ヒアリングシートの作り方を紹介!相手の情報を上手く引き出すコツとは?

ヒアリングシートの作り方について詳しく解説した記事となっています。面接などの際に必要となるのがヒアリングシートですが、その作り方が具体的に理解しやすくなっています。相手の情報を上手に引出すコツについても触れており、テンプレートも取り上げています。

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目次

  1. ヒアリングシートの作り方を確認しよう
  2. まず抑える!ヒアリングシートの考え方
  3. メリットも多い!ヒアリングシートの良さ
  4. 作成方法を確認!ヒアリングシートの作り方
  5. 注意点も確認!ヒアリングシートのコツ
  6. ヒアリングのコツ!情報を引出す
  7. 相手に話してもらう!ヒアリングの考え方
  8. 重要項目から作成!ヒアリングシートのコツ
  9. 質問の仕方を変える!ヒアリングシートのコツ
  10. 選択肢も用意する!情報を引出すコツ
  11. 専門用語は使わない!ヒアリングシートの作り方
  12. 補足文章も活用!ヒアリングシートのコツ
  13. テンプレートを確認!ヒアリングシートの活用
  14. 相手のニーズを知る!ヒアリングのコツ
  15. 相手ありき!ヒアリングの考え方
  16. ヒアリングは重要なスキル!能力を磨く
  17. ヒアリングシートの作り方やコツについて理解する

ヒアリングシートの作り方を確認しよう

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u_0131さんの投稿

ヒアリングシートに焦点を当てて、その作り方やコツ、情報を引出す考え方などを中心にご紹介していきます。面接やクライアントとの打ち合わせでも活用されるのが、ヒアリングシートの特徴です。テンプレートも用意されているので、それを活用するのもおすすめです。まずは、ヒアリングシートの作り方を理解して相手から必要な情報を引出してみましょう。

まず抑える!ヒアリングシートの考え方

聞き取りや公聴会!ヒアリングの意味

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gonrotoさんの投稿

まずは、ヒアリングシートの考え方について理解しておくことがポイントです。ヒアリングシートとはまさにヒアリングに使うための書類です。そもそもヒアリングとはどういう意味なのでしょうか。ヒアリングとは聞き取りや公聴会といった意味を持つ言葉であり、相手の情報を引出す意味合いもあります。必要な情報をヒアリングするという使い方もできます。

相手の考えていることを聞き出す!ヒアリングの意味

実際にヒアリングを行うのは、面接やクライアントとの折衝、あるいはWeb上のアンケートや街角アンケートといった形でヒアリングが行われるケースも少なくありません。飲食店でもお客様の声と題して、実際の感想を聞く機会を設けている店舗もあります。いずれにしても、相手が考えていることや要望を聞きだすことにヒアリングの意味があると言えます。

ヒアリングシートが便利!情報を引出す

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koharu___biyoriさんの投稿

相手からの要望や意見、情報を引出すという点においてはヒアリングシートの活用も便利です。最初にヒアリングシートに記入してもらうことで、その内容を中心に質問を展開していくことができるからです。話下手な人が相手だった場合、シートに記載してもらう方が必要な情報を収集しやすい可能性もあります。さまざまな点でヒアリングシートが役立ちます。

メリットも多い!ヒアリングシートの良さ

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chiru_homeさんの投稿

ヒアリングには聞き取りや公聴会といった意味合いもあるわけですが、そのヒアリングの際に活用するのがヒアリングシートの存在となります。実際にヒアリングシートを導入したことで、それまでよりもお客様の声が届きやすくなったという企業もあるほどで、その利便性がうかがわれます。実際の声も参考にヒアリングシートのメリットについて見ていきます。

率直な意見の取り入れ!ヒアリングシートのメリット

まず、ヒアリングシートを活用することによって、お客様やクライアントが自分の言葉で回答しやすいというメリットを挙げることができます。その後の直接の聞き取りがない状況で、ヒアリングシートを記入して終わりということであれば、より率直な意見も書きやすくなります。飲食店や小売店などのメリットとして、率直な意見が取り入れやすくなります。

