復命書の書き方とは?報告書との違いや作成のポイント・例文を解説!

復命書と聞いて、ピンと来る人は少ないでしょう。確かに民間企業ではあまり使われない言葉です。復命書は主に公務員の世界で使用されます。復命書は重要書類ですがどんな意味があって、どのように使われるのか公務員ならずとも興味のあるところです。

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目次

  1. 復命書とは?読んだ通りの意味
  2. 復命書と報告書!どこに違いがある?
  3. 復命書の書き方の前に出張報告書の書き方
  4. 出張報告書を書く場合の注意点
  5. 出張報告書に盛り込む内容!一つ一つチェックを
  6. 参考に!出張報告書の例文を紹介
  7. 出張報告書に添付資料がある場合
  8. 復命書の書式!出張報告書との違い
  9. 復命書の役割!命令書との関係
  10. 公務員には欠かせない復命書の提出
  11. 復命書に何を盛り込むか?主な項目を紹介
  12. 復命書の書き方のポイントその1:全体編
  13. 復命書の書き方のポイントその2:研修編
  14. 復命書の書き方のポイントその3:視察編
  15. 復命書の例文!基本は出張報告書と同じ
  16. 例文はあくまで参考!自分なりの文章を
  17. 復命書と報告書!違いはあるが本質は同じ

復命書とは?読んだ通りの意味

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imuyukaさんの投稿

復命書を読み下すと、「命令に従う書類」です。この「命令に従う」というところがポイントです。まず、上司から命令を受けて、出張、会議、研修、視察を行います。そして、その職務を完全に遂行し、その結果をまとめたものが復命書です。今回はこの復命書の意味をさらに掘り下げながら、書き方や例文も紹介します。

復命書と報告書!どこに違いがある?

民間企業でも復命書を使用する場合も

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miccccchikaさんの投稿

復命書は主に公務員の世界で使用されると書きましたが、民間企業で使われる場合もあります。使われ方や書き方は公務員の場合とほとんど変わりません。しかし、民間企業で使われることが多いのは、出張報告書です。命令に従うかどうかにかかわらず、出張したときの成果を発表するのです。

復命書は報告書の一種?

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hirostagram03さんの投稿

復命書も出張や会議、研修、視察の内容を報告することに違いはないので、報告書の一種ととらえても構いません。ただ、復命書はあくまでも命令に従って職務を遂行した結果、認める書類のなので厳密には単なる報告書とは違います。

復命書と報告書!使われ方に違いも

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fru1170さんの投稿

復命書は、出張や会議、研修、視察などを命令に従って遂行した証拠として利用される場合があります。その結果として経費精算がされます。一方、報告書は出張や会議、研修、視察の内容を報告するだけのものです。経費を書く欄もありますが証拠書類というほどの重みはありません。
 

復命書の書き方の前に出張報告書の書き方

書き方に違いがある復命書と出張報告書

復命書と出張報告書では書き方に違いがあります。どう違うのか、まず出張報告書の書き方から紹介しましょう。出張報告書も出張内容を報告する大事な書類です。書き方を工夫しないと、上司や会社側も成果を正確に把握できません。したがって、一つ一つの事実を詳しく丁寧に記入するようにしましょう。

出張報告書の書き方その1:簡潔さ

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taichi.inoueさんの投稿

出張報告書には、出張で得られた成果を詳しく記入する必要がありますが、だからと言って、そのすべてをくどくどと書き込まなくてもいいです。出張か所が複数に上る場合は、書きたい事実も膨れ上がりますが要点を絞って、具体的にどのような成果を得られたかまとめましょう。つまり、簡潔さが求められるのが出張報告書です。

出張報告書の書き方その2:本来の目的

出張をする目的はさまざまです。ざっと挙げるだけでも、商談、顧客訪問、施設訪問、重要会議、展示会、説明会などがあります。ここで重要なことは、出張の本来の目的と異なる成果が上がった場合です。出張報告書にその成果も盛り込みたくなるでしょうが、やはり中心のトピックは本来の目的に絞るべきです。あまり逸脱するのはよくありません。

出張報告書の書き方その3:会社の指示通りに

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pptpp88さんの投稿

出張報告書は会社が作成したフォーマットがある場合が多いです。そのフォーマットの規定の通りに書けばいいので、書き方はそれほど難しくないでしょう。ただし、書く項目が多かったり、枠が大きかったりする場合は、あれこれ頭をひねって盛り込む内容を検討しなければいけません。出張報告書を書く時のことを考え、旅先ではメモを取るといいでしょう。

