マニュアルの作り方解説!見やすい例・テンプレート・見本も紹介!

何か業務を行うときも研修するときもマニュアル例が役に立ちます。いずれはマニュアルを使って業務する立場かマニュアルを作る立場になる可能性もあるでしょう。マニュアルの作り方はどのようなものか。今回は見やすいマニュアルの作り方を事例や見本も含めてまとめています。

マニュアルの作り方解説!見やすい例・テンプレート・見本も紹介!のイメージ

目次

  1. 自分が見やすいマニュアルを作ろう!
  2. 形にしていない?マニュアルを有効活用しよう!
  3. 誰にでもできるように!マニュアルで標準化
  4. マニュアルを作ることで品質も保たれる!
  5. 誰かがマニュアルを作っている!その作り方とは
  6. マニュアルで重要なのは手順ではなく目的
  7. 過去のマニュアルが参考にならない理由
  8. 自分が良いと思うマニュアルの作り方が重要!
  9. 今までのマニュアルの作り方を変えてみよう!
  10. 作り方が重要!マニュアル人間を生まないために
  11. マニュアルの作り方は上司の確認が必須!
  12. マニュアルの作り方にはテンプレートが大事!
  13. マニュアル構成の作り方見本1:目次構成
  14. マニュアル構成の作り方見本2:目的
  15. マニュアル構成の作り方見本3:基準
  16. マニュアル構成の作り方見本4:概要
  17. マニュアル構成の作り方見本5:目標
  18. マニュアル構成の作り方見本6:ノウハウ
  19. マニュアル構成の作り方見本7:参考資料
  20. 社内用のマニュアルなら作り方に工夫をしよう
  21. 紙だけじゃない!Web版のマニュアルの作り方とは
  22. マニュアルの作り方に求められているものとは
  23. 見やすいマニュアルは業務改善のカギとなる!

自分が見やすいマニュアルを作ろう!

会社に入社し初めて業務を行うときに見本になるのが業務マニュアルですが、入社してしばらく経つと、今度は自分が見本になるようなマニュアルを作成する立場になります。実際に見やすいマニュアルはどのようなものでしょうか。今回は見やすいマニュアルの作り方を見本や事例を交えて紹介していきます。

形にしていない?マニュアルを有効活用しよう!

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tatu0808yaさんの投稿

会社で働くときには多くの業務にマニュアルがあり、そのマニュアルに沿って業務を行うことがほとんどです。しかし、中にはマニュアルのような手順は存在するものの、「マニュアル書」のように形に残っていないことが多くあります。

このような場合だと、例えば自分が行っている業務を10人の新入社員に引き継ぐとなると、10人に研修する時間が必要になります。そこでマニュアル書のようなものを作成しておけば、業務の引継ぎや研修も行いやすくなります。

誰にでもできるように!マニュアルで標準化

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ayarine.mさんの投稿

マニュアルの役割は大きく2つあり、1つ目は業務の標準化です。例えば「○○業務は○○さんしかできない」という特定の人しかできない業務のことを属人化といいますが、属人化している業務は、その担当者が退職なり休職してしまうと誰もできなくなります。

このような属人化を防ぐために、業務マニュアルを作成しておけば、万が一の場合でも誰かが対応できるようになります。このようにマニュアルを作成すれば、特定の人しかできないことを、誰にでもできるようにして標準化を図ることができます。

マニュアルを作ることで品質も保たれる!

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harukasakonさんの投稿

マニュアルの役割の2つ目は品質管理です。業務レベルをある一定の水準まで引き上げることができるので、業務の品質を保つことができます。この品質は製造している商品以外にも言えることです。

例えば、納品確認の業務にもマニュアルが存在しなければそのような手順で確認するかもわからず、時間がかかってしまい効率化を図ることができません。また、ミスも多くなれば業務の品質は低いと言えるでしょう。

誰かがマニュアルを作っている!その作り方とは

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ichan.tsluv24さんの投稿

マニュアルがあれば上司や先輩が不在で不明点があっても自分で行動することができます。しかし、そのマニュアルは誰かが作成したものです。新しいプロジェクトや業務が増えたときはマニュアルを作成する必要があるので、マニュアル作成の基本的な部分は知っておいた方が良いでしょう。

マニュアルの作り方を知っていると、マニュアルの目的なども見やすいと感じるようになるので、自分自身の業務効率を上げることができるでしょう。

マニュアルで重要なのは手順ではなく目的

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myalice210さんの投稿

マニュアルで重要なことは手順だけを書くだけではなく、何のためにその業務があるのかなどの必要性や重要性をしっかりと記載することです。よくあるマニュアルは手順しか書いておらず、何のためにその業務があるのかを記載されていないことが多いです。

手順などもマニュアルには当然必要なことですが、目的や必要性などが記載されていないマニュアルでは、もしものときに臨機応変に対応できなくなるでしょう。まずはその業務自体の内容を書くことが重要です。

過去のマニュアルが参考にならない理由

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hdnishitokyoさんの投稿

「○○業務の業務マニュアルを作成してくれ。」と上司に仕事を依頼されたときに多くの人は今まで自分が使ってきた既存のマニュアルを参考にして、業務マニュアルを作ろうとするでしょう。そのときに重要なことは、自分自身がそのマニュアルを有効活用できているかどうかです。

一番マニュアル作成で非効率的なことは、マニュアル自体は存在するものの誰も使っていないことです。マニュアルの存在を知らない場合はしっかりと周知する必要がありますし、有効活用できない内容であれば内容を改善する必要があります。

自分が良いと思うマニュアルの作り方が重要!

