概要の書き方とは?基本的な構成とポイント・注意点などを解説!

資料や書籍など文章のボリュームが多いものに関しては冒頭に概要を書くことが多いです。概要があることにより、全体像が把握でき内容を理解しやすくなります。つまり概要の書き方と理解度は関係があります。そこで今回は概要の書き方についてまとめています。

概要の書き方とは?基本的な構成とポイント・注意点などを解説!のイメージ

目次

  1. ボリュームが多い資料などであれば概要が必須!
  2. 資料やメールなどには概要が必須!その書き方とは
  3. 概要で押えておきたい5つの書き方や構成
  4. 基本的な概要の書き方や構成1:基本情報
  5. 基本的な概要の書き方や構成2:目次
  6. 基本的な概要の書き方や構成3:目的
  7. 基本的な概要の書き方や構成4:手段
  8. 基本的な概要の書き方や構成5:仮説
  9. 知っておきたい概要の書き方の7つのポイント
  10. 概要の書き方のポイント1:簡潔に書く
  11. 概要の書き方のポイント2:詳細は書かない
  12. 概要の書き方のポイント3:用途に合わせる
  13. 概要の書き方のポイント4:構成を考える
  14. 概要の書き方のポイント5:書く順番
  15. 概要の書き方のポイント6:全体像が見えるか
  16. 概要の書き方のポイント7:内容と一致しているか
  17. 良い資料は良い概要から!書き方をマスターしよう

ボリュームが多い資料などであれば概要が必須!

16110586 787688628081102 1851653357282787328 n
tkhr.fkdさんの投稿

業務の中でプレゼン資料や案内のメールなど文章を作成する機会はたくさんあります。文章のボリュームが多い場合は概要を記載することで中身が分かりやすくなります。ここからは概要の書き方について紹介していきます。

資料やメールなどには概要が必須!その書き方とは

概要は冒頭に書くもの

社会人になれば資料作成などを行う機会が非常に増えます。自分用の資料ではなく、レポートやプレゼン資料のようなものであれば、冒頭に概要を書くことが大切です。また、概要を書く機会は資料だけではなくメールなどでも必要になります。

概要の書き方で理解に差が生まれることも

資料やメール、ビジネス文書など何か作成する際は概要を入れることが大切ですし、基本的なルールになります。この概要の書き方によって理解に差が出てくることもあります。

Thumbプレゼン資料でパワーポイントを活用!見本やデザイン・背景のコツを解説!

概要で押えておきたい5つの書き方や構成

最低限伝えたいことを書く

32805359 1905491639481727 4175525522513592320 n
mr.doggyfuckさんの投稿

つまり、概要の書き方さえしっかりしていれば詳細はどうであれ最低限伝えることが出来ます。逆に言うと最低限伝えたい内容を書くのが概要になります。

概要の書き方とは?

21577340 1754430824861699 1550401417678684160 n
ka.21さんの投稿

資料を作成する際の概要の役割は内容の全体像をイメージしてもらうというものです。ここからは基本的な概要の書き方や構成について触れていきます。

基本的な概要の書き方や構成1:基本情報

基本情報としての書き方

基本的な概要の書き方や構成1つ目は「基本情報」です。基本的には概要の部分で伝える内容は基本情報になります。最低限知っておいて欲しい情報を記載します。

基本情報を入れる場合

例えば、会社概要であれば設立年月日や会社の正式名称、従業員数を書くことが多いです。また、業務内容などを概要に載せておけばどのような事業を行っているか理解してもらいやすくなります。

基本的な概要の書き方や構成2:目次

目次としての書き方

35353138 2175500476029785 3097394499635118080 n
satan.angel.godさんの投稿

基本的な概要の書き方や構成2つ目は「目次」です。資料の場合は概要の部分に目次を書くことがあります。このような場合は資料でも本のようにボリュームがあるときに使います。

全体像が分かりやすい

25007365 1339575706150831 23035747854450688 n
yusan_fujiさんの投稿

このように目次と一緒に概要を書くことによって、どこに何が書いているか把握できます。そのことにより、全体像をより捉えやすいので内容が頭に入ってきやすいです。

基本的な概要の書き方や構成3:目的

目的としての書き方

基本的な概要の書き方や構成3つ目は「目的」です。どのような資料や本でも概要の一番大きな役割は「目的」を示すことです。実際にプレゼン資料であれば、プレゼンの目的が分かると内容が入ってきやすいです。

目的をはっきり伝える

何か本を購入する場合でも概要の部分に「本書の目的」などが記載されています。ここを読んで購入するかどうか判断することが多いです。資料などの目的がズレていればプレゼンの意味もなくなってしまうのが注意点です。

基本的な概要の書き方や構成4:手段

手段としての書き方

13381044 1718802558362942 1968887996 n
okamoto.shotさんの投稿

基本的な概要の書き方や構成4つ目は「手段」です。資料の内容によっては概要に手段を記載することがあります。これは資料などの目的が手段・方法を検証するものだからです。

手段を伝える内容かどうか

21479887 172294246663799 3712520274113986560 n
cb_fnさんの投稿

例えば会議の議題が「売上向上の解決策」などであれば手段を提示するのが目的になります。このような場合の資料であれば概要に手段を書くことでイメージしやすくなります。

基本的な概要の書き方や構成5:仮説

仮説としての書き方

35544255 1538802723093955 6475770106281459712 n
vina.132さんの投稿

基本的な概要の書き方や構成5つ目は「仮説」です。概要の部分に関しては仮設を盛り込むことがあります。これは文章の構成でいう「起承転結」の「起」の部分が概要だからです。