出張報告書を書く場合の注意点

帰ったらすぐ書くこと

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denpareeさんの投稿

出張から帰ったら一休みしたいのは確かですが、あまり間を置かずに出張報告書を作成しましょう。場合によったら、新幹線や飛行機の帰りの途次に出張報告書を書いてもいいでしょう。これなら出張時のさまざまな出来事の記憶も鮮明に残っています。時間を開けて作成された出張報告書では、その成果を実務に生かせないこともあります。

出張時のミスは必ず記載を

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eyecocoroさんの投稿

出張時の商談、顧客訪問、施設訪問、重要会議、展示会、説明会で思わぬミスや失敗をしてしまう場合があります。できればその事実は隠蔽したいところでしょうが、出張報告書には正直に記入してください。失敗やミスの事実を含めて、今後の対策を会社側がします。もし隠蔽すれば、適切な対応を会社側ができないことも考えられます。

誤字や脱字はないように

単なる報告書とは言え、出張報告書も重要文書です。したがって、誤字や脱字、書き間違いなどはしないように注意しましょう。出張報告書もしっかりと書けないようでは、上司や会社側の評価も下がってしまいます。すぐに立場に影響が出るわけではありませんが、長い目で見たら損です。

出張報告書に盛り込む内容!一つ一つチェックを

出張先や出張者などを記載

出張報告書には、訪問先企業や担当者、訪問都道府県などの出張先をまず記入します。それから、出張期間も入れます。さらに、出張者と同行者を部署名を含めて書き入れます。最も重要な項目として、出張の目的と目的の達成状況があります。また、出張時に行ったことや所見を詳細に記します。最後は、今後の課題や対策をまとめます。

経費はどう記載する?

出張報告書の下の欄に経費を報告する場所があります。なければ、別紙に記載を求められる場合もあります。経費欄には間違いのないように正確に記入する必要があります。移動日、移動に利用した駅や空港名、利用した交通機関、掛かった費用など記録をたどって正しく書き入れましょう。

参考に!出張報告書の例文を紹介

まずは基本情報の例文から

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___yksbさんの投稿

まずは提出相手と提出日を出張報告書に記載します。「〇〇部〇〇様」「提出日平成○年○月○日」とします。次は、出張者名と同行者名です。「〇部〇課課長〇〇」「〇部〇課課長補佐〇〇」と続けます。出張期間は「平成○年○月○日~平成○年○月○日」と書きます。西暦を使うか元号を使うかですが、特に指摘がない場合は元号を使うことが多いです。

出張先は詳しく!面談者も加えよう

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toship0323さんの投稿

出張先は都道府県から始め、出張先会社名、面談した担当者名まで記入します。例文は以下の通りです。「出張先 東京都町田市 株式会社〇〇工業〇〇工場」「担当者名 〇部〇課課長〇〇様、主任〇〇様、主任〇〇様」と続けます。

出張目的の例文!簡潔に

出張目的は簡潔にまとめます。このような例文はいかがでしょうか。「出張目的 新製品〇〇の紹介と利用方法の説明」「新製品の採用に当たってどのような障壁があるかの聴取」「納入した場合に見込まれる需要量の聴取」などとします。

成果は具体的に記載を

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kenshiro_akagiさんの投稿

新製品〇〇の売り込みにどの程度成功したのか成果をまとめます。「担当者の方も新製品〇〇の内容については承知くださり、使い方も簡単に覚えられたとのこと」「ただし、価格に問題があり、もう少し単価を引き下げられないか検討してほしいとの指摘がありました」「価格の問題さえ解決できれば、高需要が期待できるとのありがたい言葉も頂戴しました」

出張に際して行ったことを説明

出張時に実際に行ったことの説明も、例文で紹介しましょう。「訪問先では、担当者様に新製品を手に取っていただき、手取り足取り使い方を説明させていただきました。またわが社が作成した予想価格、需要見込み表も提示しました。その結果、担当者様の意見を聴取できました」などとしてはいかがでしょうか。