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nyangorotaさんの投稿

既存のマニュアルを参考にするときは、自分自身でこのマニュアルが有効なものかを判断する必要だあります。自分で有効性を感じていないマニュアルを参考にしても、質の低いマニュアルしかできません。

過去のマニュアルを参考にするときは、事例などをピックアップするのは良い手法です。自分が入社する前の事例は参考になるでしょう。このように既存のマニュアルが参考になるかどうかから判断していきます。

今までのマニュアルの作り方を変えてみよう!

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aki_hirano1122さんの投稿

マニュアル自体も今までのものよりも品質を向上させたものを作成するべきです。マニュアルは文字だけだと分かりにくいところもあるので、例えば見やすいように写真や図を多く入れると良いでしょう。

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naka0358さんの投稿

今までのマニュアルよりも良いものを作る意識を持つことが重要です。マニュアルの内容にも言えることですが、基本的なポイントを押えて、社内のテンプレートに合わせて作成すればマニュアルは形になるので、その中で工夫したより良いマニュアルを作ることが大切です。

作り方が重要!マニュアル人間を生まないために

マニュアルに書いていることしかできない人を「マニュアル人間」と揶揄されることも多くあります。確かにマニュアルは手順書という意味でもあるので、マニュアルに書いている手順しかできないのは問題かもしれません。

しかし、本来マニュアルの本質は標準化になるので、臨機応変に対応できるような品質のマニュアルを作成することが重要です。そのためには、業務の全体像が把握できるような内容にしたり、イレギュラーな事態が起きたときの対処方法も必要になります。

マニュアルの作り方は上司の確認が必須!

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morichan15さんの投稿

マニュアルの作り方で重要なことは一人で作らないことです。まず、マニュアル作成を指示した上司に進捗と方向性を確認する必要があるでしょう。仮に自分が作成した業務マニュアルで通常の業務時間を5分短縮できるだけでも、会社のトータルの時間で考えると非常に大きくなります。

仮に毎週行う業務でも5分間短縮することで4時間近く短縮できますし、10人で行うと40時間も短縮できることになりますので、しっかりとマニュアルの内容やポイントなどは確認しながら作りましょう。

マニュアルの作り方にはテンプレートが大事!

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akt.julsさんの投稿

このようにマニュアルに様々な目的や役割があるので、業務効率を最大化できるマニュアルを作ることが目指すべきポイントになります。時間に余裕があれば社内マニュアルのテンプレートを見直した方が良いかもしれません。

社内にマニュアルのテンプレートがあれば、業務マニュアルも統一感があり見やすいものになるでしょう。ここからはテンプレートに使えるマニュアルに必要な項目を紹介していきます。

マニュアル構成の作り方見本1:目次構成

「目次構成」の作り方のポイントとは

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masamune84さんの投稿

マニュアルのテンプレートの1つ目の項目は「目次構成」です。マニュアルの作り方の土台になる目次ですが、目次はマニュアル全体の構成になるので、見やすいマニュアルになるかはこのポイントで決まります。

「目次構成」をテンプレートに

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chisawayさんの投稿

この構成をするためには業務の全体像を把握し、イメージできていないといけません。そのためにまず目次から作り始めるのではなく、自分の中で情報収集と情報整理を行いましょう。今回の作り方見本をそのまま目次のテンプレートにしても良いかもしれません。

マニュアル構成の作り方見本2:目的

「目的」の作り方のポイントとは

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farmconnection_laboさんの投稿

マニュアルのテンプレートの2つ目の項目は「目的」です。作成するマニュアルの目的を明確にしましょう。この目的がマニュアルの中で最も重要な部分になります。この目的をより見やすい形で分かりやすい表現にしましょう。

「目的」をテンプレートに

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raising_childrensさんの投稿

業務の目的以外にも誰向けに書いているマニュアルになるのか、関係している部署はどこなのかも記載する必要があります。テンプレートを作成するときは見本なども追加してマニュアルの作り方を見やすい物にしましょう。

マニュアル構成の作り方見本3:基準

「基準」の作り方のポイントとは

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ogakijinさんの投稿

マニュアルのテンプレートの3つ目の項目は「基準」です。業務をどの基準まで行うのかを記載します。例えば、確認業務であれば10分以内を目安にする、などと時間や数字で表せるようにすると良いでしょう。