仮説はよく使う

起承転結の「起」は問題提起を意味しており、実験などの報告の場合は特に仮説の意味が重要になります。実際にこの仮説はプレゼン資料でもよく使います。

知っておきたい概要の書き方の7つのポイント

目的をしっかり把握しよう

10954861 621489944663552 439784999 n
maaahon1011さんの投稿

このような書き方で概要を構成していきます。重要なことは概要の目的をしっかりと理解することです。概要をどのような書き方にするのかも目的をしっかりと把握しているかどうかで変わります。

ポイントや注意点とは

実際に資料を使ってプレゼンを行う場合は概要の書き方が非常に重要になります。良い書き方をするためには書き方のポイントや注意点を知っておくことが大事です。概要の書き方のポイントや注意点について説明していきます。

概要の書き方のポイント1:簡潔に書く

簡潔に書くのがポイント

34650319 621267571569669 6955829132215189504 n
sakuya.iwさんの投稿

概要の書き方のポイント・注意点1つ目は「簡潔に書く」です。概要とは全体の要約のような意味で使われるため、簡潔の書くことがポイントです。本などで言えば「はじめに」という部分になります。

ボリュームは抑える

全体のボリュームが多ければ概要の部分も比例して多くなりますが、パワーポイントの資料であれば1枚にまとめるのが一般的です。重要なことは概要を書くことで相手が理解しやすくなることです。

概要の書き方のポイント2:詳細は書かない

詳細は書かないのがポイント

34089565 1260998664037306 6354513567378571264 n
shiori.stさんの投稿

概要の書き方のポイント・注意点2つ目は「詳細は書かない」です。概要を簡潔に書きますが注意点としては詳細は書かないことです。資料を作成している際に、作成しているリズムでたくさん書いてしまうこともありますが、詳細は本編で書きます。

予告編のような書き方が有効

基本的には概要は本編に対する予告編のような使い方をする場合があります。実際に概要の流れの通りに資料の中身やプレゼンを進めると内容が頭に入ってきやすいです。このような書き方が必要です。

概要の書き方のポイント3:用途に合わせる

用途に合わせるのがポイント

34813819 250574882355134 6618060727825465344 n
theguyinjapanさんの投稿

概要の書き方のポイント・注意点3つ目は「用途に合わせる」です。概要は文章を書く際に必要になるものなので、使用用途は非常に広いです。そのため、用途に合わせて書き方を変える必要があります。

概要が本を購入するポイントに

仮に本を執筆するときの概要の書き方に関しては、概要を読んで購入する人もいるので、続き・本編を読みたくなるような概要の書き方をする必要があります。この場合は先程の予告編のような書き方がおすすめです。

概要の書き方のポイント4:構成を考える

構成を考えるのがポイント

35001050 208486006428127 6633653121262288896 n
sushilancasteruniversityjapanさんの投稿

概要の書き方のポイント・注意点4つ目は「構成を考える」です。概要の書き方の注意点としては、概要を書く前に構成を考えることです。実際に概要を書く前に構成を考えることによって、概要の質が上がります。

構成が変わるのは仕方がない

16583174 1827516867506729 8627057463218143232 n
teyanchuさんの投稿

実際に概要を書いているときに構成が変わることもありますが、より良いものを作るためであれば問題ありません。重要なことは概要の書き方に従って本編を構成することです。

概要の書き方のポイント5:書く順番

書く順番がポイント

33380080 741649452892485 376565041542987776 n
lalalashiho222さんの投稿

概要の書き方のポイント・注意点5つ目は「書く順番」です。通常何か資料を作成するときなどは概要を始めに作成し、構成の順番通りに作成する書き方が多いです。

最後に書くのがおすすめ

しかしミスを少なくする場合の書き方としては、概要を一番最後に書くという書き方もあります。一度全体を作成しているので全体をより把握している状態で概要を書くことによって質が高くなります。

概要の書き方のポイント6:全体像が見えるか

全体像が見えるかがポイント

33473507 160162908176997 8824219161006702592 n
milk19873さんの投稿

概要の書き方のポイント・注意点6つ目は「全体像が見えるか」です。概要の書き方のポイントは内容の全体像が見えるかどうかです。注意点としては先に概要を作成すると全体像が見にくい場合があります。

後に書いた方が全体が見えやすい

このように概要で全体像が見えるようにするのが目的の1つなので、概要の書き方としては最後に書く方が良いかもしれません。この書き方に関しては人によって好みがあるので、自分に合った書き方を見つけるのが良いです。

概要の書き方のポイント7:内容と一致しているか

内容と一致しているかがポイント

34068682 1720895124666034 8762866798723858432 n
naomi_3939さんの投稿

概要の書き方のポイント・注意点7つ目は「内容と一致しているか」です。概要は簡単に言うと伝えたい内容の自己紹介のようなものです。そのため、概要と本編の内容がしっかりと合っているかが重要です。

しっかりと確認する

資料などを作成した場合は、全体のチェックをしますが注意点としては全体の内容を確認した後に概要を確認することです。意外に概要と全体がズレていることもあるのが注意点です。

良い資料は良い概要から!書き方をマスターしよう

17931880 121496511729153 1126051063921639424 n
juristudyさんの投稿

今回は概要の書き方について紹介してきました。何か資料を作成するときでも誰かに見てもらう資料であれば概要の書き方が非常に重要になります。良い資料などを作成する際は概要の書き方を学ぶのがおすすめです。

関連するまとめ

アクセスランキング

人気のあるまとめランキング

新着一覧

最近公開されたまとめ