同じ質問をできる!ヒアリングシートの活用

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yuka.0317ftwさんの投稿

さらに、企業や店舗ごとに質問項目や内容を統一することができるというメリットもあります。直接のやり取りだと、営業担当や小売担当ごとに質問内容が変わる可能性も大いにあります。その点において、一つの組織や店舗で同じヒアリングシートを使えば、全国どこでも同じ質問をすることができます。その後のデータ収集や分析においても利便性があります。

引き継ぎがしやすい!ヒアリングシートのメリット

さらに、企業や店舗ごとの人事異動や退職などに伴って担当の従業員が変わることもあります。その際に、ヒアリングシートという形で書面やデータにお客様やクライアントの声を残しておくことで、引き継ぎをスムーズにしやすいというメリットも挙げることができます。引き継ぎごとに視点が変わってしまっては困る部分もあるので、その点ではメリットです。

作成方法を確認!ヒアリングシートの作り方

テンプレートの活用!おすすめの方法

数多くのメリットも存在するヒアリングシートですが、その作り方についても確認しておきます。最初から作り方を理解できないという方は、Webサイトに公開されているヒアリングシートのテンプレートを活用するのもおすすめです。テンプレートを実際に使ってみることで、よりヒアリングシートに対するなじみが出てきて、作り方のコツも抑えられます。

優先順位の高いものから上に!ヒアリングシートの作り方

実際にヒアリングシートを作成する際には、最も聞き出したい情報を引出すことができるように質問項目を並べていくことがポイントです。わかりやすく言うと、優先順位の高い項目から上に並べていくということです。そうすることで、聞き出したい情報を確実に引出すことができます。下に行くに連れて、優先順位が低くなるように作成するのがポイントです。

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cotton_creaさんの投稿

なぜならば、質問項目が多くなればなるほど、最後まで回答してくれるお客様やクライアントの数は減っていくからです。最初は意気込んで回答していく方でも、最後の方までいくとだんだん面倒な気持ちになっていきます。そのせいで、最後の方は回答してくれていても適当な答えになることもあります。だからこそ優先順位の高い順に作ることが重要なのです。

注意点も確認!ヒアリングシートのコツ

見やすくてわかりやすい!ヒアリングシートのコツ

ヒアリングシートの作り方においては、聞き出したい情報の中でも優先順位の高いものから上に記載していくことがポイントです。さらに、ヒアリングシートのコツとして注意点についても確認しておきます。ヒアリングシートにおいて最も重要なことは、見やすくてわかりやすくて書きやすいことです。この3点が揃っているヒアリングシートは完璧と言えます。

スペースの活用!ヒアリングシートの作り方

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pori_homeさんの投稿

見やすさという点ではあえて余白なども入れることで、全体的にゆったりとした印象を持たせることも一つのコツです。書きやすいという点においては、特に文章回答項目について広いスペースをとって大きい字でも問題ないようにしておくことも大切です。そうした工夫を積み重ねることによって、お客様からの貴重な声を手に入れやすくなっていきます。

書き損したと思わせない!ヒアリングシートの活用

また、面接やクライアントとの折衝など、実際に記入していただいたヒアリングシートを活用する場合は、記載事項に即して話を進めていくことが求められます。特に改善点や要望についての記載があったにも関わらず、そこを軽視してしまうと、記載した側としては残念な気持ちになります。書き損をしたと思わせないようにすることも、重要な活用のコツです。

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ヒアリングのコツ!情報を引出す

警戒心を抱かせない!ヒアリングのコツ

ヒアリングシートの作り方やコツについてご紹介してきましたが、続いてはヒアリングのコツについてもご紹介していきます。ヒアリングに関しては、文字通り相手から情報を引出すことが最大の目的でありコツであると言えます。相手から情報を引出すためには、警戒心を抱かせないということも大きなポイントです。初対面の場合は、ますます重要な要素です。

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koni_home29さんの投稿

小売店やスーパーでの試食販売などの場合も、多くのケースで女性が起用される場面が目立ちます。女性にはそれだけ人間としての柔らかさがあり、相手に警戒心を抱かせない親しみやすさを覚える人が多いからです。同様の理由で、コールセンターの担当者も女性が多いというケースが目立ちます。それだけ、相手の警戒心を解くのは重要なことだと言えます。

