改善提案のネタを見つける方法と提案書の書き方!上手くいかない原因とは?

作業効率をアップさせる改善提案ですが、なかなかネタがなく改善提案できないことが多々あります。この記事では改善提案のネタをみつける方法と改善提案書の書き方にピックアップしています。また改善提案が上手くいかない原因もまとめています。

改善提案のネタを見つける方法と提案書の書き方!上手くいかない原因とは?のイメージ

目次

  1. 改善提案について考えていこう
  2. トヨタでも使われている改善提案とは
  3. 改善するとどのようなメリットがある?
  4. 改善の基本5S活動とはどういった活動?
  5. 改善提案のネタを見つける方法1:メモをとる
  6. 改善提案のネタを見つける方法2:職場内で話す
  7. 改善提案のネタを見つける方法3:深く考えすぎない
  8. 改善提案のネタをみつける方法4:他部署の観察
  9. 改善提案のネタをみつける方法5:改善した個所の見直し
  10. 工場などで多く行われる改善でムダを省く
  11. 改善提案書の書き方1:書面に必要な情報
  12. 改善提案書の書き方2:改善効果を明確に
  13. 改善提案書の書き方3:細部にこだわっているか
  14. 改善提案の具体例はどういったものがあるか
  15. 改善提案がなかなか思いつかない
  16. 改善提案が上手くいかない原因
  17. 改善提案書を提出するうえで伝わりづらい事
  18. 改善提案をして会社に貢献しよう

改善提案について考えていこう

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masahiro_tukamotoさんの投稿

働くうえでただ単に働いていても何も変わりません。日々改善活動を行っていければ仕事の効率がアップし、さらに改善活動する時間が確保できどんどん仕事の効率があがっていきます。今回は改善提案のネタ探しの方法や、改善提案書の書き方について紹介していきます。

トヨタでも使われている改善提案とは

改善提案とは要するに改善活動のことで、改善活動で提案していくのが改善提案です。何か改善をしてより良い状態にしていくのが改善活動ですが、様々な職種で使われる事が多いです。主に工場などの製造業等で行われることが多く、世界的な大企業のトヨタの有名なトヨタ生産方式の基本概念では改善が挙げられています。

改善するとどのようなメリットがある?

スキルアップにつながる

改善すると自分のスキルアップにもつながりますし、自分を評価してもらえる活動でもあります。会社にとっては改善をして、仕事の効率があがればその分だけ会社にはプラスになります。

コミュニケーションの活性化にもつながる

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f3_lifeさんの投稿

改善活動は自分で考え知恵を出していくのも大事ですが、仲間と共に改善していく活動もあります。QCサークル活動と言い、職場の仲間内で品質力向上や生産性等改善を行い資料を作成し、発表会等行われたりします。発表で上位のサークルは全国大会等あり、自分の知識向上にもなりますし職場内のコミュニケーションの活性化にもつながります。

改善の基本5S活動とはどういった活動?

改善提案を行ううえで、5S活動といったものが基本となります。整理・整頓・清掃・清潔・躾の頭文字をとって5Sと呼ばれていまして、職場環境の維持・改善を目的に5つの単語をまとめられたものです。

5S活動:整理

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sayo.rento.saraさんの投稿

整理とは要るものと要らないものを区別して、要らないものを処分する事です。必要なものを明確にして、無駄のない仕事をすることにより、効率よく仕事ができるようになります。

5S活動:整頓

整頓とは決められたものを決められた場所に置き、いつでも取り出せる状態にしておくことです。こちらも整頓のような、事前準備をしていれば無駄のない仕事ができます。子供の頃から整理・整頓を行うようにと言われてましたが、このような細かい意味があります。

5S活動:清掃

清掃とは身の回りのことや職場内を常に清掃し、いつでも使えるようにすることです。一気に掃除しようと思うと更に時間が掛かり大変なので、常に清掃し清潔にしていなければなりません。最低でも1日1回掃除をすることにより清潔さを維持できます。

5S活動:清潔

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m.s_closet16さんの投稿

清潔とは3S(整理・整頓・躾)を維持して、職場内を誰が見てもきれいな状態に保つことです。清潔にするには3Sを維持していかなければなりませんので、何事もこまめにいかなければなりません。

