プレゼン資料でパワーポイントを活用!見本やデザイン・背景のコツを解説!

営業や事業企画の部署であればプレゼンすることが必須なため、有効なプレゼン資料が必要です。プレゼン資料はパワーポイントで作ることが多いですが、有効な活用方法やルールなどを知らない人も多くいます。パワーポイントによるプレゼン資料の作り方などをまとめています。

プレゼン資料でパワーポイントを活用!見本やデザイン・背景のコツを解説!のイメージ

目次

  1. パワーポイントを使う?効果的なプレゼン資料とは
  2. 社会人ではプレゼン資料のクオリティが重要!
  3. 社外用のプレゼン資料はデザインなどもこだわる
  4. プレゼンと報告は違う!目的合わせて資料を作成
  5. 質の高いプレゼン資料を作るための流れとは
  6. プレゼン資料作成の流れ1:目的の設定
  7. プレゼン資料作成の流れ2:全体の構成
  8. プレゼン資料作成の流れ3:内容の構成
  9. プレゼン資料作成の流れ4:説得力の付加
  10. プレゼン資料作成の流れ5:資料の作成
  11. プレゼン資料作成の流れ6:デザインの見直し
  12. プレゼン資料作成の流れ7:資料の確認
  13. プレゼン資料作成の流れ8:プレゼンの実施
  14. プレゼン資料作成の流れ9:相手の結論
  15. 相手の事を考える!パワーポイントでできること
  16. パワーポイント資料ではKISSの法則を活かそう!
  17. 話し手にもメリット!パワーポイントは単純に
  18. 見本を作ろう!パワーポイント資料作りのコツとは
  19. パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ1:整理整頓
  20. パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ2:順序
  21. パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ3:シンプル
  22. パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ4:文字ルール
  23. パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ5:色ルール
  24. パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ6:ルール破り
  25. パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ7:強弱
  26. パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ8:画像
  27. パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ9:真似
  28. 見本を参考にパワーポイントを使うのがおすすめ
  29. 容量オーバー!パワーポイントの注意点とは?
  30. パワーポイントは引き算という考えが重要!
  31. 良い見本を!パワーポイントで作るプレゼン資料の近道

パワーポイントを使う?効果的なプレゼン資料とは

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reha_mashupさんの投稿

社会人になればプレゼンする機会が多くなります。その際に必要なものはプレゼン資料ですが、プレゼン資料はパワーポイントで作ることが多く、Excel・Wordと比較すると使う機会が少ないです。そのときに、何か見本になるプレゼン資料があれば助かります。ここからはプレゼン資料をパワーポイントで作る方法などを紹介していきます。

社会人ではプレゼン資料のクオリティが重要!

社会人に必要な能力

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yuwa.co_pharmacyさんの投稿

会議や打ち合わせでプレゼンを行うときに資料を作成します。この資料はパワーポイントで作成されることが多くあるので、社会人になれば魅力的な資料を作成するの能力が求められます。

クオリティが求められる

大学に通っていた方であれば、大学時代のレポートをWord、Excel、PowerPointで作成することもあるので、基本的な使い方を把握していることが多いです。しかし、実際に単位を取得するためのレポートとお金を生み出す提案資料であれば求められるクオリティに差があります。

社外用のプレゼン資料はデザインなどもこだわる

順序よく作っていく

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yuwa.co_pharmacyさんの投稿

社会人になってパワーポイントで資料を作成する機会はありますが、始めの内は非常に時間がかかります。まずは同じ部署のプレゼンで使う資料を作成し、社内プレゼン用、社外プレゼン用と順序を追ってプレゼン資料の作り方を学ぶのがおすすめです。

送信用はPDFに変換

実際に社外用に資料を作る場合はデザインや背景などにこだわり、クオリティの高いプレゼン資料を作ることが求められます。資料の作成ツールは多くありますが、パワーポイントで作成したものを編集できないようにPDF形式に変換して資料を送信することが一般的です。

プレゼンと報告は違う!目的合わせて資料を作成

目的で作成内容が変わる

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npokit3855335さんの投稿

パワーポイントで資料を作成するときに重要なことは資料作成の目的です。目的がプレゼン=提案なのか、レポート=報告なのかで資料の作成する方法は変わってきます。プレゼンは提案という意味なので、提案後にプレゼンした相手の行動内容が成果になります。

提案することが目的

社内の報告会のためにパワーポイントで資料を作成することもありますが、その場合はプレゼン資料ではなく報告資料になります。プレゼンは提案した後に相手に行動をしてもらうことが目的で、その行動は提案の内容で変わります。

