Gmailを振り分ける方法とは?機能の設定やフォルダの作成まとめ!

無料のメールサービスとして使っている方が多いGmailは、無料で使える割に非常に機能が充実していてビジネスを効率化できます。その中でも設定をしておきたい機能が「メールの振り分け」です。今回はGmailを振り分ける方法についてまとめています。

Gmailを振り分ける方法とは?機能の設定やフォルダの作成まとめ!のイメージ

目次

  1. 無料で使えるGmailを振り分け設定して効率化!
  2. 人気が高いGmailは「フォルダ」がない?
  3. Gmailの振り分けに必要な7つの設定方法
  4. Gmailの振り分け機能の設定方法1:設定画面
  5. Gmailの振り分け機能の設定方法2:ラベル作成
  6. Gmailの振り分け機能の設定方法3:フィルタ作成
  7. Gmailの振り分け機能の設定方法4:アーカイブ
  8. Gmailの振り分け機能の設定方法5:手動
  9. Gmailの振り分け機能の設定方法6:削除
  10. Gmailの振り分け機能の設定方法7:スマホの場合
  11. 振り分け設定後はテストをして確認しよう!

無料で使えるGmailを振り分け設定して効率化!

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kyotonemunokiさんの投稿

Gmailは無料で使えるメールサービスですが、メールの振り分けや他のサービスとの連携など設定次第でビジネスが最適化されます。そのため設定の方法などは知っておいて損はありません。ここからはGmailを振り分ける方法について紹介していきます。

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人気が高いGmailは「フォルダ」がない?

Gmailの設定でビジネスを効率化

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k.digital_worksさんの投稿

多くの方が使っている無料のメールサービスにGmailがあります。実際にこのGmailは無料で使えますし、使っている人も多いのでビジネスで使っている方も非常に多いです。このGmailはGoogleが提供しているサービスの1つです。

Gmailにはフォルダという物がない

GoogleにはGmail以外にもサービスを扱っていますし、Gmailのアカウントを作ることでGmailと連携して様々なサービスを使うことができるので利用者は非常に多いです。このGmailには多くのメールサービスであるフォルダという物がありません。

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Gmailの振り分けに必要な7つの設定方法

ラベルとフィルタを作成する

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nana_anjuさんの投稿

Gmailにはフォルダの変わりに「ラベル」という物があり、「フィルタ」という機能があります。この2つの機能を使うことでメールの振り分けを行うことができます。実際にこの振り分け方法は設定するだけで簡単に振り分けすることができます。

Gmailの振り分け設定方法とは?

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pakkun.tikki2105さんの投稿

実際にこのラベルとフィルタを設定する方法はシンプルですが、ミスをしやすいポイントでもあります。ここからはGmailの振り分け機能の設定方法やフォルダについて説明していきます。

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Gmailの振り分け機能の設定方法1:設定画面

設定画面で行う

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keigo.horiguchiさんの投稿

Gmailの振り分け機能の設定方法やフォルダ1つ目は「設定画面」です。基本的にGmailの設定はGmailの設定画面で行います。パソコンでGmailを開くとホーム画面の右上に歯車のマークがあり、これが設定画面のマークになります。

設定画面のポイント

このGmailの設定画面マークを押すと簡単な設定から詳細の設定を行えます。詳細の設定をする場合は設定画面マークを押して「設定」を押します。ラベルとフィルタの作成の場合はこの詳細を「設定」する画面で設定することが可能です。

Gmailの振り分け機能の設定方法2:ラベル作成

ラベル作成で行う

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k_n_.___kさんの投稿

Gmailの振り分け機能の設定方法やフォルダ2つ目は「ラベル作成」です。詳細の「設定」画面に進むといくつかメニューがあるのでそこで「ラベル」を選択します。基本的にはGmailの基本的なラベルが順に並んでおり、その下部に「新しいラベルの作成」というボタンがあります。

ラベル作成のポイント

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pisuke98さんの投稿

この「新しいラベルの作成」を押せばラベルを作成することができます。ラベル作成は簡単で基本的には名前を入力するだけです。細かくカテゴリー分けをしたい場合はラベルを作成した後、そのラベルに含まれるカテゴリーのラベルを作成する際に「次のラベルの下位にネスト」に大きなラベルを選択すれば設定できます。

