業務マニュアルの作り方の手順やポイントまとめ!書き方のコツも解説!

業務マニュアルの作り方の手順やポイントについて、詳しくまとめている記事となっています。仕事においては業務マニュアルの存在が頼りになる側面も大いにあります。その業務マニュアルについて、作り方や書き方のコツ、参考例などを詳しく解説しています。

業務マニュアルの作り方の手順やポイントまとめ!書き方のコツも解説!のイメージ

目次

  1. 業務マニュアルの作り方の手順やポイントを確認
  2. 最初に確認!業務マニュアルを作る目的
  3. 悪影響も大きい!業務マニュアルがないことの弊害
  4. 売れる仕組み作り!業務マニュアルの考え方
  5. 事務作業にも必要!業務マニュアルによる効率化
  6. ポイントを確認!業務マニュアルの作り方
  7. 判断基準を明確に!業務マニュアルの利用
  8. 業務マニュアルの作り方のポイント!スケジュール確認
  9. 情報収集も欠かさない!業務マニュアルの作成
  10. 情報の分析や整理!必要なものを盛り込む
  11. エクセルでも作成可能!業務マニュアルのコツ
  12. ツールの利用も便利!業務マニュアルの展開
  13. 品質担保!業務マニュアル作成のメリット
  14. 業務効率化!業務マニュアルがあることの意味
  15. 運用とアップデート!業務マニュアルの使い方
  16. テンプレートも多い!業務マニュアルの参考
  17. 読み手のスキルも意識!わかりやすい業務マニュアル
  18. 業務内容を整理!制作プロセス
  19. 構成も重要!業務マニュアルの見やすさ
  20. PDCAを回す!業務マニュアルの改善
  21. 活発な議論が重要!仕事における業務効率化
  22. 業務マニュアルの作り方やポイントについて理解する

業務マニュアルの作り方の手順やポイントを確認

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to__mo__mi__iさんの投稿

業務マニュアルに注目して、その作り方や目的、参考例などを具体的にご紹介していきます。仕事を進めていくに当たって、業務マニュアルがあるのとないのとでは大きな違いがあると考えることができます。業務マニュアルを作ってそれを活用することの意味や目的を理解することが重要です。そのための具体的な考え方を取り上げますので、確認しましょう。

最初に確認!業務マニュアルを作る目的

品質管理と業務の標準化!業務マニュアルの目的

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harukasakonさんの投稿

まずは、業務マニュアルを作成する目的について確認していきます。一言で業務マニュアルと言っても簡単に作れるものではありませんし、社内の関係者でその目的を確認しておくことが重要です。業務マニュアルを作る大きな目的としては、品質管理と業務の標準化を挙げることができます。誰が取り組んでも同じような作業をできることが重要なポイントです。

組織や会社というものは、人事異動や新入社員の入社などによって定期的に人が入れ替わることになります。その際に、人が変わったら企業が潰れてしまったということになっては大変です。そうならないために業務マニュアルがあるのであり、誰がやっても同じような品質で同じような商品やサービスを提供することが、企業の存続にもつながっていくのです。

納期に余裕を持った商品提供!業務マニュアルの活用

仕事を平均的に分担するという観点でも業務マニュアルには大きな役割があります。業務マニュアルを作成することで、仕事の流れが最初から最後まで可視化されることになります。そのことによって、誰がどのくらいの仕事量を担当すれば良いのかわかりやすくなります。仕事を平均的に分担することで、納期に余裕を持った形で商品を提供することができます。

悪影響も大きい!業務マニュアルがないことの弊害

役割分担をしにくい!業務マニュアルがないケース

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sapoten.tomiさんの投稿

業務マニュアルがあることで、業務の標準化や品質管理といった目的を果たしやすくなりますが、業務マニュアルがない場合のことを考えることで、その重要性を再認識することができます。例えば、業務マニュアルがないことで役割分担をしにくいという弊害があります。全体の作業が可視化されていないので、その分役割がはっきりしてこないことがあります。

仕事の流れを理解している人が多ければ多いほど、役割分担の指示も的確に行うことができて、作業の流れもスムーズに行きやすくなります。しかし、全員が共通理解を持って取り組まないと足を引っ張る従業員が出てきてしまうことも少なくありません。業務マニュアルがないことで、全体の流れを把握できていないことが原因となり停滞につながっていきます。

