正しいメールの返信方法とは?ビジネスマナーや上司へ送る際のポイント!

正しいメールの返信方法について、具体的にご紹介していきます。メールについては、ビジネスで利用する機会も多く、ビジネスマナーとしても頭に入れておくことが求められます。そのメールについて、返信や上司へ送る際のポイントについても取り上げていきます。

正しいメールの返信方法とは?ビジネスマナーや上司へ送る際のポイント!のイメージ

目次

  1. 正しいメールの返信方法について把握しよう
  2. ビジネスマナーが重要!メールの返信
  3. メールの返信にはパソコンのメールを使用!
  4. メールの削除に注意!過去のやり取りを確認して返信を
  5. 改行や件名にも注意!メールの正しい返信の仕方
  6. 24時間以内の返信に留意!日程調整メールは慎重に
  7. 重要!メールの返信では最初に結論を述べること
  8. 末尾に署名を入れるのがマナー!メールの正しい返信
  9. 挨拶や自己紹介は短文に!正しいメール返信
  10. キラキラアドレスに注意!メールの返信
  11. メール返信で気を遣いたい敬語表現
  12. 避けるべき!深夜や早朝のメール返信
  13. 上司に対しても気をつけたいメールの返信
  14. 上司へのメール返信1:書き出しに注意
  15. 上司へのメール返信2:件名を工夫する
  16. 上司へのメール返信3:素早い返信を
  17. 上司へのメール返信4:口頭でもやり取りを
  18. 上司へのメール返信5:進捗状況の報告
  19. ポイント!ビジネスマナーを留意したメール返信
  20. メール返信に際してCCやBCCの活用もおすすめ!
  21. 大切にしたい社会人としての常識
  22. 正しいメールの返信方法を把握する

正しいメールの返信方法について把握しよう

これから社会人を迎えようとする方も、すでに社会人生活を歩んでいるという方も含めて、重要になってくるのがメールの返信です。ビジネスマナーとしても重要なメールの書き方や返信方法を頭に入れていくことで、一歩進んだビジネスライフを手に入れることができます。返信方法や書き方について取り上げていきますので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスマナーが重要!メールの返信

相手の印象を悪くしないことが重要

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ecc_foreignlangさんの投稿

メールの返信、書き方においては、ビジネスマナーを意識して行動を起こすことが大切です。例えば、就職活動における面接日程の調整においても、メールの書き方や言葉遣いが不安定だと、面接の前から採用担当者に悪いイメージを与えかねません。メールの返信で印象を良くすることは難しくても、最低限印象を悪くしないようにすることが求められます。

一般的に、社会人として仕事をしている方であれば、メールの書き方や返信方法についての常識的な部分はすでに頭に入っています。つまり、今後社会人を迎えようとする方や転職活動中の方であれば、最低限のビジネスマナーを理解した上で会社に貢献できる人材なのかどうかを判断されることになります。その点においても、メールの書き方は重要項目です。

基本的な部分のビジネスマナーを認識する

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yuki__nishikawaさんの投稿

これからそのビジネスマナーを踏まえた上でのメールの書き方や返信方法についてご紹介していきますが、ここで取り上げるのは、本当に基本的な部分でのマナーであり、できていて当然と思われることばかりです。当たり前のことをできていてプラスになることはありませんが、マイナス評価を受けないという点を意識して、頭に入れていくことがおすすめです。

メールの返信にはパソコンのメールを使用!

パソコンのメールを使用することが大前提!

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ecc_foreignlangさんの投稿

まず、正しいメールの返信方法として、パソコンのメールを使用することが大前提となります。プライベートにおける友人や知人とのコミュニケーションにおいては、携帯電話やスマートフォンのメールアドレスでも構いませんが、ビジネスメールに関してはパソコンのメールアドレスを取得して、パソコン上でやり取りを行うことを留意しておくことが大切です。

フリーアドレスの取得を!

