返信用封筒に切手は貼る?貼らない?ビジネスの基本マナーを解説!

会社対会社でも個人でも時折必要となる返信用封筒。同封するときに、返信用封筒には切手が必要かどうか迷う方も多いはずです。社会人になれば誰でも一度は経験することですので、返信用封筒を同封する際のマナーや切手の料金、貼り方、速達や書留の場合などを詳しくご紹介します。

返信用封筒に切手は貼る?貼らない?ビジネスの基本マナーを解説!のイメージ

目次

  1. 誰でも一度は同封する返信用封筒
  2. 返信封筒とはどんなものか
  3. 返信用封筒に切手は必要か
  4. 返信用封筒に切手はマナー
  5. 返信用封筒の切手代を調べよう
  6. 返信用封筒に切手を貼る位置とは
  7. 縦書き返信用封筒の切手の位置
  8. 横書き返信用封筒の切手の位置
  9. たくさん返信用封筒に切手を貼る場合
  10. 速達希望で返信用封筒をつくるときは切手が必要か
  11. 返信用封筒の上部に赤線を引こう
  12. 返信用封筒に切手と「速達」の赤文字も忘れずに
  13. 切手と返信用封筒の注意点1:書留
  14. 切手と返信用封筒の注意点2:簡易書留
  15. 切手と返信用封筒の注意点3:現金書留
  16. 切手と返信用封筒の注意点4:後納郵便
  17. 丁寧に切手を貼り感謝の気持ちを

誰でも一度は同封する返信用封筒

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fragola._.ichigo._.mefusさんの投稿

社会人になると個人でも会社でも一度は送る機会で出てくる返信用封筒。返信用封筒に切手は不要なのか、もし貼るのであれば切手の料金はいくらか、疑問を持つ方も多いようです。意外にも対会社であれば、この返信用封筒のマナーも見られるものです。しっかりしたマナーを持った人だと思ってもらえるように、返信用封筒について把握をしておきましょう。

返信封筒とはどんなものか

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miisuke.nicoさんの投稿

返信用封筒とは、ご自身に書類を送り返して欲しい際に同封するものです。返信用封筒を同封することで相手の手間も省け、さらに多くの部署が存在する会社であれば、誤って届くことを防ぐことができます。

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norisan0612さんの投稿

返信用封筒には、ご自身、あうりはご自身の会社や部署の宛先を記入し、自分への返送なので「様」や「御中」は使わず、「行」や「宛」を使うのがマナーです。うっかり返信用封筒にご自身の名前に様を付けないように気を付けましょう。

Thumb返信用封筒の宛名の「行」の正しい書き方や消し方は?ビジネスマナーの基礎知識!

返信用封筒に切手は必要か

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shota0125さんの投稿

返信用封筒を作る際に切手は貼るか、貼らないか非常に迷う方が多いようです。実際にお客様から頂いた返信用封筒には切手が付いていなかった、という方もいるでしょう。親しい間柄であれば不要な場合もありますが、基本的に返信用封筒に切手を付けておくことがマナーです。

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特に先方がお客様で、商品を購入して頂いている場合や代金を支払って頂いている場合は、返信用封筒にしっかり切手を貼っておくと好印象です。ついこちらも手間になりますが、返信用封筒に切手不要とは決して考えず準備をしましょう。

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ayana7545さんの投稿

区役所や市役所から頂いた書類には、基本的に返信用封筒に切手がついていません。公的機関からの返信用封筒はご自身で切手を購入し貼ることとなります。

返信用封筒に切手はマナー

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ayutorinkoさんの投稿

返信用封筒は、「大切な書類なので必ず返信してほしい」という意味合いが込められています。場合によっては「急いでいるので、返信用封筒を1日でも早く返送して欲しい」という方もいるでしょう。ですので、基本的には返信用封筒に切手を付けるのがマナーです。

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返信用封筒に切手を貼らないということは通常あまりありません。相手に切手を購入させるなどの時間を取らせないためにも、あらかじめ送付料金を調べ、正しい切手代の切手を返信用封筒に貼っておくと良いでしょう。