最後は所見と今後の課題

所見や今後の課題のまとめ方の例文は次のようなものです。「新製品〇〇の使い方については難しい点は全くないようなので、安心しました。ただ、価格についてはこれでいいだろうと判断していたので、担当者様の意外な反応に少し驚きました。この課題については、今後社内での検討事項とします」などと結びます。

出張報告書に添付資料がある場合

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kjooklyn_manzohさんの投稿

出張報告書に添付資料を付ける場合は、その旨を書いておきます。「添付資料あり」とし、さらに「社外秘の特別資料を提供していただきました」などと続けます。

復命書の書式!出張報告書との違い

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noriko0258さんの投稿

復命書の書式はほぼ決められています。復命書は市販されているものではないので、官公庁や学校などで定められた公務員用のものを使います。出張報告書との違いですが、出張報告書に比べて記入する重要ポイントが少ないのが特徴です。だからと言って、簡単にまとめるわけにはいきません。

復命書の役割!命令書との関係

復命書は、公務員などが上司からの命令に従って任務を全うしたときの成果を報告する書類です。したがって、命令された内容(命令書)と復命書の内容が一致していないといけません。つまり、命令通りに任務を達成し、その結果、予定通りに成果を得られたかを確認するのが復命書です。もし、予定外の結果になった場合は、その旨も報告する必要があります。

公務員には欠かせない復命書の提出

復命書は民間企業でも作成する場合もありますが、多くの場合は公務員が作る書類です。公務員は出張した場合、その報告を正確に行い、経費を税金から差し引かなければいけません。したがって、復命書の提出は必須です。公務員という仕事柄、書類作成は最も重要な任務のひとつであり、違反した場合は法的な問題に問われる場合もあります。

復命書に何を盛り込むか?主な項目を紹介

復命書の基本項目は出張報告書に類似

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k.coco13さんの投稿

復命書と出張報告書は内容が違いますが、基本項目として書く部分は似ています。報告年月日、所属、職名、氏名、出張の用務、出張先、開催日時、参加人数などです。一つ一つの項目について、記憶や記録に頼りながら正しく記入しなければいけません。

最重要ポイント!復命書の本文と感想・意見・提案

報告本文には、出張時にどのようなことをし、どのような成果が得られたのか詳しく記載する必要があります。文章でまとめてもいいですが、箇条書きにするとわかりやすいです。感想や意見、提案の欄も同様に重要です。この欄に記載する内容によって、今後出張時に得られた成果をどのように現場に生かしていくかが決まるからです。

復命書には添付書類を付けたほうがいい

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granpa3434さんの投稿

出張先の資料がある場合、添付書類として復命書につけたほうが親切です。訪問先の状況や特徴をつかみやすくなって、復命書を閲覧する人の理解の助けになるからです。出張に同行しなかった人に少しでも配慮を示すのです。

復命書の書き方のポイントその1:全体編

用務を明確に記載

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fujimori_takeshi_さんの投稿

公務員が出張する場合、その用務は限られていますが、復命書には明確に記載します。会議、セミナー、視察、研修などが考えられます。用務の種類によって、報告本文も変わってくるので、ここで目的をはっきりさせます。

複数個所に出張した場合

出張先が複数にまたがる場合は、訪問順にしたがってそのすべての場所を書くのが基本です。本文にも順番通りに報告を書く必要があります。あまり重要な訪問でなかったからと自己判断して省いてはいけません。もし1枚の復命書にまとめきれなければ、複数枚の復命書に認めてもいいでしょう。

出張者と面談者の記載は正確に

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hidekazu_shinoharaさんの投稿

出張者の記載も面談者の記載も正確に行う必要があります。つまり、役職名を含めて、省略形を用いずに正式名称で記載します。

復命書の書き方のポイントその2:研修編

研修の復命書に含める内容

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snow_staffさんの投稿

研修の復命書には、次のような内容を含めるといいでしょう。主催団体、研修会名、会場、参加人数、所属部署を含む講師名、研修の内容、研修の内容から今後に活用できるものなどです。研修で教わったことを簡潔にまとめるのは容易ではありません。あれもこれもと内容を膨らませすぎないようにする必要があります。

資料やテキスト上手に活用

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ohana.a.y.nさんの投稿

研修で講師が話した内容を聞いただけでは、すべてが頭に入っているとは限りません。したがって、それだけを頼りに復命書を書くのは大変です。そこで活用したいのが配られた研修資料やテキスト。研修で聞いた内容と資料やテキストを上手に紡ぎ合わせながら、その成果を復命書にまとめれば、できばえもよくなります。