人事評価にも悪影響!個人の主観が優先される

あるいは、人事評価という点においても、業務マニュアルがないと上司の主観によるものが大きくなってしまいます。業務マニュアルがあることで、どの仕事ができていて、どの仕事ができていないということがわかりやすくなります。しかし業務マニュアルがなければ、その判断も個人の主観に委ねられることになり、正当な評価につながらないことがあります。

売れる仕組み作り!業務マニュアルの考え方

より良い生活につながる!企業が儲かること

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privatesalonfeelさんの投稿

業務マニュアルがあることで、業務の標準化や品質管理といった目的を達成していくことが重要ですが、それらは全て売れるための仕組み作りであると考えることができます。業務マニュアルを作ることの本質は売れる仕組み作りであり、企業が儲かることによって社員に利益が還元され、より良い生活につながるというサイクルを意識することがポイントです。

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komagatadori.fortuneさんの投稿

企業が儲かるためには、より良い商品やサービスを高品質でなおかつ効率的に提供していくことが重要です。いくら良い商品であっても、あまりにも多くの時間がかかってしまうと、それだけ販売チャンスを逃してしまうことになります。そのチャンスを確実にものにするために、業務の標準化が必要なのであり、誰が仕事をしても高いレベルが要求されるのです。

長期的な安定!業務マニュアルの目的

組織や企業に人の入れ替えはつきものですが、入れ替えの度に業績が浮沈しているようでは、長期的に安定して働くことができません。業務マニュアルを作成することで、長期的に安定した磐石の基盤を作っていくことが重要です。商品やサービスの提供を仕組み化していくことによって、誰が行っても同じような高いレベルで仕事に取り組むことができます。

事務作業にも必要!業務マニュアルによる効率化

データ入力や経費精算!事務作業のマニュアル化

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tatsuki_fireさんの投稿

業務マニュアルにはさまざまな意図や目的があり、とても大切な存在であることに間違いありませんが、商品やサービスに直接関わらないような仕事でも重要な役割を果たします。例えば、事務作業などもわかりやすい例ですが、データ入力や経費精算などの事務も誰がやっても同じような作業効率にすることが重要です。そのためには業務マニュアルが必要です。

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meubishさんの投稿

人によってやり方が違っていたり、時間がかかり過ぎていたりすると、それが原因で組織全体の作業が滞る可能性も出てきます。大切なのは個人として見るのではなく組織全体として見ることです。一人の遅延や作業ミスが組織全体に影響を及ぼすことを理解する必要があります。その理解を深めることで、事務作業であっても効率を重視する理由が見えてきます。

事務作業こそ必要!業務マニュアルの役割

事務作業こそ業務マニュアルが最も必要な職種でもあり、誰がやっても同じように仕事をできるようにしておくことが重要です。エクセルやワードの活用、会計ソフトの利用など、会社としてさまざまな取り組みをしていく中で、標準化しやすいのが事務の仕事でもあります。まずは、事務の業務マニュアルを作成することで、効果を検証することが大切です。

ポイントを確認!業務マニュアルの作り方

何を重視するのか!業務マニュアルの作り方

事務作業を例に業務マニュアルの必要性を解説してきましたが、実際の作り方に関してはポイントを意識した作り方をしていくことが求められます。一言で業務マニュアルと言っても、その作り方を間違えてしまうと、逆に作業効率が落ちてしまう危険性もあります。何を重視して何を重視しなくて良いのかという核心に触れることで、質の高いものができます。

対象は誰か!マニュアルの読み手を確認

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ajugazさんの投稿

まず、作り方のポイントとして誰が対象となるのかを明確にすることが挙げられます。新入社員向けなのか、派遣社員向けなのか、アルバイト向けなのか、誰を対象にした業務マニュアルなのかを確認することが重要です。対象を明確にすることで、業務マニュアルに使う言葉や具体例の書き方、イラスト入りにするかどうかなどを細かく検討することができます。

5W1Hを意識!質の高い業務マニュアルへ

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pasocomplazaさんの投稿

さらに、業務マニュアルの作り方としては5W1Hを意識することがポイントです。いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのようにといった視点を持つことで、誰が読んでもわかりやすい業務マニュアルを作成することができます。対象を誰にするかということも重要ですが、それと同時に5W1Hを意識した作り方をすることで、質の高い業務マニュアルになります。

Thumbマニュアルの作り方解説!見やすい例・テンプレート・見本も紹介!

