ワールドカフェ方式は誤ったやり方をしてしまうと「思っていたような効果がなかった」や「開催にかけた準備が水の泡になった」のように想定していた効果が得られない可能性があります。この記事では、ワールドカフェ方式の意味や開催する際の「準備段階」から「具体的な進行」について、各段階の注意点を交えながら順を追って詳しくご説明します。

ワールドカフェ方式は多くの企業で採用されている「話し合いの方法」のことです。ワールドカフェ方式の意味や正しいやり方を学ぶことで、通常の話し合いでは得られない効果があるため研修や社員のコミュニケーションを活発化させるために開催することがあります。また課題に対する理解を深めるために会議の代わりとして開催することがあります。

ワールドカフェ方式の意味は、カフェという名の通り「喫茶店で気軽に話し合う雰囲気」の中で、例えば「必要なスキルとは？」という共通の課題に対して「普段の会議では出ない柔軟な意見」を引き出すために行われます。ワールドカフェ方式は1995年にアメリカで生まれた「新しい対話の方法」として、その効果に注目が集まり世界中で開催されています。

カフェのようにリラックスした雰囲気のため「柔軟な意見」や「発想の転換」がしやすいといった効果があります。普段の会議や研修では、堅苦しい雰囲気の中で「下手なことは言えない」や「自分の発言には責任を持たなければいけない」となり意味のない時間になったり、結果的に当たり障りのないまたはありきたりな意見になってしまいます。

一般の会議などにおいては「参加はしているが話を聞いているだけ」の場合があり、意見を求められても同調する内容でないと会議が長引いたり、印象が悪くなるのではないかと口を閉ざしてしまうことがあります。正しいやり方のワールドカフェ方式は「少人数制」で「結果を求めていない」話し合いのため、参加者は活発な意見交換を行うことができます。

ワールドカフェ方式は一般的な会議やグループワークとは意味が違い、共通の課題に対するチームとしての結論を明示する必要はありません。ひとりひとりが参加者として忌憚のない意見を交わすことが目的ですので、共通の課題に対して「こんな見方があったのか」や「そういった意見は考えたこともなかった」と課題に対する理解を深めることができます。

ワールドカフェ方式の「自由な空間」を意味や正しいやり方を把握した上で、どれだけ演出できるかによって効果に差が出ます。ただ好き勝手に発言していい場にしてしまうと、話し合いが平行線のまま収拾がつかず「時間の無駄」になってしまう可能性があります。開催側が、正しいやり方のポイントを押さえたワールドカフェ方式を準備することが重要です。

ワールドカフェ方式は、開催するまでにいくつか準備することがあります。しっかりと準備しておくことでワールドカフェ方式の話し合いが始まってから「あれが必要だった」や「この場合はどうすればいいんだ」など進行で戸惑うことがなくなります。必要なものや開催する際の注意点などを把握しておくことで、スムーズに進行できるようにしておきましょう。

正しいやり方のワールドカフェ方式を開催する場合は、準備不足だと「いつもの会議と変わらなかった」や「進行が止まっていて何をする時間かわからなかった」など想定していた効果が得られない可能性があります。ワールドカフェ方式を開催する前に、案内や小道具、会場の手配、役割の確認、進行の内容などしっかりと打ち合わせをしておきましょう。

ワールドカフェ方式を行う場合は、まず開催する目的を決めて、会場の予約や参加者への告知、会場の設営や進行するための役割分担、参加者へのマニュアル作成、当日のスケジュールを決めて、話し合いに必要な小道具を揃えることなど、開催者側は「話しやすい雰囲気」にするために様々な準備をする必要があります。

開催する側の目的によってはワールドカフェ方式にする意味がない可能性があります。例えば「話し合いの結論がすぐに欲しい場合」や「チームごとの結果をプレゼンテーションで発表してほしい」といった場合は、ワールドカフェ方式にする意味はなく、従来の研修プログラムで行われるグループワークで十分なことがあります。

開催する側の目的は、正しいやり方でワールドカフェ方式を行うことで、普段は経験することができない「新たな対話の空間」を提供することです。参加者に「いつもの意味の薄い会議とは違うのか」や「結論をまとめて最後にプレゼンテーションをするわけではないのか」などワールドカフェ方式の意味について理解を深めてもらうことが重要になります。