5S活動:躾

躾とは職場の決められたルール・手順を守り習慣づける事です。以上が5Sの内容でこの項目に沿って業務管理するのを5S活動と言います。

改善提案のネタを見つける方法1:メモをとる

メモをとるのを習慣づける

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misa.haru335さんの投稿

次に改善提案のネタをみつける方法を紹介していきます。まず初めにメモをとるといった方法でネタがみつけやすくなります。日々仕事している中で、ちょっとした細かいことでもやりにくいなと思う作業や疑問点を、常にメモをとるのを習慣づければ改善提案のネタをみつける一歩を踏み出せるようになります。

逐一メモをとることにより忘れない

常に改善しようと思っていることなど、その時は後回しでいいやなんて思っていますが、いざ改善しようと思うと忘れてしまったりしますので、逐一メモをとっていればいざといったときに役に立ちます。

改善提案のネタを見つける方法2:職場内で話す

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mitsuwametal1953さんの投稿

続いて改善提案のネタをみつける方法は職場内で話して、情報共有するといった事です。職場内で上司だったり、部下だったり同僚だったりと改善点を出し合えば、不思議とどんどん改善点があげられます。自分一人でいい改善提案がだせずに悩むこともあると思いますが、仲間内で話し合えば話しが膨らみ色々な改善点を出せます。

改善提案のネタを見つける方法3:深く考えすぎない

ノルマに追われないようにする

続いての改善提案のネタをみつける方法は深く考えすぎないことです。会社方針等で改善提案書を月に1回ノルマで提出しなければいけない会社もありますが、そういったノルマにより深く考えすぎてネタが全く思い浮かばない場合があります。

気楽に考えていく

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hirotakakoderaさんの投稿

深く考えれば考えるほど改善は思い浮かびません。深刻に考えずに気楽に考えれば次第にネタも出てきますので、改善提案が苦にならないように気楽に考えていきましょう。

改善提案のネタをみつける方法4:他部署の観察

仕事の仕方を参考にする

続いて改善提案のネタをみつける方法で他部署の観察があります。自分の仕事を見直したり考えたりするのも大切ですが、観察するのも改善提案のネタを見つけるうえで、必要なことになってきます。工場などでは違う部署を観察する事でいい発見ができます。ラインづくりだけでなく機械の点検の仕方、機械の動かし方、機械のメンテナンスの仕方。

様々なことに着目して見る

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i.am.yuukoさんの投稿

機械の掃除の仕方、終業時の日誌の書き方など。今まで自分の部署でやってきたことがいらない作業だったり、無駄な作業だったりと今までの仕事で普段気づけないことに着目して見れることができます。なので、他部署の観察もいいネタをみつける方法です。

改善提案のネタをみつける方法5:改善した個所の見直し

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kinkihekizaiさんの投稿

最後に改善提案のネタをみつける方法で改善した個所の見直しがあります。改善提案をして改善してもらい、いざ使用したら機能していなかったら意味がありません。なので改善した個所の見直しを行い、しっかりと機能しているか確認し、機能していなかったら再度改善提案を行わなければなりません。

工場などで多く行われる改善でムダを省く

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daichan.acr50wさんの投稿

前述しました通りトヨタが改善提案の元祖なのですが、色々な工場で改善活動が進められています。トヨタ生産方式では、ムダを(付加価値を高めない各種減少や結果)と定義しています。このムダをなくすことが重要な取り組みで、7つのムダを排除する事により改善を効率的に進める事ができます。

作りすぎのムダ

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yoshirs8.0さんの投稿

まず初めに作りすぎのムダを説明していきます。作りすぎのムダは7つのムダの中で1番最悪なムダと言われています。計画のない生産は生産することに意味がないですし、色々なムダを生んでしまいます。作りすぎると在庫のムダになりますし、在庫になると運ばなければいけなくなるので、運搬のムダになります。

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cula406さんの投稿

その運搬するのにも労力を使うので動作のムダとなります。作りすぎるとどんどん悪循環に陥ってしまうので、7つのムダの内作りすぎのムダを1番に削減しなければなりません。

手待ちのムダ

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natchan_orangeさんの投稿

次に手待ちのムダです。手持ち(てもち)ではなく手待ち(てまち)のムダです。言葉の通り手待ちのムダなので何もすることがく、ただ単に立っているだけの状態です。手を動かしていなければ仕事をしていない状態となりますのでムダとなります。