もし貼らない場合でも、クリップか何かで切手をまとめて返信用封筒に付けておくのがマナーです。どちらにしても返信用封筒と切手は必要ですので、忘れないようにします。

返信用封筒の切手代を調べよう

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hrk0615wdさんの投稿

そこで出てくるのが切手代です。返信用封筒は一体いくらの切手代を支払えば良いのでしょうか。切手は返信用封筒の大きさと重さで変わってきます。切手代を調べるために手元に量りを用意しておくと便利です。

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返信用封筒に切手を貼るときは、返信用封筒の大きさが定形郵便なのか定形外郵便なのかを確認しましょう。そして返送時に封筒に入れられるものを予想し、返信用封筒と合わせて重さを量り、切手代を調べるのが良い方法です。

定形郵便物(23.5cm×12cm以内、厚さ1cm以内)であれば、 25gまでは82円、50gまでは92円、50g超えは定形外郵便物の料金となります。会社に速達などの切手代を一覧にして貼っておくと分かりやすいです。

定形外郵便物(縦と横の厚みの合計が90cm以内、1辺の長さが最長60cm以内)とは、 A4サイズの封筒などもすべて定形外郵便になります。 確認しておきましょう。50gまでは120円、100gまでは140円、150gまでは205円、250gまでは250円、500gまでは400円、1kgまでは600円、2kgまでは870円、2kg超えは1,180円の料金です。

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flowermomo3030さんの投稿

返信用封筒の切手代として上記を必ず確認し、切手を購入して貼りましょう。誤った金額の切手を返信用封筒貼らないように、事務所に量りを常に置いておくようにすると非常に便利です。

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ついつい量るのが面倒で返信用封筒に切手を貼らない、ということも起きがちですが、大切な取引先などにも良い印象を残せますので、切手代を量りで確認し返信用封筒に貼りましょう。

返信用封筒に切手を貼る位置とは

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返信用封筒とその封筒のサイズ、中身に合った切手を購入した、次は貼る位置です。返信用封筒、と一言で言っても縦に使うか、横に使うかでも実はどこに貼る貼らないが変わってきます。相手の住所や宛名の長さ、ご自身の書きやすさもありますので、返信用封筒を縦に使うか横に使うかを決めてしまいましょう。

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会社で使う返信用封筒には、既に社名が印字されているものも多々あります。その場合は会社の印字に合わせて、縦書き、横書きを決めても良いでしょう。送り先の住所や社名がとても長い場合は横書きの方が書きやすい場合があります。見栄えが良い方で記入しましょう。

縦書き返信用封筒の切手の位置

縦書きに返信用封筒を使う場合、切手を貼る位置は「左上」です。封筒で一番使われるのが縦書きですので、郵便を頂くと左上に切手が貼られていることがほとんどでしょう。また、切手は3.5cm×7cmのスペースに収めて貼るようにしましょう。

横書き返信用封筒の切手の位置

さて、問題は返信用封筒を横書きで使う場合です。皆様は普段どこに貼るでしょうか。実は横書きの場合、切手の位置は右上がマナー。右上に切手を貼り、縦書きのように返信用封筒を戻すと、切手の位置は左上になります。つまり、基本的に切手の位置は、縦横どちらも変らないのがポイントです。

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繰り返しになりますが、横書きで返信用封筒を使う際は左上に切手を貼らないように気をつけましょう。マナーを知らないと、取引先などに常識を知らない会社なのでは、と思われてしまいます。特に取引が長いお客様や重要なお客様へ送る際は気を付けるべきです。

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この切手の貼り方、実は秘書検定2級にも出題されるほど難しく、迷う方が非常に多いようです。ポイントを押さえ、貼る場所貼らない場所を理解し、返信用封筒のマナーをいつでも分かるようにしておくと便利でしょう。

横書きで書くと、返信用封筒の上の方から書き過ぎてしまったり、宛先の住所を長く書き過ぎて2段で切手を貼る場所がなくなってしまう、ということが起きやすくなります。返信用封筒をつくる際はあらためて切手を貼る場所を確保して書かれることをおすすめします。

Thumb返信用封筒の書き方マナーを徹底解説!住所や差出人はどこに書く?