質の高いプレゼン資料を作るための流れとは

段取りが重要

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yukiko_eaaさんの投稿

つまり、プレゼン資料自分が相手に何をして欲しいのか目的を明確にして資料を作成することが重要です。良いプレゼン資料を作成するためには良い段取りで進める必要があります。

プレゼン資料作成の流れとは

全く何もない状態からプレゼン資料を作成しても時間はかかりますし、有効な資料を作るのが難しいです。逆にプレゼン資料を作る流れを把握しておけばスムーズにプレゼン資料を作成することができます。ここからはプレゼン資料の作成する流れを紹介していきます。

プレゼン資料作成の流れ1:目的の設定

「目的の設定」とは

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memories_of_sandさんの投稿

プレゼン資料作成の流れの1つ目は「目的の設定」です。例えば社外用のプレゼン資料でも、新規提案なのか継続提案なのかで目的は大きく変わります。このプレゼン資料の目的はゴールになるのでゴールがブレると全体がブレます。

「目的の設定」のポイント

そのため目的は明確にして作成する必要があります。この目的は提案した後「相手にどうしてもらいたいか」を考えて設定するのがコツです。ゴールを設定すれば道筋は自ずと見えてきます。

プレゼン資料作成の流れ2:全体の構成

「全体の構成」とは

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tuubasaさんの投稿

プレゼン資料作成の流れの2つ目は「全体の構成」です。基本的には「起承転結」で構成します。何かを提案する場合は、現状の課題がありそれを改善する方法の提案になることが多いので、問題提起から資料を作成します。

「全体の構成」のポイント

「承」の部分では具体的な提案内容を記載するのでスムーズに作成できます。実際にプレゼン資料を作成する際で重要なポイントは「転」の部分です。この「転」の部分で「何故必要なのか」説得力がある内容を記載する必要があります。最後の「結」はまとめです。

プレゼン資料作成の流れ3:内容の構成

「内容の構成」とは

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berry031017さんの投稿

プレゼン資料作成の流れの3つ目は「内容の構成」です。全体の構成ができたら次は内容を構成します。簡単に言うとプレゼン資料を作成するための材料を集めます。自分たちがプレゼンする内容の競合となる商品のデータや、消費者の考えていることなど情報収集します。

「内容の構成」のポイント

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mariookawa817さんの投稿

材料は多ければ多いほど良いという訳ではなく、問題はどのように使うかという調理の部分です。しかし、なるべくプレゼン資料に使える情報は多い方が選択肢が増えるのでおすすめです。この内容の構成の部分ではデータなどの材料を集めて組み合わせるところまでを行います。

プレゼン資料作成の流れ4:説得力の付加

「説得力の付加」とは

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fukada.miraさんの投稿

プレゼン資料作成の流れの4つ目は「説得力の付加」です。この説得力に関しては少し経験やテクニックが必要になりますが、プレゼン資料では相手の心を動かす重要なポイントになります。まず、ここまで作成した内容が論理的であるか確認します。

「説得力の付加」のポイント

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sgss.18さんの投稿

話の筋が通っているか、話は脱線していないかというところを確認します。その後、最もプレゼンする内容でピックアップしたい内容に説得力を持たせます。このときに先程の収集したデータなどの材料が活きます。構成としては「転」の部分で表現します。

プレゼン資料作成の流れ5:資料の作成

「資料の作成」とは

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ai_pc_schoolさんの投稿

プレゼン資料作成の流れの5つ目は「資料の作成」です。ここまで行ってきたことは骨組みを作る段階だったので、その内容を実際にパワーポイントに当てはめて資料を作成します。内容の構成までを完璧に行ったとしても、実際にパワーポイントに落とし込んでみると上手く表現できないことが多くあります。

「資料の作成」のポイント

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bex_masaya.asadaさんの投稿

ここで後述するパワーポイントのプレゼン資料を魅力的にするコツを活かせば見やすいスタイリッシュなプレゼン資料を作成できます。また、内容を詰めても実際にパワーポイントに落とし込むとページ数のバランスなどで悩むことも多くあります。

プレゼン資料作成の流れ6:デザインの見直し

「デザインの見直し」とは

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book__marathonさんの投稿

プレゼン資料作成の流れの6つ目は「デザインを見直す」です。ここまでパワーポイントでプレゼン資料を作成しても、白黒の地味な資料にしかならないので、パワーポイントの特性を活かし、デザインを見直していきます。