運搬のムダ

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ueki038さんの投稿

続いて運搬のムダです。何回も置いて運んでを繰り返したり仮置きしている、1回で運べるものを複数回運ぶのは運搬のムダになります。運搬の方法を決めていなければ起こりやすいムダな動作です。

加工のムダ

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yukikokimata_monologueさんの投稿

続いて加工のムダです。加工の作業で余計な部分まで加工していたらムダになります。加工機のサイクルタイムにも影響してきますし、刃物の寿命にも影響してきますし、切粉が増え掃除等が大変になります。本当に必要な加工なのか検討しムダを省いていく必要があります。

在庫のムダ

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chumi1231さんの投稿

続いて在庫のムダです。作りすぎが在庫のムダとなりますが、その完成品を造っていくまでの部品・材料等も在庫となります。例えばその月に200台生産しなければならない完成品で、300台分部品がありました。100台分部品が余ります。この100台分の部品の在庫をその月は抱えなければなりません。これで在庫のムダが発生します。

動作のムダ

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tutanosukeさんの投稿

続いて動作のムダです。ライン作業時に製品の持ち替えが発生したり、高いところにある部品を手を伸ばして取ったり、低いところにある部品をしゃがんで取ったり、動作そのものにムダを感じます。ムダな動作ができないようなラインづくりができていれば動作のムダは生まれません。

不良・手直しのムダ

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最後に不良・手直しのムダです。完成品を100台造ったのにキズがついてたから100台廃棄、完成品100台造ったのに100台手直ししなければいけないとか、未然に防ぐことが出来る内容だったら尚更バカ臭いです。こういった事をなくすにも日々改善活動をしていかなければ、同じことを繰り返すだけです。

改善提案書の書き方1:書面に必要な情報

改善提案書にはテンプレートがない場合もある

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mqueen_h_sさんの投稿

次に改善提案書の書き方について説明していきます。改善提案のネタを見つけいざ改善を行う際に、改善提案書といった用紙を多くの企業では記入しなければなりません。その改善提案書を企業が決めたテンプレートがあればその項目に沿って記入していくだけですが、テンプレートがない場合もあります。

改善提案の書き方

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t.ishimarukunさんの投稿

そういった場合に何を記入していいかわからない為、書面に必要な書き方や情報を紹介していきます。まずは、改善したいヵ所の現状を記入します。その次にその個所の問題点を分析・考察し記入します。その次に本題の改善提案を文章で伝わるなら文章、伝わらなければ図を描いたり資料を添付したり上司や改善してもらう人が理解できるようにします。

事細かく記入しなければならない

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続いて改善をしたことによる効果を、数値等で記入し目標を設定します。最後に実施にあたっての問題点を記入し、改善提案書の退出日から改善完了予定日までのスケジュールを、明確に記入し提出します。

改善提案書の書き方2:改善効果を明確に

作業がしやすくなった等明確に

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yacchan_126さんの投稿

続いての改善提案書の書き方で気を付けなければならない点は、改善効果を明確にしなければなりません。改善提案をして仕事がやりやすくなったとか、経費削減ができたとか効果が明確にならなければ、改善活動をやる意味がありません。なので改善提案書には、改善効果を明確に書かなければなりません。

会社の経営陣を納得させよう

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簡単にできる改善でも改善効果を明確にしなければなりませんが、大きい改善となると改善にかかる経費が掛かる場合もあります。そういった時に改善効果・改善にかかる時間・改善にかかる経費等をしっかりと計算して改善提案書を提出しなければ、会社の経営陣が納得せずに改善を受け入れてもらえないので書き方に気を付けなければなりません。

改善提案書の書き方3:細部にこだわっているか

改善してもらう側にもわかりやすく

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iorihoriさんの投稿

続いての改善提案書の書き方は細部にこだりがあるかです。改善提案を提出し改善を元に実際に改善業務を行う側の方に、細かい説明がしてあるか改善提案書では重要になります。細部にこだわった書き方でないと改善業務を行う側もわかりづらいです。

納得がいく改善をしてもらうためにも細かく依頼

改善提案を出す側も自分が提案した改善と実際に改善業務を実施してもらった改善に相違があった場合は納得がいかないはずです。なので改善提案は細部にこだわった書き方をしなければなりません。