「基準」をテンプレートに

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osaknadaiskiさんの投稿

マニュアルの業務の基準がそのまま今後の業務レベルに反映されるのでよく検討する必要があります。テンプレートでは仕事の基準を分かりやすく記載できるようなフォーマットにすることです。完成品の基準が分かるように写真の見本があると良いかもしれません。

マニュアル構成の作り方見本4:概要

「概要」の作り方のポイントとは

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takahashi2894さんの投稿

マニュアルのテンプレートの4つ目の項目は「概要」です。この概要の項目で仕事の全体像を見やすいように実際の業務手順を記載します。この業務手順は文章だけだと読みづらいので、見やすいように写真・画像を入れることがおすすめです。

「概要」をテンプレートに

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sarah_vivil880kさんの投稿

テンプレートを作成するときは、業務にもよりますが必ず1枚画像を入れるようにすると見本を見ながら業務の内容が把握できるので良いかもしれません。

マニュアル構成の作り方見本5:目標

「目標」の作り方のポイントとは

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master_doraさんの投稿

マニュアルのテンプレートの5つ目の項目は「目標」です。マニュアルの作り方の中には目標も設定すると良いでしょう。もちろん先程の基準も記載しますが、時間を短縮するために目安となる基準と目標を設定します。

「目標」をテンプレートに

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kotoko445さんの投稿

大幅に業務時間を短縮した事例では、マニュアルにこれまでに業務を行ってきた担当者のベストタイムを記載したところ、自然と競争意識が生まれて時間短縮に繋がったとのことです。テンプレートには目標以外にも目標達成に必要なことも見本付きで入れると良いでしょう。

マニュアル構成の作り方見本6:ノウハウ

「ノウハウ」の作り方のポイントとは

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kens.made01さんの投稿

マニュアルのテンプレートの6つ目の項目は「ノウハウ」です。業務マニュアルに必要なことは業務の手順です。この手順に関しては正確性が重要になりますが、この手順にプラスアルファするノウハウなども書きましょう。

「ノウハウ」をテンプレートに

テンプレートには「ワンポイントアドバイス」などとノウハウを挿入できるようにすると良いでしょう。このような必須ではない項目は見やすい見本がないと使われることがないので、使いやすさが重要です。

マニュアル構成の作り方見本7:参考資料

「参考資料」の作り方のポイントとは

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blue0cean0358さんの投稿

マニュアルのテンプレートの7つ目の項目は「参考資料」です。マニュアルも万能ではありません。マニュアルに何でも詰め込むとマニュアルを読む時間ばかりかかってしまいます。

「参考資料」をテンプレートに

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s.yumiko_39さんの投稿

マニュアル以上に知識などを深めたい場合は参考資料を添付します。テンプレートとしても論文の参考文献などのような書き方は不要です。社内の「○○部に相談する」という書き方や参考となる書籍を紹介すると良いでしょう。書籍になる場合は表紙などを見本に添付するのもおすすめです。

社内用のマニュアルなら作り方に工夫をしよう

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hatakeyama_kojiさんの投稿

このような作り方でマニュアルを作成すれば見やすい物が作れるでしょう。テンプレートは統一感を出すために必要ですが、社外に提出するものではないので、社内の人が見やすい物・分かりやすい物を重視して作ることが大切です。

好評なマニュアルの事例でいうと、技術が必要になりますが、マンガ形式で説明するマニュアルを取り入れている会社もあります。また、紙などの文書のマニュアル以外にも接客業や製造業であれば動画のマニュアルを作成しているところもあります。あまり型のはまり過ぎた作り方は避けた方がいいかもしれません。

紙だけじゃない!Web版のマニュアルの作り方とは

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itsuka_jpさんの投稿

実際にマニュアルを紙ではなく電子化している企業も多くあります。1部プリントアウトした物を用意して、社内ネットワークに保存すると良いでしょう。環境配慮にもなりますし、参考資料などリンクも飛びやすく見やすいでしょう。

共有しやすい例としてはブログのような記事でマニュアルを作成している例もあります。このようにすれば、紙を印刷することもなく、画像なども挿入しやすいので見やすいマニュアルになります。関連している業務に関してもリンクを挿入しやすいです。

マニュアルの作り方に求められているものとは

マニュアルはマニュアルを作ることが目的ではありません。実用されて業務の見本になることで初めて意味が出てきます。このためにも見本になるようなマニュアルの作り方が求められます。

マニュアルには一定の水準を超えた業務ができる見本となるような基準もありますが、業務レベルが高くなることに越したことはありません。写真や図などの見本や事例を用いることで見やすいマニュアルになります。マニュアルの完成度は作成者によりますが、見本や事例に拘り工夫すれば良いマニュアルはできます。

見やすいマニュアルは業務改善のカギとなる!

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tomosan.mikisanさんの投稿

今回はマニュアルの作り方を見本や事例などを交えて紹介してきました。マニュアルは誰もが一定の水準以上の業務を行うために必要なものですが、見本や事例など工夫するポイントはたくさんあります。実際に見やすいマニュアルを作ることで非常に業務の効率化を図ることができます。

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