たくさん返信用封筒に切手を貼る場合

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送る書類がたくさんあり、返信用封筒に貼りたい切手が複数枚になってしまったときはどうするのでしょうか。その場合は、縦書きの返信用封筒の場合は縦に一列で貼ります。横書きの場合は、横に一列で貼るのがマナーです。

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分けて貼らないのかと言うとそうではありません。あまりにも一列が長く見栄えが悪い場合は二列にして貼って構いません。複数枚の切手を1枚にしなければならないかと言うと、そういったマナーはありませんので心配不要です。

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複数枚よりも、返信用封筒に切手を貼らないことの方が印象悪くなってしまう場合があります。切手代を量りで確認し、相手が安心して送れる金額を貼りましょう。

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返信用封筒に貼った切手の金額が足りず、先方が切手代を追加して貼った、となると、足りない分を量ったり購入したりと、相当な手間を掛けてしまうことになります。先方にも準備不要で簡単に送ってもらえるように、気持ち良い返信用封筒をつくりましょう。

Thumb返信用封筒の折り方やサイズについて徹底解説!入れ方のマナーは?

速達希望で返信用封筒をつくるときは切手が必要か

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相手に早く返送してほしいという場合、普通郵便でなく速達で返送してもらう方法があります。速達と言うと、郵便局へ行って速達の料金を払い送ってもらうイメージが強いですが、返信用封筒でも速達が可能です。

速達の場合は、切手代に速達料金を含めて購入し、返信用封筒に貼ることで速達にできます。250gまではプラス280円、1kgまではプラス380円、1kg超えはプラス650円、料金を切手代に追加します。

例えば、25g以内の定形郵便物を速達で送る場合は、 82円(通常の料金)にプラス280円(速達料金)で合計362円となります。 返信用封筒を速達にするときは、必ず速達料を含めた料金の切手代を用意し、切手を購入しましょう。

通常分の切手だけ貼らないで、速達の場合は忘れずにさらにプラスで切手を貼りましょう。また、郵便局だけでなくコンビニでも1円切手を扱っていることもありますので、確認しましょう。端数の切手は多くのお店では売っていませんので、あらかじめ複数枚買っておくと便利です。

返信用封筒の上部に赤線を引こう

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速達で返信用封筒をつくる際に、もう2つ気を付けるべきことがあります。1つ目は、返信用封筒の上部に赤線を入れるのがマナーということです。入れることで郵送する配達員の方にすぐ気が付いてもらい、確実に早く届けてもらうことができます。

返信用封筒に切手と「速達」の赤文字も忘れずに

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2つ目は、返信用封筒の空いているスペースに「速達」と赤文字で書いておくのもマナー。赤線を入れておけば基本的に漏れる心配は無いのですが、速達の文字を書いておくことで、さらに確実に迅速に届けてもらえます。

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返信用封筒に速達と書くことで、返信をしてくださる相手にも「急いでいる」と言う気持ちが伝わるので、早く対応してくださる可能性が高くなります。送って頂く書類を1日でも早く欲しい場合、ぜひ速達を使ってみましょう。

速達で返信用封筒を送るとどれくらいで届くのかと言うと、その日に送れば翌日の午前には相手に届きます。日曜や祝日に重なっても配達してくれるため、平日でなくてもスピーディーに送ることができます。

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ただし、ポスト投函ですとそこから郵便局へ集荷されるため、時間が掛かることがあります。心配であれば返信用封筒を郵便局の窓口に出せば確実に早く届きます。

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本局などでは夜間も郵便受付をしていますが、夜間に窓口に行くと翌日の午前には間に合わない可能性もありますので、もしお客様から速達の返信用封筒を頂いたら、届く時間を郵便局の方に確認しておきましょう。

先方に速達の返信用封筒を同封する際、返送の期日が決まっているようであれば送付状に明記するか、あるいは電話で一報を入れておきましょう。先方も多忙の中書類の作成しています。確認などの手間が不要になるように、こちらも手配したいものです。

切手と返信用封筒の注意点1:書留

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書留とは、配達の履歴が残る配達方法です。万が一途中で紛失してしてしまっても、実損額が賠償されるため安心して重要なものを郵送できます。例としては、銀行のキャッシュカードやクレジットカードなどがこの書留で配達されます。

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一般書留は出した郵便局、到着した郵便局、それぞれの時間だけでなく、途中で経由した郵便局まで分かるので、今どこにあるのかすぐに調べることができます。大切なものも心配不要で安心して送れます。