「デザインの見直し」のポイント

このデザインは基本的な部分であれば、パワーポイントにデフォルトで搭載されているテーマから選ぶことですぐに変更でき、また基本的な色なども後から変えれます。このデザインはパワーポイントを開き新規作成画面で「プレゼンテーション」「ビジネス」の項目を選択すればデザイン一覧が表示されます。プレゼン資料に相応しい背景などを元に選びます。

プレゼン資料作成の流れ7:資料の確認

「資料の確認」とは

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hellohappybabyさんの投稿

プレゼン資料作成の流れの7つ目は「資料の確認」です。実際に作成した資料を確認します。このときに重要なのは単なる誤字脱字のチェックではなく、プレゼンするときを想定して確認することです。

「資料の確認」のポイント

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megumin4567さんの投稿

プレゼンの本番前にリハーサルを行うとプレゼン資料の完成度に納得がいかないことは多くあります。本番でミスや構成に不満があっても遅いので、確認とリハーサルを繰り返し完成度の高いものを作ることが重要です

プレゼン資料作成の流れ8:プレゼンの実施

「プレゼンの実施」とは

プレゼン資料作成の流れの8つ目は「プレゼンの実施」です。プレゼン資料は作成しても使われないと意味がありませんので、作成した資料をもとにプレゼンを行いす。実際にプレゼンをするときの注意点としては提案用の詳細資料を用意することです。

「プレゼンの実施」のポイント

パワーポイントで資料を作成し、プロジェクターで投影しプレゼンを行う場合はプレゼンをして「はい。契約しましょう。」となることは稀です。大概は質問をされるので、その質問に答えられるように詳細の資料を用意するのがプレゼンのコツです。

プレゼン資料作成の流れ9:相手の結論

「相手の結論」とは

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koko.fu3230さんの投稿

プレゼン資料作成の流れの9つ目は「相手の結論」です。プレゼン資料の目的設定を行った、いわばゴールです。「家に帰るまでが遠足。」とよく言いますが、「相手の結論を聞くまでがプレゼン資料の作成」です。

「相手の結論」のポイント

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hira8_さんの投稿

相手の結論や質問の内容によって資料を作り直す必要もあうかもしれません。そのため、同じ資料で本当にいいのか検討する必要があります。プレゼン自体が上手くいくかは資料だけではなく、プレゼンテーションを行う担当者の能力にもよりますが反省は必要です。

相手の事を考える!パワーポイントでできること

対象によってデザインを変える

このような流れでプレゼン資料を作成することが大切です。プレゼン資料を作成する中で重要なことは、まずプレゼンする状況を把握することです。誰が誰にどのような目的でプレゼンするのかによって、背景などのデザインも変わってきます。極端な例ですが、子供用のプレゼン資料と大人用のプレゼン資料では背景などのデザインは変える必要があります。

プレゼン本番の状況を把握

他にも事前にプレゼンする相手のことが分かっていれば、ちょっとした資料のデザインを変えるだけでも効果は変わってきます。例えば、年配の方が出席するのであれば文字サイズを大きくした方が見やすいですし、デザインも蛍光色ではなく、落ち着いた色合いにすると良いです。

パワーポイント資料ではKISSの法則を活かそう!

背景などこだわりポイントは多い

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boo3434さんの投稿

1つのプレゼンでも背景やデザインなどこだわる部分は多くあります。また、プレゼン用のパワーポイント資料には暗黙のルールがあり、作成する際のコツやヒントになります。最も有名なものは「ワンスライド・ワンメッセージ」で、KISSの法則とも言われます。

できるだけシンプルに

KISSの意味は「Keep It Short and Simple」で「なるべく短く、シンプルに」になります。基本的にはパワーポイントの1つのスライドに1つのメッセージに絞ってデザインします。つまりメッセージが10個あれば、必然的にスライドは10枚以上になります。

話し手にもメリット!パワーポイントは単純に

シンプルな方が提案しやすい

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ryota_koyama.11.01さんの投稿

このスライドをシンプルにすることは読み手にとって見やすくなるだけではなく、話し手も話しやすくなる効果があります。効果的ではないプレゼンの代表例は何を伝えたいのかが曖昧なことです。

話しやすくなる

例えばメッセージが3つある場合、1つのスライドに詰め込むと分かりにくくなりますが、1つのスライドに1つのメッセージになるようにすれば、非常にシンプルになり話すのも簡単になります。