ビジネス上のやり取りにおいて、携帯電話やスマートフォン、タブレットといったモバイル端末のメールアドレスは非常識だと思われることが多いので、注意しておく必要があります。会社間のやり取りであれば、会社のメールアドレスを利用することになりますが、就職活動中の場合などには、フリーアドレスを取得して、メールを送信することが大切です。

メールの削除に注意!過去のやり取りを確認して返信を

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angelssong0830さんの投稿

続いての、メールにおけるビジネスマナーとしては、過去のメールを削除しないことが重要です。過去のやり取りを把握して、その後の進展につなげていくという点でも、メールを削除することに何のメリットもありません。社内イベントのメールなど、保存しておく必要がないメールもありますが、お客様とのやり取りは確実に保存しておくことが重要です。

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m_booklogさんの投稿

例えば、就職活動中の場合においても、企業の担当者の方は何人の方とも面接やメールのやり取りを行うことになります。そうした中で、応募者が毎回新規メールを送信してくると、過去の情報にさかのぼることが大変になってしまうのです。相手とのやり取りの履歴を確認するという意味でも、過去のメールを残しておくのは重要なこととなります。

また、社会人として働いていると「言った言わない問題」といった問題に出くわすこともあります。読んで字のごとく、発言があったかなかったかについても問題です。大きな取引になればなるほど、こうした問題がリスクとなりますので、過去のメールを残しておくことが大切なのです。文面に残っていれば、発言の証拠として利用することもできるからです。

改行や件名にも注意!メールの正しい返信の仕方

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shanshan_nipponさんの投稿

ビジネス上のメールの返信や書き方については、改行や件名といった部分にも意識を置いて行っていくことがおすすめです。メールというのは、相手に読んでもらうことが大きな目的であり、自己満足で終わってしまっては何の意味もありません。相手に読んでもらうためには、読みやすいメールを意識することが重要であり、そのために改行が必要になるのです。

30文字前後での改行がベスト

メールにおける改行については、おおよそ30文字前後で改行することを意識しておくと、相手にとって読みやすい書き方を実践することができます。また、句点や読点などを上手く活用しながら、どうすれば意味が伝わりやすいのかといったことも心がけてみることが求められます。一般的に、一つのメールで伝える用件は一つまでとなっています。

メール返信に際して件名は変更しない

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ryen1202さんの投稿

また、メールの返信に際して、件名を変更しないという点にも留意しておく必要があります。上記でもご紹介したように、過去のやり取りからどういったコミュニケーションを取っていたのか判断することもあります。件名を変更すると、メールの受取り人が新規メールと勘違いしてしまうこともあるので、円滑なやり取りができないリスクも出てくるためです。

24時間以内の返信に留意!日程調整メールは慎重に

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sanctuary_booksさんの投稿

続いて、メールの返信に関するビジネスマナーとしては、メールを受け取ってから24時間以内に返信をすることを頭に入れておくことが重要です。基本的に、メールを素早く返信して不快に思われることはありませんが、メールの返信が遅くなりすぎると、相手の印象も悪くなってしまいますので、遅くとも24時間以内の返信を心がけることが重要です。

基本的には業務時間内の返信が最適

また、24時間以内の返信とは言え、深夜や早朝のメール送信はできれば避けたいところです。一般的には9時前後から19時前後が就業時間という会社が多いので、その時間内に返信できるようにしておくのがベストです。万一、夜遅くになってしまう場合には、「夜分遅くに失礼いたします」といった一文があると、丁寧な印象を与えることができます。

複数提示が重要!日程調整の候補日

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imnottinkerbellさんの投稿

また、面接や会議といった形で、ビジネス上の日程調整をする場合には、必ず複数の候補日を提案することが重要です。少なくとも2日以上、できれば3日から4日程度候補日を提案することで、相手に対する選択肢を増やしてあげることがポイントです。そうすることで、よりスムーズな形で、面接や会議の日程調整を進めていくことが可能となります。

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重要!メールの返信では最初に結論を述べること

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hamaaa723さんの投稿

ビジネスマナーとしてのメールの書き方としては、最初に結論を述べることも重要です。ビジネスメールは、プライベートのやり取りとは違うということを認識しておくことが求められます。したがって、なるべく要点を先に伝えて、回りくどい表現や長い文脈は避けることが大切です。結論を最初に述べることで、読みやすい書き方にもつながっていきます。