お客様の声を聞くことが目的!ヒアリングのコツ

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dciel_0417さんの投稿

人は、自分が必要としていないものを売りつけられたり、押し売りのような対応を取られたりすることを最も警戒します。したがって、その心理を逆手にとって、売りつける素振りを見せないことが重要なのです。試食販売にしても、商品のモニター実験にしても、あくまでもお客様の声を聞くことを目的として行うことで、より多くの声を集めることができます。

相手に話してもらう!ヒアリングの考え方

承認欲求を活用!情報を引出すコツ

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ecosdesign_taeさんの投稿

ヒアリングのコツとして、相手の警戒心を解き必要な情報を引出すことが重要な点として挙げられます。その上で、相手に話してもらうことができるようになれば、さらにいろいろな情報を引出すことができるようになります。人間にはそもそもの欲求として、承認欲求があります。まさに他者に認めてもらいたい欲求であり、小さい子供にも備わっています。

相手の意見を否定しない!ヒアリングの考え方

その承認欲求を活用してあげれば良いのです。これは大人の男性や女性でも同様であり、いわゆる傾聴という形で自分の話に聞き入ってくれる人に対しては、次々と自分の話をしたくなるという現象です。相手の承認欲求を満たすためには、うんうんとうなづいてあげることも重要です。そして、相手の意見を決して否定しないことも重要なポイントとなります。

聞き役に徹する!ヒアリングのコツ

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u_0131さんの投稿

せっかく相手が良いリズムでポンポンといろいろな情報を教えてくれていても、一度否定してしまうと、その時点で一気に良いリズムが壊れてしまう危険性もあります。あくまでも、ヒアリングの際は聞き役に徹して相手に気分良く話してもらえるように専念することです。そうすることで、商品や製品の改良につながる良い意見を引出せる可能性も上がります。

重要項目から作成!ヒアリングシートのコツ

漏れなくキャッチ!知りたい情報

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i_am_aya__さんの投稿

相手の警戒心を解き、聞き役に徹することがヒアリングのコツとなりますが、再びヒアリングシートの作り方のコツに移っていきます。途中でもご紹介しましたが、ヒアリングシートの作成にあたっては、重要項目から上に並ぶように配置していくことがポイントです。そうすることで、本当に知りたい情報を漏れなくキャッチすることができるようになります。

既にある情報はいらない!お客様の負担を減らす

とりわけWebサイトからの問い合わせなどで既にお客様の氏名や住所、電話番号といった個人情報を既に取れているのであれば、あえてヒアリングシートに書いてもらう必要もありません。なるべくお客様の負担を減らすことが質の高い情報のキャッチにもつながります。既にシートが完成している場合は、記入前に声をかけることで負担を減らしてあげます。

質問の仕方を変える!ヒアリングシートのコツ

プレッシャーの発生!詰問口調の質問

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ヒアリングシートのコツとしては、重要項目から上に並べ、既に持っている情報を二重で書いてもらわないなどの工夫も必要です。その上で、さらなるコツとして質問の仕方を変えるという方法もご紹介することができます。これは、○○ですか?などのような詰問口調だと、どうしてもしっかり回答しないといけないというプレッシャーが発生してしまいます。

優しく丁寧な印象!質の高い情報収集

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iedeco_hiroshimaさんの投稿

お客様に回答に対するプレッシャーが発生した段階で、質の高い回答を得にくくなる可能性が高くなっているということです。そうではなく、お客様の素直な声、率直な意見を引き出すのがヒアリングシートの役割でもあります。したがって、○○について教えてください、などといった形でなるべく優しく丁寧な印象を与えることが重要になってきます。

選択肢も用意する!情報を引出すコツ

リラックスを与える!選択肢の効果

ヒアリングシートでの情報収集にあたっては、全て記述形式の質問項目にするのではなく、途中で選択肢形式の質問項目も準備しておくことが求められます。全て記述形式の質問だと、回答する側も疲れてしまったり、面倒に感じたりすることが出てきます。そうではなく、途中で選択肢の項目も用意してあげることでちょっとしたリラックスを与えます。