見本を作ろう!パワーポイント資料作りのコツとは

背景などデザインが印象を決める

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kaon_rikoさんの投稿

ここまではパワーポイントで資料を作る基本的な内容になります。実際に効果的なプレゼン資料を作成する場合は、フォントやデザインなどもこだわる必要があります。最も参考になるのは社内で実績がある資料を見本にすることです。

見本があると作りやすい

見本があればデザインの参考になりますし、少し見本をアレンジすればオリジナリティも出てきます。同じ企業でも資料のデザインが異なるよりも、デザインを統一した方がブランド力を高めることができるので、1つの見本を参考にテンプレートなどを作るのも有効です。ここからは見本となるようなプレゼン資料のデザインや背景のコツを紹介していきます。

パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ1:整理整頓

パワーポイントは「整理整頓」がコツ

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k_design_diaryさんの投稿

パワーポイント資料作成のコツ1つ目は「揃える」ことです。パワーポイントの資料で重要なことは統一感です。例えば、スライドの始まりはそのスライドのテーマになりますが、テーマが始まる位置を全部合わせます。

「整理整頓」のポイント

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yukistagram.yoさんの投稿

他にも文字の開始位置や終点、改行した場合の行間なども全部揃えるとデザイン性が増します。また、背景の色や画像などもテイストを統一して揃えることが重要です。まるで見えない線があるように文字を揃えると非常に見やすくなり、ネットなどにある見本も揃っている資料がほとんどです。

パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ2:順序

パワーポイントは「順序」がコツ

パワーポイント資料作成のコツ2つ目は「読む順番」です。基本的にパワーポイントで資料を作成する際は横向きで横書きになります。この場合、人は左上から始まり右下で終わるものだと感じます。このようにスライドの内容も人の目線の流れに合わせる必要があります。

「順序」のポイント

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hryk_moritoさんの投稿

この左上から始まり右下で終わるようにしておけば問題はありません。スライドの内容によりますが、左上から始まり左下に流れる「逆N型」と、左上から始まり右上に流れる「Z型」の2種類ありますが、基本的にはどちらでも大丈夫です。できるだけどちらかの型に合わせて作成する方が良い傾向にあります。

パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ3:シンプル

パワーポイントは「シンプル」がコツ

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sato1195さんの投稿

パワーポイント資料作成のコツ3つ目は「シンプル」です。スライドの内容もシンプルにすることが有効であることは先程も紹介しましたが、背景などのデザインもシンプルにする必要があります。

「シンプル」のポイント

人は視覚的に複雑なものを見るとエネルギーを使います。全てのスライドが複雑な要素の組み合わせであれば、重要な結論の部分などで疲れてしまい、内容が頭に入ってこなくなります。そのため、使用する画像、背景、全体的なデザインをシンプルにする必要があります。参考にする見本もシンプルなものから選択します。

パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ4:文字ルール

パワーポイントは「文字ルール」がコツ

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transit.ikoさんの投稿

パワーポイント資料作成のコツ4つ目は「文字ルール」です。プレゼン資料は文字の集合体です。そのため、文字1つ1つも統一感を持たせる方が効果的なため、作成する前に文字のルールを作ります。

「文字ルール」のポイント

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kokotatsu.1122さんの投稿

おすすめの文字のフォントはメイリオです。固いイメージもなくビジネスに適した形をしているので資料作成にはこのメイリオがおすすめです。文字サイズですが、プロジェクターなどで投影する場合は20ポイント、配布資料の場合は10ポイントがおすすめです。

パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ5:色ルール

パワーポイントは「色ルール」がコツ

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osakagyoko_ftcさんの投稿

パワーポイント資料作成のコツ5つ目は「色ルール」です。プレゼン資料が背景も含め全て白黒であれば魅力はなくなります。そのため、要所要所で色を使うと効果的ですがカラフルにしすぎると、内容が入ってこなくなります。

「色ルール」のポイント

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artseo80さんの投稿

基本的には同系色で3種類までが良いとされています。この色の選択で迷ったらコーポレートカラーを使い、会社のイメージを色から覚えてもらえます。例えばコーポレートからが赤であれば、背景などは淡いピンクにし、スライドテーマなどはオレンジ色にします。重要なことはフォントの色を赤にすると見やすく、分かりやすくなります。

パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ6:ルール破り

パワーポイントは「ルール破り」がコツ

パワーポイント資料作成のコツ6つ目は「ルールを壊す」です。ここまで紹介してきたデザインや背景のコツは見本となる基本的なものです。通常の内容に関しては基本を押さえたデザインや背景にする必要がありますが、同じ流れであれば人は飽きてしまいます。