あまりに長いメールだと、読み手によっては何が言いたいのかわからないといった状況に陥ってしまうこともあります。また、忙しいビジネスパーソンの場合、メールを最後まで読まないということも多いので、最初に結論を伝えることが重要なのです。まずは、結論を先に伝えることで、よりシンプルでスムーズなやり取りを行うことがポイントとなります。

末尾に署名を入れるのがマナー!メールの正しい返信

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ykfksmさんの投稿

メールの返信について書き方やマナーを取り上げていきますが、その他のマナーとして、メールの末尾に署名を入れることが大切です。会社からメールを受け取ったことがある方ならばおわかりいただけると思いますが、メール本文の終わりに、氏名や会社名称、住所、電話番号といった情報が記載されています。これを、いわゆる署名と呼んでいます。

メールでは、Fromの表示によって誰から来たメールなのか確認することもできますが、最後に署名が入っていることで、改めて誰から来たメールなのか確認することができます。さらに署名があることによって、その時点でメールの本文が終了するということを伝える役割もありますので、確実に署名を記載しておくことが求められます。

挨拶や自己紹介は短文に!正しいメール返信

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yochan_sさんの投稿

メールの書き方については、結論から先に述べることが重要だということをお伝えしましたが、挨拶文や自己紹介文についても短めで構いません。何かしてもらったり、実際に面接を行ってもらったりした場合に、メールを利用して感謝の気持ちを述べる人も多いですが、それもあまり長くしすぎる必要はありません。それよりも、要点をまとめることが重要です。

自己紹介は所属と名前を名乗れば十分

また、初めてやり取りを開始する際に、自己紹介を送ることもありますが、その自己紹介文も短めで問題ありません。例えば、「○○大学○○学部4年の○○と申します」といった形で、所属と名前だけを名乗れば十分です。採用時期に関しては、採用担当者も数多くの人とやり取りを行っていますので、不要な情報を付け加えると心象を悪くする恐れもあります。

定型の挨拶文から本題に入っていく

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voicetube_jpさんの投稿

また、メールの最初は「お世話になっております」といった定型の挨拶文で始めるようにすることが求められます。ここもプライベートと違ったビジネスマナーの側面ではありますが、定型の挨拶をしてから本題に入っていくことが重要です。初回のやり取りに限っては、「お世話になります」といった形で、所属と名前を名乗ることがポイントとなります。

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キラキラアドレスに注意!メールの返信

社会人として、ビジネスマナーに沿った形でメールのやり取りをしていく上では、アドレスにも注意しておく必要があります。会社のメールアドレスを利用する場合には、それほど問題ありませんが、個人でフリーアドレスを取得する場合には、気をつけておきましょう。フリーアドレスの場合には、ドメイン前の部分を個人で自由に設定することができます。

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marukei1980さんの投稿

@マークの前の部分を自由に設定できますが、その中で「☆」や「♪」といった記号を利用してみたり、好きなスポーツ選手やアーティストなどの名前を入れていたりすると、ビジネス上のやり取りとしては、そぐわないと見なされる可能性が高まります。フリーアドレスは取得が自由なので、ビジネス用とプライベート用で分けて管理しておくのがおすすめです。

また、転職活動に際して、その時点で所属している会社のメールアドレスを使って、転職活動を行うのも避けておいた方が無難です。会社や上司に転職活動をしていることがばれるリスクもありますし、応募先の企業担当者の心象も良くはなりません。公私混同してしまう人なのかと思われるリスクもありますので、フリーアドレスを利用することがポイントです。

メール返信で気を遣いたい敬語表現

御社ではなく貴社が正しい!メールの書き方

メールの返信においては、敬語表現についても注意しておきたいところです。話言葉としても難しい部分のある敬語表現ですが、ビジネスメールにおいても注意が必要です。例えば、敬語表現として相手の会社を指す御社という言葉ですが、これは会話の時に利用する敬語表現であり、メールなどの文面上のやり取りにおいては、「貴社」が正しい表現となります。