ワールドカフェ方式はカフェで行う必要はありませんので、参加人数を想定して会議室やレンタルできる施設を準備しておきましょう。テーブルや椅子が配置できて移動できるスペースを確保した上で、必要な小道具が揃っているか、または飲食が可能かなど条件を決めておくことでスムーズに設営の準備をすることができます。

社内で告知する際は、参加者が集まるようにワールドカフェ方式の正しいやり方の簡単な説明をしましょう。ある程度の人数が必要ですので、通常の会議との違いや気軽に参加できる趣旨を記載することで、社員が興味を持って参加するような工夫をすることが重要です。また開催日、開催場所、受付の開始時刻、参加費用、参加人数、備考などを記載しましょう。

当日のスケジュールを決める際に、ワールドカフェ方式を行うテーマとして共通する課題を何にするかを考えておく必要があります。正しいやり方になっていない場合に多くある間違いが「テーマが合わない」や「違うテーマならもっと盛り上がった」など会場の設営や他の準備が忙しくてテーマについては考えていなかったため十分な効果がないことがあります。

ワールドカフェ方式を正しいやり方で効果的に行うために、会場の設営係や受付役、進行中の司会、またファシリエーターと呼ばれる進行中にグループを見て回る係など役割を決めます。それぞれの役割はスムーズにワールドカフェ方式の話し合いを進めるための補助役として、当日のスケジュールの中での開催側の動き方をあらかじめ決めておきましょう。

ワールドカフェ方式の意味を理解し、正しいやり方で開催するためには、会場に必要な小道具を揃えましょう。例えば、一般的な会議でも使用することのあるスクリーンやプロジェクター、パソコンや延長コード、テーブルや椅子、時間をはかるための大きめのタイマーやマイクなど、司会がスムーズに進行できるように準備しておく必要があります。

ワールドカフェ方式では、基本的に4人で1グループに分かれて席につき、テーブルを移動しながら共通の課題に対して気軽に話し合いを行いますので、各テーブルに意見を書くための大きめの用紙、カラーペン、主役が持つアイテム、ポストイットなど、進行中に参加者主導で話し合いが活発化するための小道具を準備しておく必要があります。

ワールドカフェ方式を行う会場の受付には、参加者の名簿や当日つけてもらう名札、配布する予定の資料、参加費用を清算するための領収書やお釣りを払うための小銭などを準備しておきましょう。またワールドカフェ方式が始まるまでに、どういった内容なのかや実際の取り組み方の例などを載せた資料を準備しておくことで司会の説明が進みやすくなります。

ワールドカフェ方式の会場を設営する場合は、当日に係の人が早めに来て、準備した小道具を会場に設置する必要があります。当日のスケジュールで使用するスクリーンやプロジェクターの設置、テーブルや椅子の配置、司会役がスムーズに進行できるように、また参加者が移動する場合のスペースの確保など、会場のレイアウトを決める必要があります。

大きめの用紙やカラーペン、ポストイット、主役を決めるアイテムなど参加者が使用する小道具を各テーブルごとに準備しておきましょう。各テーブルに軽食や飲み物、お菓子などを配置することでリラックスした雰囲気でワールドカフェ方式を楽しんでもらうことができます。また用紙などが足りなくなった場合に予備で並べておくテーブルを準備しましょう。

受付役は、ワールドカフェ方式に初めて参加する人に質問されることがありますので、詳細を記載した資料を準備しておいて意味や簡単なやり方の説明ができるように準備しましょう。また当日の参加者名簿のチェックや名札の配布、各テーブルへの案内、参加費の預かりなど、こなす作業が多いため少し多めに配置してスムーズに対応できるようにしましょう。

進行役はワールドカフェ方式を行う上で重要なポジションになります。参加者にワールドカフェ方式の意味や正しいやり方についての説明、マナーやどんな効果があるかなど「説明」と「誘導」をする必要があります。初めて参加する人にもわかりやすいように、資料と合わせてスムーズに進行できるよう「どう説明するか」をシミュレーションしておきましょう。