改善提案の具体例はどういったものがあるか

工場の場合

改善提案の具体例を紹介していきます。工場のライン仕事で整理整頓等されていなく、あっちにいったりこっちにいったりしてる作業者がいるラインがあるとします。工場のライン仕事は基本的に流れ作業になりますが、右から左、左から右と均一方向にライン造りがされていて、右から流れてまた右に戻るといった戻り作業が、ムダな動作になります。

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整理整頓することにより、なにがどこにあるか明白になり、決められたものを決められた場所に置けばあっちにいったりこっちにいったりする必要性がなくなり、右から左と基本的な動きができるようになります。

営業の場合

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続いて営業部門の改善提案の具体例を紹介していきます。外回りの営業だと朝は普通に会社に出勤し、昼間は顧客を回り、夕方会社に戻り書類を記入したりまとめたりする仕事が一般的です。団体ではなく個人で仕事する場合が多いので、情報の共有化ができない場合が多いです。

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masahiro_tukamotoさんの投稿

そういった場合に業務内容をパソコンに入力し、見える化することにより営業全体で情報を共有し、より仕事がやりやすい環境になっていきます。

改善提案がなかなか思いつかない

改善提案をだすのが月のノルマである企業もありますが、改善提案が思いつかない人も中にはたくさんいるはずです。そういった人に多いのが考えすぎで改善提案が思い浮かばない事が多いです。普段仕事しいている中で、パット思い浮かんだものを実践してけばいいのです。深く考えこめばこむだけどんどん悩むので簡単に考えて改善提案をだせばいいのです。

改善提案が上手くいかない原因

上手くいかない原因:周りからの圧力

次に改善提案が上手くいかない原因を紹介していきます。改善提案が上手くいかない原因としてまず1つ目に何でもいいから改善案を出してと、会社や上司から圧力をかけられて、とりあえず言われたから改善案を出すといった流れを作ることです。

普段の業務に加えて改善案を考えなければならないのは、負担でしかありません。なのでとりあえず上司に言われたから、改善提案書を提出しておくかといった風になるので良い改善案が生まれません。

上手くいかない原因:知識不足

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snowride10さんの投稿

続いて改善提案が上手くいかない原因は、知識不足があげられます。知識がないと改善提案を出したくてもなんの知識もなく、何をしていいかわからないといった状態に陥ります。改善事例を見たり改善の教育を行ったり、他の現場を見ることにより視野が広がり、改善提案をだせる一歩につながります。

上手くいかない原因:環境

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kitac.engineersさんの投稿

最後に改善提案が上手くいかない原因は、職場の環境で改善提案が出しにくい状態である場合があります。その部署の上司が改善提案を出さない人だったら、部下も自然と出しにくくなり、次第に改善提案を出さなくなります。

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部署内で改善提案を出し合っていければ、会社全体で改善提案を出していけるようになります。その為、職場の環境次第で改善提案は生まれやすくなります。

改善提案書を提出するうえで伝わりづらい事

情報量が多い

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lead_gym_nagoyaさんの投稿

改善提案書で伝わりづらい例を紹介していきます。まず初めに1件の改善に対して何枚もの改善提案書を作成し、情報量が多くなることです。枚数が多ければ多い分だけ読み手はわかりづらくなります。いくら分厚い書類にしても読みづらい提案書は伝わりづらいです。なので1件の改善提案に対して1枚の改善提案書が理想です。

グラフ・写真・図が使われていない

次にグラフや図、写真等が使われてない改善提案書は伝わりづらいですし、わかりづらいです。テンプレートに沿って改善提案書を作成し、グラフ・図・写真等使われていないと、文字ばかりでわかりづらいですし伝わらないので説得力に欠けます。これらを適度に入れた改善提案書にすると良い提案書に仕上がります。

改善提案をして会社に貢献しよう

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mochigahamaさんの投稿

いかがでしたか?改善提案についてまとめてみました。改善は日々仕事していく中で必要不可欠です。また改善は上司に自分をアピールできる活動です。自身のスキルアップにもなりますし、自身を評価してもらえるので積極的に改善手案を行っていければ、会社的にもメリットしかありませんし自分自身にもメリットでしかありません。

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