復命書の書き方のポイントその3:視察編

視察先を具体的に記載

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kimura.ryota_hirakataさんの投稿

視察の復命書には、いつどこで誰に会い、どのような目的の視察をしたのか具体的に記載します。基本的には出張命令書と同じ内容でなければいけませんが、必ずしも予定通りに行くとは限りません。その場合は、変更事項をつぶさに書き込む必要があります。公務員に限らず復命書に嘘の内容を記入すれば、業務違反であり。厳しい処罰がある場合もあります。

資料だけを参考にするのではなく

視察をする場合は、視察先が詳細な資料を準備して待っていてくれる場合もあります。その資料に頼れば、復命書の作成もしやすいですが、復命書には自分の所見を述べる欄もあります。資料だけでは所見は書けないので、視察にあたってはメモを取り、その都度自分の所見をまとめておくといいでしょう。後で復命書を作成する際に役立ちます。

時系列に添って復命書を書く

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chunchunchunziさんの投稿

公務員でも民間人でも視察先が1か所だけに限られるわけではありません。複数個所を視察することも多いでしょう。その場合は、時系列ごとに視察内容をまとめます。報告本文の中では、番号を振って順番に紹介してもいいでしょう。時系列なら、記憶もたどりやすいし、内容も整理しやすいです。

復命書の例文!基本は出張報告書と同じ

基本情報の例文を紹介

復命書の冒頭には、提出年月日、提出者氏名と所属部署を記入します。「平成○○年○月○日」「大阪太郎」「スポーツ担当課所属」などとします。次に、表題(用務)や出張先を書き入れます。たとえば、「用務 スポーツ会場視察」「出張先 東京都〇〇球技場」などと続けます。受け入れ先の名称も忘れずに記載します。

報告本文の例文その1

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katu_maroさんの投稿

まず、報告内容の例文として、「東京都の〇〇球技場を視察してきたので、以下の通りご報告申し上げます」と前置きを入れます。そこで内容ですが、会談者の氏名と役職を紹介した後、実際に施設の概要と会談内容を報告します。「〇〇球技場はできて間もなく、芝生、施設、客席ともに新しいので、皆が快適に過ごせます」などとします。

報告本文の例文その2

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sato_gilmoreさんの投稿

上記の文だけではいけませんから、特に気になった点を付け加えます。「そんな中で特に私の目を引いたのは、メンテナンスに掛ける費用と人材です。新しいものでも使い続ければ古くなりますが、それを防ぐために最高機器と優秀な人材を投入していました」などとすれば、視察の意味がわかりやすくなります。

報告本文の例文その3

視察は1日で終わるものではないので、「2日目」として続きを書きます。その場合も、会談者や担当者の氏名が変われば、役職とともに明記します。「2日目は会場周辺の視察をしました。周辺には飲食店やコンビニなども多く、会場利用者が不便を感じないような環境となっています」

報告本文の例文その4

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takashi.141さんの投稿

続きの例文はこうです。「会場そのものだけではなく、周辺施設をいかに充実させるかが球技場づくりに欠かせない要素だと実感しました」などと結びます。

所見はメモを見ながら

視察時にはメモを取るのがいいですが、そのメモを見ながら所見をまとめましょう。「新球技場を作るのは喜ばしいことですが、それに見合った努力が必要であると感じました。私たちが所属している自治体に新球技場を作る際には、視察先と同じ労力を傾けられるかよく検討したうえで、結論を出す必要があります」などの例文が考えられます。

例文はあくまで参考!自分なりの文章を

復命書の簡単な例文を提示しましたが、これはあくまでも例文です。公務員にしろ民間人にしろ、さまざまな命令が下って、復命書を作成するように求められます。例文ばかりにこだわらず、自分の個性を発揮して、多くの人が理解しやすい復命書を作りましょう。

復命書と報告書!違いはあるが本質は同じ

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abeyu1986さんの投稿

ここまで復命書と報告書の特徴や違いなどの情報を中心に解説しました。復命書は報告書の一種ですが、微妙な違いも存在します。ただ、どちらにしろ出張時の報告を正確かつ詳細にまとめる必要があります。用紙にすればA4の紙1、2枚程度のものですが、書く内容によって今後の生かし方に違いが生じるので、重要な書類であることに変わりありません。

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