Gmailの署名の設定方法とは?意味や機能の使い方を徹底解説!

ビジネスなどで使っている方が多いGmailですが、Gmailは設定画面でより便利に効率化することが可能です。そして基本の設定として押えておきたいのがGmailの「署名の設定」です。今回はGmailの署名の設定方法についてまとめています。

Gmailの署名の設定方法とは?意味や機能の使い方を徹底解説!のイメージ

目次

  1. ビジネスマナーとして当然?Gmailの署名登録とは
  2. Gmailを使うなら署名を登録して効率化しよう!
  3. Gmailの署名を登録する7つの方法と登録内容
  4. Gmailの署名の設定方法1:機能
  5. Gmailの署名の設定方法2:設定画面
  6. Gmailの署名の設定方法3:全般
  7. Gmailの署名の設定方法4:名前
  8. Gmailの署名の設定方法5:メールアドレス
  9. Gmailの署名の設定方法6:電話番号
  10. Gmailの署名の設定方法7:URL
  11. 未登録の場合は一刻も早く署名を登録しよう!

ビジネスマナーとして当然?Gmailの署名登録とは

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shihorose176さんの投稿

ビジネスでメールを送るときに重要なビジネスマナーとして署名があります。この署名は毎回入力すると手間なのでGmailでは設定画面で登録するのがおすすめです。ここからはGmailの署名の設定方法について紹介していきます。

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Gmailを使うなら署名を登録して効率化しよう!

ビジネスメールなら署名を登録しよう

ビジネスでもプライベートでも使っている方が多いメールのサービスにGmailがあります。このGmailはカレンダーと連携したり、チャットを送る機能などもあるので非常に便利です。その中で活用したい機能に署名があります。

署名登録はビジネスマナー

特にビジネスメールであれば、メールのマナーとして自分の署名をメールに入れるのが普通です。実際に相手は署名を見て誰のメールか確認することもあるので署名付きのメールを送ることは非常に重要なことです。

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Gmailの署名を登録する7つの方法と登録内容

署名は登録すると自動挿入される

実際に署名を毎回入力している方もいますが非常に非効率的です。使っているメールの機能にもよりますが、基本的に署名は設定すれば自動挿入されるのが一般的です。Gmailにも署名を挿入する機能があるので設定するのがおすすめです。

Gmailの署名の登録方法とは?

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yuki.snowy.0220さんの投稿

実際にビジネスとしてGmailを使っている場合はしっかりと署名の意味を把握して使いこなすのがおすすめです。ここからはGmailの署名の意味や設定方法などについて説明していきます。

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Gmailの署名の設定方法1:機能

Gmailの署名の機能とは?

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masa199599さんの投稿

Gmailの署名の意味や設定方法1つ目は「機能」です。Gmailの署名機能ですが、一般的なメールシステムと同様に登録した署名を自動挿入することができます。この署名が挿入されるタイミングはメールが作成されたときです。

機能のポイント

メールのシステムによって署名が挿入されるタイミングは異なりますが、Gmailの場合はメールを作成したタイミングで署名が自動挿入されます。この署名は新規作成した場合もそうですし、返信や転送する場合もメール作成画面が立ち上がったタイミングで署名が挿入されます。

Gmailの署名の設定方法2:設定画面

Gmailの署名の設定画面とは?

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takyo__tonyさんの投稿

Gmailの署名の意味や設定方法2つ目は「設定画面」です。Gmailで署名を登録するためにはGmailの設定画面で署名を登録する必要があります。この設定画面で登録した署名がメールを作成するごとに自動挿入されます。

設定画面のポイント

そのため、署名の内容を変更したい場合はこの設定画面上で簡単に修正することもできますし、内容を追加することも簡単にできます。この署名を登録するときに注意点としては入力形式です。「テキスト形式」と「リッチテキスト形式」の2種類あり、署名の書式はメールを作成する場合の書式と同一になります。

Gmailの署名の設定方法3:全般

Gmailの署名の「全般」とは?

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kant0001さんの投稿

Gmailの署名の意味や設定方法3つ目は「全般」です。Gmailの設定画面はGmailのホーム画面の右上に歯車のマークがあるので、そのマークを押し「設定」を選択します。そうすると設定画面へ進みます。基本的にGmailの署名などの設定は全てここで行います。

「全般」のポイント

この設定画面には「全般」というカテゴリーがあるので、全般を選択しその下部に「署名」という項目があります。この署名に自動挿入したい署名を入力しチェックボックスにチェックを入れます。そのあと「変更を保存」ボタンを押すことで署名を登録することができます。

Gmailの署名の設定方法4:名前

Gmailの署名の名前とは?

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myk.210さんの投稿

Gmailの署名の意味や設定方法4つ目は「名前」です。署名の意味とは本来メールの送信元がどこの誰かを示すものになります。稀にメールの本文と署名が異なる場合もありますが、それは会社が行っているセキュリティ対策になります。

名前のポイント

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wakana0103さんの投稿

署名で最も重要なことは自分の名前を記載することです。ビジネスとして使っている場合は会社名も署名に登録します。また、この名前を署名に登録する場合はローマ字で読み方を入れることです。実際に読みにくい苗字や名前は多くあるため、親切な書名になります。

Gmailの署名の設定方法5:メールアドレス

Gmailの署名のメールアドレスとは?

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petyikyuaさんの投稿

Gmailの署名の意味や設定方法5つ目は「メールアドレス」です。ビジネスの場合は一度メールを送ってきた方でアドレス帳に登録していない場合は、過去のメールからメールを作成する方が多いです。このときにメールを返信にしてしまうと過去の関係ない本文も追加されてしまいます。

メールアドレスのポイント

そのため通常署名にはメールアドレスを登録します。Gmailであればこの署名のメールアドレスの箇所を選択するだけで新規メールを作成することができます。署名は名刺の代わりに使われることも多いのでメールアドレスを登録することも基本です。

Gmailの署名の設定方法6:電話番号

Gmailの署名の電話番号とは?

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yuki_seisa1さんの投稿

Gmailの署名の意味や設定方法6つ目は「電話番号」です。先程のメールアドレスと同様にメールではなく電話で話したい場合にも署名は役に立ちます。実際に署名に会社の代表番号と直通番号を登録している方は多いです。

電話番号のポイント

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rie___watanabeさんの投稿

実際にビジネスで使う場合の署名に関しては電話番号やメールアドレスなどの連絡先を記載することがマナーです。携帯電話の番号に関しては個人情報に該当するのでなるべく登録せずに会社の携帯電話の番号を登録するのがおすすめです。

Gmailの署名の設定方法7:URL

Gmailの署名のURLとは?

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mikittyinoさんの投稿

Gmailの署名の意味や設定方法7つ目は「URL」です。Gmailを活用してビジネスを加速させるためには自社で扱っている製品やHPなどのURLを署名に登録するのがおすすめです。

URLのポイント

実際にコーポレートサイトのURLが署名にあればどのような会社かURLから確認することも可能です。そのため相手の手間を省きつつ、自社のPRをすることができるのでおすすめの方法です。

未登録の場合は一刻も早く署名を登録しよう!

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shrike.14さんの投稿

今回はGmailの署名の設定方法について紹介してきました。この署名は登録するのが非常に簡単なので登録していない場合は一刻も早く登録するのがおすすめです。実際にビジネスでメールを使う場合にメールの署名は必須事項です。

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