判断基準を明確に!業務マニュアルの利用

裏づけの記載!事例などをもとにした判断基準

業務マニュアルの作り方に当たっては、いくつかのポイントを理解しておく必要がありますが、その一部として、判断基準を明確にするというポイントも挙げることができます。なぜそこでその作業を行う必要があるのかといった部分に関して、その裏づけとなる事例なども合わせて記載しておくことが重要です。裏づけがあることで相手も行動しやすくなります。

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sakura.imamonさんの投稿

過去の事例に学ぶことで、ここでその作業が必要となる理由を明確に刷り込んでいくことが大切です。そうすることで、新人であっても単純に仕事をするだけでなく、自分の頭で考えながら行動できるようになります。実際に失敗例や過去の事例があるのであれば、具体例についても教えながら業務マニュアルを閲覧してもらうことで、理解の促進にも役立ちます。

行動レベルに落とし込む!業務マニュアルの作り方

最終的には業務マニュアルを活用することで、高いレベルで仕事をしてもらうことが大きな目的となります。したがって、業務マニュアルの作り方においても、行動レベルで一つ一つの作業について記載していくことがポイントです。考え方の記述も大切ですが、最後は行動してもらうことです。そのためのポイントとして、5W1Hを意識することが求められます。

業務マニュアルの作り方のポイント!スケジュール確認

誰がどこを担当するか!スケジュール調整

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omuraisutaroさんの投稿

業務マニュアルの作成にあたっては、さまざまな考え方やポイントがあるわけですが、さらなる作り方のポイントとして、スケジュールの確認という部分を挙げることができます。業務マニュアルは漫然と作成していても、完成に至るわけではありません。誰がどの部分を担当して、いつまでに完成させるのかといったスケジュールを調整する必要があります。

内部の人間がおすすめ!業務マニュアルの作成

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se47naさんの投稿

アウトソーシングするのであれば、納期や料金の設定といった点も重要なテーマとなります。業務マニュアルについては、できるだけ内部の人間で作成するのがおすすめです。事務作業にしてもライン作業にしても、内部の人間が一番よく実態を理解しているからです。どの部分までをマニュアル化するかも含めて、正確に協議を重ねていくことが求められます。

情報収集も欠かさない!業務マニュアルの作成

担当部署にヒアリング!情報収集の考え方

実際にスケジュール調整や、誰がどの部分の作成を担当するのかまで決定することができたら、続いては情報収集に移っていきます。自分が担当している仕事であればそれほど問題ありませんが、実際にやったことがない仕事についてのマニュアルを作成するケースも出てきます。その場合は、対象となる部署や社員に業務についてヒアリングする必要があります。

まずは現場の声を聞く!業務マニュアルの作り方

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erico_collectionさんの投稿

対象となる部署の日常的な仕事内容や、サービスや商品の品質、作業中に起こり得る問題点や課題、お客様や得意先からの意見、クレーム、社内の人間の意見など、さまざまな情報を集めることで、業務マニュアルの作成に役立てていきます。まずは現場の声を聞くことが重要です。そこから業務マニュアルに落とし込んでいく内容を決めていくことになります。

情報の分析や整理!必要なものを盛り込む

必要なものと不要なものに分ける!情報の集約

社内の人間や担当部署にヒアリングを行い必要な情報を集めることができたら、続いてはその集めた情報を分析、整理するフェーズへと移行していきます。業務マニュアルにはなるべく多くの情報を入れることも大切ですが、必要以上に入れすぎるとかえって見にくくなってしまいます。そこで、必要なものと不要なものに分ける作業が必要になってくるのです。

まずはシンプルな業務マニュアル!後から肉付け

実際に作業の流れをフローチャート形式にしてまとめるのも、一つの例としておすすめすることができます。事務作業の場合でも、確実に行う必要があるものと例外的に発生する作業について分けて記載することが重要です。まずは、最低限必要となる作業を洗い出してシンプルな業務マニュアルを作っていき、後から足りないものを肉付けすれば問題ありません。

エクセルでも作成可能!業務マニュアルのコツ

エクセルの活用!フローチャートなど

業務マニュアルの作り方としては、情報収集や情報の分析、整理といった点がポイントになっていきますが、そのツールとしてエクセルを活用するのも便利です。ワードやパワーポイントを使っても問題ありませんが、エクセルの罫線などを上手く活用しつつ、フローチャート形式で作成していくと、見た目的にも見やすい業務マニュアルの作成につなげられます。