通常の会議とは違い、片付けは参加者に最低限の手伝いをしてもらうだけにして開催側が行うようにしましょう。ワールドカフェ方式では、気軽に参加できて自由な意見を話し合う場を提供することが目的ですので、どれだけカフェのように「リラックスした空間を演出できるか」が重要なため、参加者を気遣う配慮をして参加する意味のある時間にしましょう。

ビジネスシーンにおいては後日あらためてお礼をすることがよくありますが、ワールドカフェ方式を使った話し合いの後も同様にアフターフォローが必要です。初めて参加した人などは特に「参加した感想」や「改善してほしいところはあったか」など、アフターフォローを兼ねて忌憚のない意見を言えるような間柄にするきっかけにすることができます。

ワールドカフェ方式には、アフターフォローをする「ハーベスト」という役があります。ラウンドが終了した後に「多様な意見は出たが、どこか不完全燃焼な感じがする」感覚になることがあります。そんなときにハーベストが促して、テーブルごとの最優秀賞や面白い意見について参加者が「まとめをする」時間をつくることがあります。

リラックスした雰囲気の中で自由な意見を交換することが目的ですが、より効果的なワールドカフェ方式を行うためのマナーがあります。例えば、テーマに沿った意見であること、話し合いを楽しむこと、他の人の意見をしっかり聴くこと、意味がわからないままにしないこと、意見を受け入れることなど好き勝手言っていいだけの空間にしないようにしましょう。

ワールドカフェ方式のテーマを開催者側で決めますが、ネガティブな内容に偏らないような工夫が必要です。例えば「新製品の売れ行きが不調な理由と改善点」や「近年の販売目標の低下について不況以外の理由を考える」とすると、原因を追及することになり自由な意見が出づらくなります。テーマは「考えるきっかけ」になるものを選ぶようにしましょう。

ワールドカフェ方式ではテーブルごとに用紙やカラーペンを用意します。用紙には、自由に話し合った内容を書記のような係をつくるのではなく、全員参加で話し合いながら書き出すようにします。また話し合いの主役を順番制にして、例えば「赤いボール」と決めて、そのアイテムを持っている人が「メインで話す」など活発な意見交換になる工夫をしましょう。

ワールドカフェ方式には決まったルールがあり、司会はルールに沿った進行をします。より効果的にワールドカフェ方式を行うためにはルールを理解して、ルールに沿った流れで対話を楽しむことが重要です。開催側は参加者に体験をしてもらうことでルールを浸透させ、何度も開催することでワールドカフェ方式を企業風土として根付かせることがあります。

ワールドカフェ方式を正しいやり方で行うための注意点を覚えておきましょう。カフェのようにリラックスした空間を演出しながら、参加者にマナーを浸透させることで好き勝手に言うだけの時間ではないことを意識付けし、さらに開催者側は進行や準備する際の注意点を押さえておくことで、より効果的なワールドカフェ方式を開催することができます。

ワールドカフェ方式は3ラウンドあり、1ラウンド15分から30分と時間を設定し、参加者がテーブルに4人1組で座り、そこに開催者側の人を1人加えて、テーマについて自由に話し合います。「こんな意見があった」など自由に話し合った内容を「共通のメモ」として用紙にカラーペンなどを使って書きだします。時間がきたらそこで1ラウンドは終了になります。

2ラウンドでは、開催者側の1人を残して参加者は好きなように席を移動します。各テーブルのメンバーが入れ替わったら開催者側の人は、自分のいるテーブルで話し合われた内容を新しく移動してきた参加者に説明し、さらに内容を話し合いながら掘り下げていきます。メンバーが入れ替わることで、それまでにない意見などが出たら用紙に記入していきます。

3ラウンドは1ラウンドで座っていた席に全員戻ります。2ラウンドの他の席で得た考え方や意見などを共有しながら自由に話し合いは続きます。各テーブルごとに用紙に書きだした内容を「こんな考え方がある」や「こういった視点で考えると」などまとめて、最後にワールドカフェ方式の参加者全員でテーブルごとの意見を共有することで終了となります。

テーブルや椅子の配置を等間隔やコの字にするのではなく、不規則な並べ方をすることでいつもの会議では見慣れない「非日常」を演出することができます。レイアウトを変えることで参加者が会場入りした際の第一印象で「いつもと違う雰囲気だな」や「なんだか楽しそう」のように思ってもらえるような工夫をしましょう。