その他の敬語表現にも注意

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mikitty0750さんの投稿

その他にも、「とりあえず」ではなく「取り急ぎ」、「了解しました」ではなく「承知しました」、「よろしかったでしょうか」ではなく「よろしいでしょうか」といった形で、正しい敬語を利用することが大切です。特に、了解ですという言葉は使いがちですが、相手を敬う上では相応しい言葉遣いではありませんので、承知しましたと表現することが大切です。

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避けるべき!深夜や早朝のメール返信

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ayakagayaさんの投稿

メールの書き方やマナーについて理解を深めることが重要ですが、メールを返信する時間帯についても再度確認しておく必要があります。本文の途中でもご紹介したように、基本的にメールの返信は、受け取ってから24時間以内に返信を行うのがベターとされています。それでも、いつでも送って良いわけではなく、深夜や早朝といった時間は避けるべきです。

とりわけ、就職活動中の方や転職活動中の方から深夜にメールが送信されてくると、採用担当者としては、不規則な生活をしているのではないかと勘ぐってしまうこともあります。そういったところで、マイナス評価を受けることがないようにしておくことが重要であり、会社の就業時間に合わせてメールの返信、送信を行うことを頭に入れておくことが大切です。

上司に対しても気をつけたいメールの返信

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yone.kayo_ltdさんの投稿

メールの書き方やマナーについてご紹介していますが、社会人として活躍をしていくためには、上司に対するメールの取り扱いについても注意を払っていくことが重要です。取引先とのやり取りはもちろんのこと、上司とのやり取りに際しても、注意しておくべき事項がありますので、それを5点に絞ってご紹介していきます。どうぞ、今後の参考にしてください。

上司へのメール返信1:書き出しに注意

上司の好みを見極めよう!

まず、上司にメールを送る際には、メールの書き出しに注意しておくことが大切です。社内の人間に対しては、基本的に「お疲れ様です」といった形でメールをスタートさせていくことになります。ただし、そういった形式的な挨拶はいらないと感じる上司や、その挨拶文を不快に感じる上司も少なからず存在します。まずは上司の好みを見極めることが重要です。

フレキシブルな対応がポイント

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yasu4241さんの投稿

上司の考えを見出していき、上司の好みに合わせて臨機応変に対応していくことが重要です。例えば、「○○の件についてですが」といった形で本題から切り出してしまうのも一つの選択肢です。上司の好みに合わせて、フレキシブルに対応していくことがポイントです。そうすることによって、より仕事を円滑に進めていくことができるようになっていきます。

上司へのメール返信2:件名を工夫する

続いて、上司に対するメールの書き方として抑えておきたいのは、メールの件名を工夫することです。件名を読んだだけでメール本文の中身がわかるようにしておくことが大切です。数あるメールの中で、少しでもあなたからのメールを目立たせるために、【重要】、【確認依頼】といった文言を件名の先頭につけておくことも、簡単にできる工夫ポイントです。

もちろん、あまりに長すぎる件名は論外ですが、短めの件名にしておいて、先頭に目立つ文言を入れておけば、上司としてもメール確認に対する優先度を上げることができます。基本的に、上司に来るメールの量は部下の数倍にあたるということを認識しておくことが重要です。いかにして、上司にメールを開いてもらうかに力点をおくことが求められるのです。

上司へのメール返信3:素早い返信を

確認したことをアピールする

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nikarubex_bossさんの投稿

上司からのメールに対しては、基本的に素早い返信をすることが求められます。一般的にはメールを受け取ってから24時間以内に返信をすれば問題ありませんが、上司とのやり取りに関してはこの限りではありません。「かしこまりました」、「承知しました」といった形で、確認したことをアピールするだけで構わないので、素早い返信をすることが重要です。

素早い返信がスムーズな仕事につながる

もちろん、素早い対応をすることで、上司からの評価が上がるといったメリットもありますが、それ以上に、スムーズな仕事につながりやすいといったメリットがあります。中には、取引先に送る資料などの確認を依頼されることもあります。そのような仕事をスムーズに進めていくためにも、社内でのやり取りについては、なるべく早めに終えることが重要です。