関数の利用!エクセルの良さ

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takehiroyoshitaさんの投稿

また、エクセルを利用すれば関数も使うことができます。別シートに必要な関数をまとめておき、必要な時に利用するような形にしておけば、業務マニュアルをアップデートする時も簡単に改善しやすくなります。エクセルならではの作り方をすることで、長期的に活用できるメリットがあります。エクセルも含めた上で、アプリケーションの活用がおすすめです。

ツールの利用も便利!業務マニュアルの展開

Dojoの利用!おすすめの業務マニュアルテンプレート

エクセルを使って業務マニュアルを作るのも良いですが、さらに簡単に作りたいのであれば、業務マニュアル作成ツールを利用するのも便利です。例えば、Dojoなどの業務マニュアルテンプレートを使えば、マニュアル作成の知識やスキルがなくても安心して作ることができます。作り方の具体例も載っているので、それに従って作成すれば問題ありません。

Teachme Biz!クラウドツール

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kawasaki_masayaさんの投稿

あるいは、Teachme Biz(ティーチミービズ)と呼ばれる業務マニュアル作成のテンプレートツールの活用もおすすめすることができます。Teachme Bizはクラウド上での利用も可能となっており、いつでもどこでも業務マニュアルの作成、確認ができるところが特徴的です。外出先でマニュアルを確認したくなったという場合でも、対応することができます。

品質担保!業務マニュアル作成のメリット

品質を担保!消費者の信頼獲得

事務作業も含めて、エクセルやテンプレートツールを活用して業務マニュアル作りに勤しむのもおすすめすることができます。改めて、業務マニュアルを作ることの目的について確認しておくと、品質の担保という点を挙げることができます。あらゆる商品やサービスは、一定の品質が担保されることで信頼を獲得して、消費者の元に届けられることになります。

社内のリスク管理!業務マニュアルの目的

組織にはプロフェッショナルと呼ばれるような、その人にしかできないような仕事を与えることも重要ですが、替えがきかない存在が多くなると、それだけリスクも大きくなっていきます。誰でもできるように仕事を標準化しておくことで、何かあった時にすぐに対応することができます。社内のリスク管理という目的でも業務マニュアルの存在は欠かせません。

広く長く愛される企業へ!業務マニュアルの活用

品質管理や品質の担保といった側面でも、誰がやっても同じような品質やサービスを提供できるようにしておくことが重要です。コンビニに行けば同じような商品を手に入れることができて、同じようなサービスを受けられると期待するからこそ、消費者が集まるのです。そういった考え方を大切にすることで、広く長く愛される企業へと成長することができます。

業務効率化!業務マニュアルがあることの意味

限られた時間を有効活用!業務マニュアルの考え方

さらに、業務マニュアルがあることの意味や目的として業務効率化というキーワードを挙げることができます。1日24時間というのは普遍的な真理であり、それをどうやっても伸ばすことはできません。働く時間に限って言えばさらに短くなっていきます。その限られた時間をいかに有効活用するのかという点も、企業の浮沈を左右する重要なポイントと言えます。

生産性を高めること!重要なポイント

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sukocho1226さんの投稿

例えば、同じ事務作業にしても、1時間で終わるのと1時間半かかるのとでは大きな違いが出てきます。1日で見れば30分の違いかもしれませんが、それが1ヶ月、あるいは年間単位で見ていけば、大きな作業ロスの発生につながっていくのです。なるべく業務効率化を図ることで一人ひとりの生産性を高めていくことが、組織の成長にもつながっていきます。

運用とアップデート!業務マニュアルの使い方

都度アップデート!業務マニュアルのコツ

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haconiwa8480さんの投稿

ワードでもエクセルでも、テンプレートツールでも、まずは業務マニュアルを作成することが重要です。その上で、業務マニュアルの使い方として運用とアップデートを繰り返していくことがポイントです。最初に作った業務マニュアルであっても、1年後に同じやり方で良いとは限りません。そのため、必要ならばその都度アップデートすることが求められます。

ルール決めもポイント!業務マニュアルの運用

更新作業をすると言っても、誰かがやってくれるだろうなどと思っていては結局誰も取り組もうとしません。そうならないためにも、あらかじめアップデートのルールを決めておくことが重要です。例えば、1ヶ月に1回は業務マニュアルを見直す時間を設ける、社員が順番で更新していくなど、一定のルールを設定していくことで円滑に運用することが大切です。