「ルール破り」のポイント

そこで構成の起承転結の「転」の部分でルールを壊してみると、変化があり惹き込まれる資料になります。見本としてよくある例は、今まで白い背景に黒文字だったルールを逆転させ、黒背景に白文字のデザインにすることです。テレビなどでも効果で白黒逆転させ「ところが!」という表現をよく見ますが効果的です。テレビも見本にすると効果的です。

パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ7:強弱

パワーポイントは「強弱」がコツ

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kokotatsu.1122さんの投稿

パワーポイント資料作成のコツ7つ目は「強弱」です。先程のルールを壊す項目で紹介しましたが、単調なプレゼンでは飽きてしまいます。そのため、スライド全体も1ページ毎にも変化をつけ強弱を付けると効果的です。

「強弱」のポイント

簡単な見本としては強調したい語句を太字にしたりカギかっこで囲ったり、赤文字にすることです。このように強弱があるだけでも、中身が分かりやすい資料になります。

パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ8:画像

パワーポイントは「画像」がコツ

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iyky_weddingさんの投稿

パワーポイント資料作成のコツ8つ目は「画像」です。基本的に分かりやすい資料を作成する場合は、文字だけではなく図形や画像、表やグラフを入れることで分かりやすく、説得力が増します。

「画像」のポイント

この画像に関しても1つのスライドに複数入れると、内容よりも画像の方に目が行ってしまうので、1スライドに1画像ほどのボリュームが適切です。また高画質な画像の場合はファイルの容量が大きくなるので画像サイズを落とす必要があります。

パワーポイントのプレゼン資料作成のコツ9:真似

パワーポイントは「真似」がコツ

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megumi.1515さんの投稿

パワーポイント資料作成のコツ9つ目は「真似る」です。デザインの知識がない人でもここまでのルールやコツを守れば、それなりのデザインになります。しかし、やはりデザインの勉強をしてきた人と比較すると差は出ます。

「真似」のポイント

最も有効な方法は自分が良いと思ったデザインを見本にして真似ることです。学ぶの語源は真似ると言いますので、自分が良いと思った資料を見本に感覚を養うことが大切です。

見本を参考にパワーポイントを使うのがおすすめ

背景などは先に決めておこう

このようなプレゼン資料を作成するコツを掴めば完成度が一気に上がります。このコツは最後の仕上げで行っても良いですが、スライドの数が多いと作業が多くなるので、あらかじめ背景などのデザインを決めておくと良いです。

見本があると助かる

今までのパワーポイントの資料を作成したことがない人も多くいますが、まずはゼロの状態から作るのではなく、見本となるようなプレゼン資料を見つけることも重要です。見本の資料があれば真似るだけで完成度は高くなります。

容量オーバー!パワーポイントの注意点とは?

背景をこだわると容量オーバー?

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sa9raisonokoさんの投稿

パワーポイントで資料を作成するときの注意点は、ファイルが大きくなりやすいことです。画像やデザインにこだわり10ページを超えるようなボリュームのプレゼン資料であれば、非常に容量が大きくなります。

背景もシンプルにしよう

容量が大きい資料を社外に送るのは失礼であるとされることもあるので、なるべく軽くして作り直すことが必要です。また、容量が大きい資料はメールで送信する場合にも時間がかかりますし、メーラーによっては制限を超えたメールは受信しないこともあります。

パワーポイントは引き算という考えが重要!

背景をシンプルにして見やすくする

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hirohironisshiさんの投稿

パワーポイントの資料作りで重要なことは余計な情報を入れないことです。情報量は多くあれば良いというものではなく、インプットしやすいかどうかが重要です。これは文章などの内容だけではなく背景などのデザインにも共通しています。

今後の見本を作るつもりで

パワーポイントの資料を作成するときはKISSの法則を意識し、引き算で考えます。引き算できないようであれば情報不足です。良いプレゼン資料は会社にとっての武器になるので、今後の見本になるように力を入れることが大切です。

良い見本を!パワーポイントで作るプレゼン資料の近道

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youthofpieceさんの投稿

今回はパワーポイントのプレゼン資料を作成方法などを紹介してきました。実際にプレゼンの場では内容も重要ですが、背景などのデザインも重要になります。良いプレゼン資料を作る近道は良い資料を見本にすることです。デザインは勉強したことない人には難しく感じますが何事も経験です。

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