上司へのメール返信4:口頭でもやり取りを

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youichitakadaさんの投稿

上司とのメールの留意点についても把握しておくことが重要ですが、さらにメールとは別に口頭でもやり取りを行うことが求められます。特に同じフロアに上司がいる場合には、メールと会話の両方を上手に駆使して、仕事を前に進めていくことが重要です。メールだけでも、会話だけでもコミュニケーションとしては不十分なこともあるのです。

口頭での確認ならば数分で済む

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メールの内容を確認して、もしわからない部分があった場合に、口頭で確認を取れればほんの数分のやり取りで済むこともあります。それをメールだけで解決しようとすると、メールを書く時間に加えて、メールが返信される時間も考慮しなければなりません。場合によっては、数時間単位で返信がこないケースもあるので、どんどん仕事が遅れてしまいます。

メールと会話のメリットを駆使する!

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仕事が遅れてしまうというリスクを避けるためにも、口頭でのやり取りが重要です。また、すぐに確認しなくても良い事項であれば、メールが便利です。口頭での会話であれば、一旦仕事を中断する必要がありますが、メールでのやり取りならば、好きなタイミングで確認と返信ができるからです。双方のメリットを駆使して、仕事を進めていくことが重要です。

上司へのメール返信5:進捗状況の報告

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japan_service001さんの投稿

上司とのメールのやり取りにおいては、進捗状況の報告も重要な事項です。会社や部署によっては、朝会や夕会といった形で、毎日の進捗確認を行っているケースもありますが、それがない場合もあります。そのような時には、メールで進捗報告をすることで、仕事がどの辺まで進んでいるのか、逐一上司に確認してもらうことが重要です。

わからない点がある場合には、その点も踏まえて進捗状況を報告することが大切です。また、何かしらの軌道修正が必要なケースにおいても、メール上で添えておくと良いでしょう。メールだけで不十分だと感じた場合には、タイミングを見計らって口頭でも伝えておくことが大切です。いかにして、仕事を前に進めるかに焦点を当てることがポイントです。

ポイント!ビジネスマナーを留意したメール返信

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japan_service001さんの投稿

上司へのメールの書き方も含めて、ビジネスマナーとして覚えておきたいメール返信についてご紹介しています。今回取り上げているマナーについては、どれも基本的な事項であり、確実に抑えておきたいポイントばかりです。最低限実践しておきたいメール返信となりますので、本文を見なくても実践できるレベルに自分を高めていくことが求められます。

メール返信に際してCCやBCCの活用もおすすめ!

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a.sortoutさんの投稿

メールの返信に際しては、CCやBCCといったメールの機能を活用することもおすすめすることができます。CCとはCarbon Copyの略であり、日本語に訳すと「複写」という意味になります。直接の送信宛ではないが、一応メールの内容を確認してもらいたい人をCCに入れて送信します。そうすることで、TO宛てと同じ内容のメールがCC宛てにも届きます。

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また、BCCに関しては、Blind Carbon Copyの略であり、Blindすることで、誰に送信したのか他者には見えないようにすることができる機能です。CCの場合には、誰にメールを送信しているのか全員が確認することができますが、BCCは誰宛に送っているのか確認することができません。何かしらの機密事項などを送信する場合には、BCCの活用も便利です。

大切にしたい社会人としての常識

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メールの返信や送信に関してもそうですが、挨拶や言葉遣いなども含めて、社会人として一般常識と言われる部分については、大切にしておきたいところです。そのような姿勢が、社内の人たちとの円滑なコミュニケーションにつながり、ひいては取引先との円滑な関係にもつながっていきます。改めてその点に留意して、社会人生活を歩んでいきましょう。

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上司だけでなく、同僚や後輩を大切にしていくことで、自分自身の立ち位置も確立していくことができます。自分にとって大切なことは何か、仕事をしていく上で大切にしたいことは何か、再認識した上で、気持ちを新たに仕事に取り組むことが大切です。

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正しいメールの返信方法を把握する

メールの返信について、書き方や上司とのやり取りも含めてご紹介してきました。さまざまなポイントがありますが、一つ一つ丁寧に確認していくことで、すぐに慣れることができます。社会人を経験している人にとっては、当たり前と思うような項目ばかりですので、確実にできるようにしておくことが大切です。社会人としての一歩を確実に踏み出しましょう。

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