕方まとめ!のイメージ

目次

  1. Gmailの代表的な機能のフィルタ!その作成方法とは
  2. Gmailのフィルタを使うことで効率化が可能!
  3. Gmailのフィルタの有効な7つの使い方
  4. Gmailのフィルタ作成方法や使い方1:設定
  5. Gmailのフィルタ作成方法や使い方2:機能
  6. Gmailのフィルタ作成方法や使い方3:ラベル
  7. Gmailのフィルタ作成方法や使い方4:アドレス
  8. Gmailのフィルタ作成方法や使い方5:テキスト
  9. Gmailのフィルタ作成方法や使い方6:削除
  10. Gmailのフィルタ作成方法や使い方7:ブロック
  11. 類似のメールが複数あれば条件を指定して効率化!

Gmailの代表的な機能のフィルタ!その作成方法とは

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c.k4stさんの投稿

Gmailの代表的な機能と言えば「フィルタ」が挙げられることがあります。メールの振り分けや自動処理を行う機能なので非常に便利ですし設定も簡単です。ここからはGmailのフィルタ作成方法について紹介していきます。

Gmailのフィルタを使うことで効率化が可能!

ビジネスで使うなら必須の機能

無料のメールサービスで特に使いやすく人気が高いGmailですが、その中でもフィルタの設定を行うことがおすすめです。特にビジネスでメールを使う場合はフィルタの設定によりビジネスを効率化・高速化することが可能です。

フォルダではなくラベルがある

実際にGmailでは通常のメールシステムに搭載されている「フォルダ」という機能はなく、代わりに「ラベル」という機能が搭載されています。このラベルとフィルタを使うことでGmailは非常に使いやすくなります。

Gmailのフィルタの有効な7つの使い方

自動処理機能が便利!

実際にビジネスでメールを使う場合は1日に100通以上処理する必要がある場合もあります。しかし、そのメールのほとんどは自動処理できるような必要ない内容のものが多いです。このような重要ではないメールに関してはフィルタで自動処理するのがおすすめです。

フィルタの使い方とは?

このGmailのフィルタを使えばメールの処理の手間を大幅に短縮できますし、メールボックスもすっきり整理することができます。ここからはGmailのフィルタ作成方法や使い方・設定方法について説明していきます。

Gmailのフィルタ作成方法や使い方1:設定

フィルタの設定とは?

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superkiyukataさんの投稿

Gmailのフィルタ作成方法や使い方・設定方法1つ目は「設定」です。フィルタの設定方法は非常に簡単で、Gmailのホーム画面にある設定からフィルタを設定することが可能です。基本的なGmailの機能はこの設定画面で行うことができるので、覚えておくと便利です。

フィルタの設定のポイント

Gmailの設定画面はホーム画面の右上に存在する歯車のようなマークを押すことで出現します。歯車のマークを押すと「設定」という項目が現れるのでそちらを選択し、フィルタのカテゴリーを選択することで様々な設定をすることが可能です。

Gmailのフィルタ作成方法や使い方2:機能

フィルタの機能とは?

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yu1070さんの投稿

Gmailのフィルタ作成方法や使い方・設定方法2つ目は「機能」です。Gmailのフィルタの機能はいくつかあります。代表的な機能はメールの振り分けなどの自動処理になります。この自動処理を設定すればGmailが勝手に処理をしてくれるので非常に便利です。

フィルタの機能のポイント

この自動処理にもいくつも種類があり、指定したラベルに振り分けるものから指定したアドレスに転送を自動処理することも可能です。基本的には普段行っている業務を自動処理することで効率化をすることができます。

Gmailのフィルタ作成方法や使い方3:ラベル

フィルタのラベルとは?

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emi.8200さんの投稿

Gmailのフィルタ作成方法や使い方・設定方法3つ目は「ラベル」です。基本的にフィルタはラベルと一緒に使うことが多いです。実際にフィルタで設定した条件の通り指定したラベルにメールを振り分けるために使う方がほとんどです。

フィルタのラベルのポイント

実際には指定した条件のメールにスターを付けたり、重要マークを付けたり・付けなかったりすることが可能です。このような機能を使いこなせば普段の業務が少なくなるだけではなく、メールを探す手間も省けますし、メールを検索するときも早く済みます。

Gmailのフィルタ作成方法や使い方4:アドレス

フィルタのアドレスとは?

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seigofukushiさんの投稿

Gmailのフィルタ作成方法や使い方・設定方法4つ目は「アドレス」です。フィルタで設定できる条件の1つがメールアドレスです。特定のメールアドレスからのメールは指定したラベルに振り分けることで管理がしやすくなります。

フィルタのアドレスのポイント

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shirotori.higashiさんの投稿

例えば取引先で接点が多い企業があればその企業のメールアドレスを登録してラベルを作成することで、それ以外のメールが見やすくなりますし重要なメールも漏れなくすることが可能です。このようによくやり取りするメールアドレスを登録するのがおすすめです。

Gmailのフィルタ作成方法や使い方5:テキスト

フィルタのテキストとは?

Gmailのフィルタ作成方法や使い方・設定方法5つ目は「テキスト」です。フィルタの条件設定はメールアドレス以外にもテキストで自動処理をすることが可能です。例えば「日次報告」や「日報」などのテキストが件名に入っていれば「業務報告」というラベルを作れば自動処理することが可能です。

フィルタのテキストのポイント

実際にこのテキストは工夫することで非常にメールボックスを整理することができます。先程の日報などは管理下にある部下の人数が多ければそれだけでメールボックスは埋まってしまいます。そのためラベルと上手く組み合わせて効率化することが可能です。

Gmailのフィルタ作成方法や使い方6:削除

フィルタの削除とは?

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study__hgさんの投稿

Gmailのフィルタ作成方法や使い方・設定方法6つ目は「削除」です。例えばメルマガや興味のない営業メールでメールボックスが埋まってしまうこともあります。このような場合はアドレスを使ってフィルタを設定すれば処理する手間が省けます。

フィルタの削除のポイント

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ma.sa3356さんの投稿

この場合はフィルタを作成するときにアドレスを指定し、指示する行動を「削除」にすると受信メールBOXを経由せずにゴミ箱のそのまま振り分けられます。メルマガなどは解除するのも面倒ですし、営業メールは配信停止を依頼してもメールが来ることが多いのでおすすめです。

Gmailのフィルタ作成方法や使い方7:ブロック

フィルタのブロックとは?

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gakuseibu_hokkaido_jiminさんの投稿

Gmailのフィルタ作成方法や使い方・設定方法7つ目は「ブロック」です。削除と同じような機能ですが、メール自体をブロックすることができます。メールアドレスをブロックすると自動的に迷惑メールに自動処理されます。

フィルタのブロックのポイント

このブロックをする方法は受信メールBOX内の該当するメールを開き、右上にあるメニューを選択します。そこの「○○さん」をブロックするという項目があるので、選択するとブロックできます。ブロックを解除する場合はフィルタの設定画面で解除できます。

類似のメールが複数あれば条件を指定して効率化!

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tsubasa.saさんの投稿

今回はGmailのフィルタ作成方法について紹介してきました。実際にGmailでフィルタを作成するのは非常に簡単でメールボックスに取引先からのメールが複数あれば、簡単に条件を定義できます。しばらくメールを使ってみて複数あるメールはフィルタで効率化するのがおすすめです。

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