テンプレートも多い!業務マニュアルの参考

視覚的にも見やすい!テンプレートの活用

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going_my_way_2151さんの投稿

エクセルやワードといったOffice系のアプリケーションソフトを利用しても作成しやすいのが業務マニュアルの特徴ですが、エクセルなどに慣れていない場合は、無料テンプレートを活用するのも一つの選択肢です。視覚的な見やすさという点でも、エクセルやワードに比べてメリットが大きいこともあり、テンプレートを利用している組織も少なくありません。

書式の王様!イメージを膨らませる

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y.t.a.r0さんの投稿

例えば、書式の王様と呼ばれるサイトにはワードやエクセル、パワーポイントといったアプリケーションの代用となるようなテンプレートも豊富に盛り込まれており、具体的な作り方も掲載されているので、業務マニュアルのイメージを膨らませた状態で取り掛かることができます。このようなテンプレート活用も、業務マニュアル作成のポイントと言えます。

読み手のスキルも意識!わかりやすい業務マニュアル

読み手の整理!誰に向けて作るのか

エクセルやワードの活用も含めて、さまざまな手段を駆使して業務マニュアルの作成にあたることがポイントですが、さらに読み手のスキルを意識することも重要です。ライン担当者に読んでもらうのか、あるいは事務作業員か、新入社員か、管理職か、アルバイトかといった読み手によっても作り方を変える必要があります。目的と同時に整理したい部分です。

情報量や内容の濃さを決定!読み手の選別

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hokkaido_police_saiyoさんの投稿

読み手がはっきりとしてくることで、業務マニュアルに盛り込む情報量や内容の濃さを決定することができます。もともとスキルが高い人に一から教えるような業務マニュアルは必要ありません。一方、新人などの場合は専門用語を使うとわからない可能性もあります。その場合は注釈をつけるなどして、読みやすい業務マニュアルを作成していくことが重要です。

業務内容を整理!制作プロセス

人やお金の動きを整理!時間の流れも図式化

事務員向けに作るのか、管理職向けに作るのかといった対象も明確にしておくことが重要ですが、その対象を決定することができたら、実際に業務内容を整理する段階へと移行していきます。人の動きやお金の動き、時間の流れを図式化していくことで、視覚的にわかりやすいものを作ることが重要です。イラストなどを入れてあげるのも親切な作り方と言えます。

改めて目的を確認!業務マニュアルの意味

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chom_64さんの投稿

改めて、業務マニュアルを作る目的を確認しておくことで、よりわかりやすいマニュアル作成につなげることができます。業務マニュアルを見ることで業務効率化につなげることが重要です。そのためには視覚的に見やすくて情報が入ってこなければ意味がありません。そのことを踏まえた上で情報の取捨選択をすることが重要であり、ポイントとなる部分です。

構成も重要!業務マニュアルの見やすさ

情報収集や情報整理を終えて、業務マニュアルを作るフェーズに入ることができたら、構成を検討していきます。目次と言い換えることもできますが、業務の目的やターゲット、業務の概要やフロー図、作業手順の説明や考え方、注意点などをまとめていきます。冊子のようにすることで、誰が読んでも必要な情報を取り入れられる構成にすることがポイントです。

PDCAを回す!業務マニュアルの改善

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rina0918926さんの投稿

業務マニュアルの作成にあたっては、作って終わりでは意味がありません。作ってみて実際に運用を開始したら、定期的に話し合いの場を設けてPDCAを回すことが重要です。常に改善の意識を持っておくことで、さらなる業務効率化へとつなげていくことができます。社員の意識を高めるという点でも、定期的にコミュニケーションの場を設けることが重要です。

活発な議論が重要!仕事における業務効率化

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mamo98twさんの投稿

組織として仕事を行っていく上では、立場を超えて議論を行っていくことも重要です。管理職でも事務職でも、新人でも中堅でも、女性社員でも自分が考えていることを定期的にアウトプットすることで、より良い仕事につながることも往々にしてあることです。組織全体として改善の方向に向かっているという意識を持つことが、最も重要なことでもあります。

業務マニュアルの作り方やポイントについて理解する

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saiyo_mymyさんの投稿

業務マニュアルの作り方やポイントについて、その考え方やエクセルやワードの利用、事務作業での業務マニュアルの必要性などを中心に解説してきました。いずれにしても、業務マニュアルを作るのは簡単なことではありません。その目的を再度認識して、強い意志を持つことが重要です。そうすることが組織としてのより良い未来につながっていきます。

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