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会社で扱っている大切な書類、情報を送る際は書留を使われると便利です。個人情報が載っている書類や契約書なども書留での輸送がおすすめです。

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賠償額は10万円が限度です。一般書留は、ダイヤや金などの貴重品、高額なものを郵送するのに適しています。だだし、現金は現金封筒を郵便局で用意すれば送ることができます。

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返信用封筒で一般書留にする場合は、重さを量り切手代の料金にプラス430円します。追加で貼った後に、こちらも赤文字で封筒の空きスペースに「一般書留」と書きます。

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封筒については、書留専用の封筒及び返信用封筒はありませんので、特に気にされなくても構いません。中身が見えると困るようでしたら、中が見えないタイプの封筒を使われることをおすすめします。

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こちらで切手を貼り赤字を入れた封筒をつくって同封するだけですので、特別な手続きも不要で準備できます。出すときとは異なるため、郵便局の窓口へ行くことも不要です。

切手と返信用封筒の注意点2:簡易書留

簡易書留とは、一般書留まではいかないですが、出した時間と出した郵便局、到着した時間と到着した郵便局を記録することができます。一般書留とことなり、途中今どこにあるかまでは把握することはできません。

返信用封筒を簡易書留にする方法は、料金は通常の郵便料金にプラス310円で簡易書留にできます。

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こちらも封筒及び返信用封筒に規定はありませんが、封筒の表書きの空きスペースに赤字で「簡易書留」と書いておきましょう。簡易書留の場合、賠償額は5万円が限度です。一般書留の半分の金額となります。

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簡易書留を返信用封筒にする場合も、郵便局での手続き不要ですので非常に便利です。切手の金額を間違えないことと、赤字を入れることを忘れないようにしましょう。

切手と返信用封筒の注意点3:現金書留

返信用封筒を現金書留にすることもできます。一般書留で現金を送る場合は、郵便の切手代の料金にプラス430円と、現金封筒を21円で購入すれば現金書留を返信用封筒にできます。

簡易書留も同様で、通常の郵便料金にプラス310円と現金封筒21円で現金を書留で送ることができます。一般書留は上限500万円まで送ることが可能ですが、賠償は10万円までです。簡易書留は50万円まで送れますが、こちらも賠償は5万円までとなります。

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現金書留を受け取った先方は、記録を残すため必ず郵便局の窓口へ向かうこととなります。それだけでも手間を掛けてしまいますので、切手代の追加などの準備が不要になるように、しっかり正しい金額の切手を貼っておきましょう。

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ご自身がもし先方から現金書留の返信用封筒をもらった場合も同様です。郵便局で現金発送の記録を取るため、必ず郵便局の窓口に行きましょう。

切手と返信用封筒の注意点4:後納郵便

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後納郵便とは、個人で使う方は少ないですが会社などで、1ヵ月分の郵送費をまとめて来月に支払うシステムです。切手を貼る位置に丸く後納郵便と書かれているのを見たことがある、という方もいらっしゃるはずです。

ご自身から先方などへ郵送物を送る際は切手不要で送ることができます。切手代の確認も不要ですので、とてもスムーズに郵送できます。

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後納とは言え、返信用封筒として切手を貼らないでそのまま同封するのは厳禁です。なぜかと言うと、郵送費が後納となるのは自分の会社が「差出人」として送る場合のみだからです。

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先方が「差出人」として送る返信用封筒は後納に該当しません。そのため、必ず返信用封筒に切手が必要となります。後納郵便の場合は、ついつい切手を貼らないと思いがちですが、返信用封筒は異なるため、注意が必要です。

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後納郵便の封筒で返信用封筒をつくる場合は、切手不要と思わず、必ず切手を購入し貼って同封しましょう。

丁寧に切手を貼り感謝の気持ちを

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先方に返信をお願いするとき、やはり先方としては忙しい中書類を作成して頂いたり、送付状をわざわざ作って頂いたりと手間を掛けることは間違いありません。そんなとき綺麗に切手が貼ってあったり、返信用封筒がしっかり準備されていると嬉しいものです。ぜひ相手思いの行動で感謝を示してみましょう。

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