ワールドカフェ方式では雰囲気を演出することで、より効果的な話し合いの場を提供することができます。BGMを流したり、飾りをつけたり、本物のカフェのようなひと工夫をすることで会場全体の雰囲気作りをしましょう。また受付係や司会は、参加者がリラックスして話し合いができるよう緊張感を持たずに自然体で接するようにしましょう。

ワールドカフェ方式を行うためのラウンドごとのマニュアルをしっかりと作っておくことで、参加者がマニュアルをみることで自分で考えて進んでいけるようにしておきましょう。また各テーブルにホストやファシリエーターといった開催側の人を配置することで、参加者が戸惑ってルールを確認している間に時間が過ぎてしまうことがないようにしましょう。

ワールドカフェ方式のラウンド制で席に残る開催者側の人をファシリエーターやホストといいます。見回りをする役や席について参加者の話し合いのサポートをする役割ですので、積極的に話し合いに参加するのではなく、ルールの確認や内容が脱線してきたら元に戻すなど「参加者主導」で話し合いが進むようにサポートをしましょう。

ワールドカフェ方式では、参加者ひとりひとりが自由な意見を述べることができるように少人数制にしています。基本的には1テーブルに4人の参加者と開催者側のホストやファシリエーターを1人入れて話し合いを行いますが、人数が多いと決められた時間内で全員が意見を交わすことが難しくなり、効果的な話し合いができなくなる可能性があります。

参加人数が多い場合は、各テーブルの人数を増やすのではなく、テーブルの数を増やしましょう。1テーブルに4人の参加者が基本であり、4人の場合が一番効果的に話し合いができるとされています。少なすぎても多すぎても効果が薄れてしまいますので、参加者を募る際に5テーブルで20人ほど集まると効果的なワールドカフェ方式を行うことができます。

ワールドカフェ方式の基本のルールが浸透したら「リラックスした雰囲気で行えること」という目的を忘れずに応用してみましょう。また参加人数が多い場合は1ラウンドの時間を少し短くすることで、3ラウンド制ではなく5ラウンド制などラウンドを増やして「席を移動する回数」を増やすことで、より多くの意見交換をする場を提供することができます。

ワールドカフェ方式のテーマは共通するものを開催者側が準備しますが、テーマに対して様々な意見が出るように、例えば「業務効率化のために通勤だけでなく在宅のワークスタイルを採用するべきか」とすることで反対と賛成の意見を自由に話し合うことができ双方のメリットとデメリットについて、様々な視点の意見を交換することができます。

開催側のファシリエーターの役割は、進行中のタイムキープや話し合いのきっかけをつくること、用紙をどのように使用するのかをアドバイスしたり、席を移動する際の声かけなど、ワールドカフェ方式の進行において欠かせない存在となります。プレイヤーの1人として話し合いにも参加しながら、参加者が話しやすい雰囲気作りをすることが役割となります。

ファシリエーターは進行する上で積極的に声かけや案内、ルールの説明などをしますが、人数が多い場合は管理することが困難になりますので、あらかじめ参加者に守ってもらうルールを作りましょう。例えばタイムキープする場合に、ラウンド終了の時間がきたら気付いた人から「手を挙げる」ルールにすることで、マイクでアナウンスする手間が減ります。

効果的なワールドカフェ方式を行う上で、共通の課題にする「テーマ」が重要になります。テーマがネガティブな内容や予定調和になりがちな内容だとワールドカフェ方式を行う意味がありません。効果的なテーマの例として「コスト削減に全員で参加するにはどんなことが必要か」や「チームワークを強化するためにしていること」などがあります。

通常の会議や研修では必須の「プレゼンテーション」があると、結論を発表しなければいけないため意見を出すよりも、まとめることに時間を使うようになります。リラックスした空間に適さないことは思い切って除外することで、普段の会議では出てこない柔軟な発想の意見が出やすいように参加者に配慮することが必要です。

ワールドカフェ方式の準備段階から具体的な進行の仕方、どういった効果があるのか、正しいやり方や意味についてご説明しました。ワールドカフェ方式を開催するためには、用意するものや正しいやり方について把握しておく必要があります。ワールドカフェ方式を通じて効果的な話し合いの場を提供するために、しっかりと準備をしておきましょう。