Gmailの振り分け機能の設定方法3:フィルタ作成

フィルタ作成で行う

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rainy_____catさんの投稿

Gmailの振り分け機能の設定方法やフォルダ3つ目は「フィルタ作成」です。ラベルを作成した状態では、メールを受信しても受信メールBOXにメールが溜まるだけなので、振り分け設定を行います。この振り分け設定もラベルと同様に「設定」画面で行います。

フィルタ作成のポイント

この設定画面には「フィルタ」というメニューがあるのでそちらを選択し、フィルタを作成します。「新しいフィルタを作成」という項目があるのでそちらを選択し、振り分け設定を行います。この振り分け設定ではアドレスや件名などを指定して、先程作成したラベルを指定すれば振り分けの設定が完了します。

Gmailの振り分け機能の設定方法4:アーカイブ

アーカイブを設定する

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me.heecheolさんの投稿

Gmailの振り分け機能の設定方法やフォルダ4つ目は「アーカイブ」です。先程の設定だけだと受信メールと指定したラベルにメールが振り分けられるので、ラベルと受信メールBOXに二重になってメールが存在することになります。つまり振り分け設定をするたびにメールは増えていきます。

アーカイブのポイント

実際にメールを振り分けても受信メールBOXにどんどんメールが溜まってしまうので、邪魔だと感じたら受信メールBOXにフィルタを作成しアーカイブする必要があります。基本的に先程のフィルタ作成と同じように振り分け設定を行い受信メールBOXに関しては「受信トレイをスキップ」設定することで指定したラベルのみにメールが届くようになります。

Gmailの振り分け機能の設定方法5:手動

手動で行う

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73.naaaさんの投稿

Gmailの振り分け機能の設定方法やフォルダ5つ目は「手動」です。基本的にGmailの振り分け設定に関してはメールの宛先・送信元・テキスト(含む・含まない)で検索をかけ振り分け設定を行うことができます。

手動のポイント

しかし、指定したい条件が複雑な場合は自動で振り分け設定を行うのが難しい場合が多くあります。その場合は手動で振り分けを行います。Gmailのホーム画面上では、メールの件名の左側に□のチェックボックスがあります。このチェックボックスにチェックをして、そのまま振り分けしたいラベルにドラッグアンドドロップすれば手動で振り分けが完了します。

Gmailの振り分け機能の設定方法6:削除

削除することも可能

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ryoji.sakaguchiさんの投稿

Gmailの振り分け機能の設定方法やフォルダ6つ目は「削除」です。メルマガなど登録したもののあまり見ないメールもあります。メルマガを解除するのも手間だと感じたらフィルタの設定で「削除」を選択することができます。

削除のポイント

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ta245714さんの投稿

方法としては受信メールBOXで指定したアドレスや件名などを設定して「削除」を選択します。このことで該当するメールは受信メールBOXに振り分けられることなくゴミ箱に直行します。不要メールを振り分けることでメールBOXを綺麗にすることができます。

Gmailの振り分け機能の設定方法7:スマホの場合

スマホの場合はどうなる?

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pasaistanbul2012さんの投稿

Gmailの振り分け機能の設定方法やフォルダ7つ目は「スマホの場合」です。スマホで設定する場合も基本的な流れは同じです。スマートフォンの場合でもGmailを開き設定画面からアプリではなく、ブラウザでGmailを開きます。

スマホの場合のポイント

スマートフォンでGmailをブラウザ版で開くとスマートフォン版の表示になるので、スマートフォン版ではなくデスクトップ表示に切り替えます。そうするとパソコンと同様にGmailの設定を行うことができます。

振り分け設定後はテストをして確認しよう!

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yellowtail.insta.jpさんの投稿

今回はGmailを振り分ける方法について紹介してきました。スマートフォンの場合は端末などによって上手くできない場合もあるので、パソコンで設定するのがおすすめです。また、件名などテキストで条件を指定する場合はテストを行ってみてしっかり振り分けされるか確認することが大切です。

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