人間心理も活用!ヒアリングシートのコツ

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lohas_r_3.3さんの投稿

ちょっとした頭の休憩やリラックスの時間を持つことで、最後まで何とか回答しきろうとする気力がわいてくるものです。終わりの見えない戦いには嫌気が差してしまうように、ちょっとしたヒアリングシートにおいても、延々と記述形式が続くとそれだけで嫌になってしまうものです。そうした人間心理も活用した上で工夫をしていくことが重要なポイントです。

専門用語は使わない!ヒアリングシートの作り方

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koike.governor.tokyoさんの投稿

ヒアリングシートの作成にあたっては、専門用語を使わないということもポイントとなっていきます。その業界特有の言葉遣いや表現があったとしても、相手は素人だと考えておくのが賢明です。ヒアリングシートのコツとしてわかりやすさという部分を取り上げましたが、その点において、誰にでも通用する言葉を用いて作るのが作成に際してのコツと言えます。

補足文章も活用!ヒアリングシートのコツ

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nailsalon._.luanaさんの投稿

ヒアリングシートの作成にあたっては、補足文章を活用するのも良い手段です。例えば質問に際して、データがあった方がわかりやすいのであれば、男女別、年齢別のデータなど数字を補足してあげるのも丁寧です。質問の文章だけだとわかりにくいと感じるのであれば、米印なども上手く活用しながら注釈をつけてあげると、よりわかりやすいシートになります。

テンプレートを確認!ヒアリングシートの活用

テンプレートに触れる!重要なポイント

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takehiko_ishinoさんの投稿

ヒアリングシートの作成や活用にあたっては、テンプレートを確認しておくことも効果的です。Web上には、ヒアリングシートのもととなるテンプレートがたくさん転がっています。そのテンプレートを参考にしたり、実際に活用したりすることで、新たなアイデアも浮かんでくるものです。まずはいろいろなテンプレートに触れることが重要なポイントです。

テンプレートからアレンジへ!賢い使い方

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masumi.washoさんの投稿

Web上には、ウェブデザインヒアリングシートのテンプレートや面接ヒアリングシートのテンプレート、営業用ヒアリングシートのテンプレートなど、さまざまな用途に応じたテンプレートが準備されています。それぞれ一部ずつダウンロードしてみるのも効果的です。それらのテンプレートを参考にしつつ、自分なりのアレンジを加えるのも賢い使い方です。

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相手のニーズを知る!ヒアリングのコツ

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yachiyo.spaceさんの投稿

ヒアリングシートにおいては、テンプレートの活用も効果的ですが、ヒアリングにおいては相手のニーズを知ることが最も重要なポイントです。何のためにヒアリングを行うのか、何のために相手の意見を聞くのかという原点に立ち返ることが重要です。その部分を意識することで、丁寧な形で相手を重んじたヒアリングを進めていくことができるようになります。

相手ありき!ヒアリングの考え方

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noclosing.otaniさんの投稿

ヒアリングの考え方として、相手ありきだということを肝に銘じておくことが求められます。当たり前のことですが、少なくとも1名の相手がいなければヒアリングを行うことはできません。その点においては相手に対して感謝の気持ちを持っておくことも重要です。その気持ちこそが、相手を尊重する考えにつながり、ヒアリングの効果を高めてくれます。

ヒアリングは重要なスキル!能力を磨く

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masumi.washoさんの投稿

ヒアリングシートの作り方や活用もそうですが、ヒアリングに関しても個々の資質として高めていくべきスキルと言えます。とりわけビジネスの現場においては、お客様の要望に応えることで技術改良していく部分もあります。その原点やきっかけを与えてくれるのがヒアリングなのです。そのスキルを磨くことで社会人としての成長にも期待することができます。

ヒアリングシートの作り方やコツについて理解する

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s.ouchi.eriさんの投稿

ヒアリングシートに焦点を当てて、その作り方や考え方、コツやポイントについて詳しくご紹介してきました。ヒアリングシートもそうですが、ヒアリングのスキルも磨いていくことが重要です。何度も何度も改良を重ねていくことで良いものを作り上げることができます。改めてその意味やコツを理解して、ヒアリングシートを有効活用していきましょう。

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